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Gestaltungsmöglichkeiten nutzen – die Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte

Schnell gelesen

  • Seit 1. Januar 2014 gilt das neue Reisekostenrecht. 
  • Der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte wurde durch die erste Tätigkeitsstätte abgelöst und vollkommen neu definiert.
  • Es eröffnen sich dabei steuerliche Gestaltungsspielräume für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Seit 1. Januar 2014 gilt das neue Reisekostenrecht. U.a. wurde die „regelmäßige Arbeitsstätte” durch den Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte” ersetzt und deren Voraussetzungen neu definiert.
Für die Fahrten zum Arbeitsplatz – der unter Umständen erste Tätigkeitsstätte ist – gelten damit vollkommen neue Spielregeln. Betroffen sind Arbeitnehmer, die die Fahrten zum Arbeitsplatz im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ansetzen. Des Weiteren wirkt sich die Neuregelung beim Firmenwagen auf die Höhe des zu versteuernden geldwerten Vorteils aus.
 
  

Grundsätze der privaten Kfz-Nutzung

Überlässt ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen, den dieser sowohl privat, als auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen darf, muss diese Zuwendung wie Arbeitslohn versteuert werden:
  • Privatfahrten: Versteuerung des geldwerten Vorteils (z.B. nach der 1-Prozent-Regelung);
  • Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: Versteuerung eines zusätzlichen geldwerten Vorteils.
     
Kein geldwerter Vorteil entsteht, wenn es der Arbeitgeber ausdrücklich untersagt hat, den Firmenwagen für private Fahrten bzw. für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu nutzen (Ausnahme: Das Verbot wurde nur zum Schein ausgesprochen). Ist ausschließlich die Nutzung für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte gestattet, so wird nur dieser geldwerte Vorteil erfasst.
 
Die Versteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte im Rahmen der Lohnabrechnung erfolgt jedoch nur, soweit der Arbeitnehmer per Definition überhaupt eine erste Tätigkeitsstätte hat. 
 

Steuerliche Folgen der ersten Tätigkeitsstätte

Die zentrale Frage lautet in diesem Zusammenhang: Wo ist die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers – oder hat er vielleicht gar keine?
 
Die steuerlichen Folgen sind weitreichend:
 
Hat der Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte, liegt bezüglich der Fahrten von der Wohnung dorthin keine Auswärtstätigkeit vor. Das Reisekostenrecht ist damit nicht anwendbar:
  • Nutzt der Arbeitnehmer seinen privaten Pkw, kann der Arbeitgeber die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte nicht steuerfrei erstatten. Zuschüsse zu den Fahrtkosten müssen mit 15% pauschal versteuert werden.
  • Nutzt der Arbeitnehmer sein Firmenfahrzeug, muss ein geldwerter Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte versteuert werden.
  • In seiner Einkommensteuererklärung darf der Arbeitnehmer Werbungskosten in Höhe der Entfernungspauschale (0,30 Euro pro Entfernungskilometer) geltend machen.
     
Kann dem Arbeitnehmer jedoch keine erste Tätigkeitsstätte zugeordnet werden, liegt dauerhaft eine berufliche Auswärtstätigkeit vor. Die steuerliche Behandlung erfolgt nach Reisekostengrundsätzen:
  • Nutzt der Arbeitnehmer seinen privaten Pkw, kann der Arbeitgeber die Fahrten zur Einrichtung des Arbeitgebers steuerfrei erstatten (mit 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer).
  • Nutzt der Arbeitnehmer sein Firmenfahrzeug, entfällt die Besteuerung eines geldwerten Vorteils für die Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsort.
  • In seiner Einkommensteuererklärung darf der Arbeitnehmer für die Fahrten zur Arbeitsstätte einen Werbungskostenabzug in voller Höhe (0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer) ansetzen.
     

Wo ist die erste Tätigkeitsstätte?

Die erste Tätigkeitsstätte hat also große Bedeutung, nicht nur für Fahrtkosten und Firmenwagenbesteuerung. Auch bei Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten spielt die Frage nach der ersten Tätigkeitsstätte eine zentrale Rolle.
Seit 1. Januar 2014 kann ein Arbeitnehmer pro Arbeitsverhältnis maximal eine erste Tätigkeitsstätte haben. 
 
Diese kann durch arbeitsrechtliche Zuordnung festgelegt werden, z.B. in Form einer Regelung im Arbeitsvertrag, in Form einer ergänzenden Vereinbarung, durch Reisekostenabrechnungen oder sogar mündlich. Empfehlenswert ist aber dennoch eine eindeutige, schriftliche Dokumentation der Zuordnung. 
 
Erste Tätigkeitsstätte kann nur eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines Dritten (z.B. Kunde) sein, welcher der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.
 
Fahrzeuge, Schiffe, Flugzeuge scheiden somit als erste Tätigkeitsstätte aus, weil sie nicht ortsfest sind. Auch das häusliche Arbeitszimmer fällt nicht unter die Regelung, weil es keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers ist. Weiträumige Tätigkeitsgebiete wie Bahnhöfe, Flughäfen, Forstgebiete, Neubaugebiete und Häfen gelten hingegen als ortsfeste betriebliche Einrichtung im Sinne der Vorschrift.
 
Dauerhaft ist die Zuordnung, wenn die Tätigkeit im Zeitpunkt der Zuordnung
  • unbefristet,
  • während des gesamten unbefristeten oder befristeten Dienstverhältnisses oder
  • mehr als 48 Monate andauern soll.
     
Für die Prüfung der zeitlichen Kriterien ist die Prognose im Zeitpunkt der Zuordnung so lange maßgebend, bis eine neue Prognose erstellt wird.
 
Liegt eine eindeutige und dauerhafte Zuordnung zu einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung vor, so entfallen weitere Prüfungsschritte.
 
Andernfalls wird die erste Tätigkeitsstätte in einer quantitativen Prüfung ermittelt. Danach handelt es sich um die erste Tätigkeitsstätte, wenn der Mitarbeiter an der ortsfesten betrieblichen Einrichtung dauerhaft
  • mindestens 1/3 seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit verbringt oder
  • sich wöchentlich an 2 vollen Arbeitstagen an der Tätigkeitsstätte befindet oder
  • arbeitstäglich, aber weniger als 1/3 seiner Arbeitszeit an der Tätigkeitsstätte ist, dort aber seine eigentliche berufliche Tätigkeit erledigt.
 

Mehrere erste Tätigkeitsstätten

Sind die genannten Voraussetzungen für mehrere Tätigkeitsstätten erfüllt, kann der Arbeitgeber bestimmen, welche die erste Tätigkeitsstätte ist. Liegt keine solche Zuordnung vor, ist das Kriterium der räumlichen Nähe zur Wohnung des Arbeitnehmers entscheidend, so dass die der Wohnung nächstgelegene Arbeitsstätte zur ersten Tätigkeitsstätte wird.
 

Beispiel 1

Ein Busfahrer hat keine erste Tätigkeitsstätte, da ein Bus nicht als ortsfeste betriebliche Einrichtung im Sinne des neuen Reisekostenrechts gilt. Er fährt dauerhaft und arbeitstäglich zum Busdepot, um seine Tätigkeit aufzunehmen.
 
Hier greift eine Sonderregelung: Die Entfernungspauschale gilt auch für die dauerhaft und arbeitstäglich unternommenen Fahrten zu einem gleichbleibenden Ort. Genauso ist z.B. mit betrieblich organisiertem Sammeltransport, Flughäfen und Fährhäfen zu verfahren.
 

Beispiel 2

Ein Arbeitnehmer betreut 2 Filialen, in denen er jeweils 2,5 Tage pro Woche tätig ist. Eine dienst- oder arbeitsrechtliche Zuordnung durch den Arbeitgeber besteht nicht. 
 
Die Filiale, die sich näher am Wohnsitz des Arbeitnehmers befindet, gilt als erste Tätigkeitsstätte. Nimmt der Arbeitgeber eine Zuordnung zu der anderen Filiale vor, so gilt diese als erste Tätigkeitsstätte.
 

Beispiel 3

Ein Arbeitnehmer betreut 5 Filialen, in jeder ist er 1 Tag pro Woche tätig. Eine dienst- oder arbeitsrechtliche Zuordnung durch den Arbeitgeber besteht nicht.

Der Arbeitnehmer hat weder nach arbeitsrechtlicher Zuordnung, noch nach quantitativen Kriterien eine erste Tätigkeitsstätte. Die Zuordnung durch den Arbeitgeber wäre in diesem Fall nachteilig.
 
 

Beispiel 4

Eine Pflegedienstkraft betreut arbeitstäglich 4 Personen, der Pflegevertrag wurde bis auf Weiteres abgeschlossen. Der Arbeitgeber hat keine der Pflegestellen als erste Tätigkeitsstätte bestimmt.
 
Erste Tätigkeitsstätte ist die Pflegestelle, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt.
 
Wurden die Pflegeverträge nur auf eine Dauer von bis zu 48 Monaten abgeschlossen, hat die Pflegekraft keine erste Tätigkeitsstätte, weil sie an keiner der Stellen dauerhaft tätig werden soll. Auch eine arbeitsrechtliche Zuordnung zu einer der Pflegestellen ändert daran nichts, weil die Zuordnung nicht dauerhaft im Sinne der Vorschrift erfolgt.
 

Handlungsempfehlungen

Hinsichtlich der Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte eröffnet sich für den Arbeitgeber ab 2014 ein steuerlicher Gestaltungsspielraum. Die Zuordnung zu einer betrieblichen Einrichtung hat für Arbeitgeber und Arbeitnehmer monetäre Folgen.
 
Eine explizite Zuordnung des Arbeitgebers zu einer betrieblichen Einrichtung ist jedoch nur dann erforderlich, wenn die erste Tätigkeitsstätte abweichend von den quantitativen Zuordnungskriterien festgelegt werden soll. Für die wirksame Zuordnung zu einer Einrichtung des Arbeitgebers muss der Arbeitnehmer aber tatsächlich dort tätig werden – zumindest in geringem Umfang. Ausreichend sind hier bereits Hilfs- und Nebentätigkeiten wie z.B. die Abgabe von Auftragsbestätigungen, Stundenzetteln, Krank- und Urlaubsmeldungen.
 
Grundsätzlich gilt, dass es für den Arbeitnehmer am vorteilhaftesten ist, keine erste Tätigkeitsstätte zu haben, denn dann entfällt beim Firmenwagen die pauschale Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, Fahrtkosten mit dem privaten Pkw können steuerfrei erstattet werden und Fahrten zum Tätigkeitsort dürfen in der Einkommensteuererklärung nach den günstigeren Reisekostengrundsätzen angesetzt werden. Denn sobald keine Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte getätigt werden, liegen betriebliche Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit vor und das Reisekostenrecht findet Anwendung. Auch eine erste Tätigkeitsstätte mit möglichst geringer Entfernung zu seiner Wohnung ist aus Sicht des Arbeitnehmers natürlich wünschenswert. 
 
Welchen Einfluss kann die arbeitsrechtliche Zuordnung auf die erste Tätigkeitsstätte nehmen?
  

Beispiel Innendienst

Ein Arbeitnehmer arbeitet in einer Filiale 1, die 40 Kilometer von seiner Wohnung entfernt ist. Ab 1. Januar 2014 kann der Arbeitgeber ihn Filiale 2 zuordnen, die nur 10 Kilometer von seiner Wohnung entfernt ist. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter verpflichtet wird, in geringem Umfang dort tätig zu sein.
 
Durch die Zuordnung liegt bezüglich der Fahrten in die 40 Kilometer entfernte Filiale eine Auswärtstätigkeit vor. Der Mitarbeiter kann in seiner Einkommensteuererklärung Fahrtkosten nach Reisekostengrundsätzen für 2x40 Kilometer statt nur für 40 Kilometer im Rahmen der Entfernungspauschale als Werbungskosten geltend machen. Für die (seltenen) Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte (Filiale 2) gilt die Entfernungspauschale.
 

Beispiel Homeoffice

Bei Mitarbeitern, die überwiegend im Homeoffice arbeiten, sollte darauf geachtet werden, dass sie keiner betrieblichen Einrichtung zugeordnet werden und dass die Einsatzzeit in der Firma die quantitativen Kriterien nicht erreicht. 
 
Ist eine Teilzeitkraft (20 Wochenstunden) 3 Tage die Woche tätig, davon 5 Stunden pro Woche im Büro, wird das Büro des Arbeitgebers nicht zur ersten Tätigkeitsstätte der Mitarbeiterin.
 
Die Arbeitnehmerin befindet sich somit dauerhaft auf einer beruflichen Auswärtstätigkeit und kann entsprechende Reisekosten als Werbungskosten geltend machen. 
 

Beispiel Firmenwagen – die Besteuerung des geldwerten Vorteils für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte

 
Ein Arbeitnehmer leitet Filiale A, die 40 Kilometer von seiner Wohnung entfernt ist. Dort ist er ausschließlich tätig. In Filiale B (12 Kilometer entfernt) war er bislang nicht tätig. Eine dienst- oder arbeitsrechtliche Zuordnung durch den Arbeitgeber besteht nicht. Der Dienstwagen des Mitarbeiters hat einen Bruttolistenneupreis von 50.000 Euro. 
 
Bleibt die Konstellation im Jahr 2014 unverändert, versteuert der Filialleiter pro Monat 600 Euro für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (50.000 Euro x 0,03% x 40 Kilometer).
 
Ordnet der Arbeitgeber den Mitarbeiter ab 2014 hingegen Filiale B zu und weist ihn z.B. an, dort einmal im Monat an Besprechungen teilzunehmen, so gilt Filiale B als erste Tätigkeitsstätte.
 
Damit versteuert der Filialleiter für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pro Monat nur 12 Euro (50.000 Euro x 0,002% x 12 Kilometer x 1 Fahrt).
 
Hier greift eine Sonderregelung der Finanzverwaltung: Da der Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitsstätte an weniger als 15 Tagen pro Monat aufsucht, darf der geldwerte Vorteil für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte monatlich mit 0,002% pro Fahrt (statt mit 0,03% pauschal) versteuert werden.
 
Die Fahrten zur Filiale A an den restlichen Tagen des Monats gelten als betriebliche Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit.
 

Fazit

Auch, wenn der Arbeitgeber Reisekosten (Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen etc.) bei Auswärtstätigkeit nicht steuerfrei erstattet, kann die arbeitsrechtliche Zuordnung für den Arbeitnehmer monetäre Folgen haben. Wie bereits dargestellt, hat der Ort der ersten Tätigkeitsstätte massiven Einfluss auf die Versteuerung des geldwerten Vorteils bei Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte und darüber hinaus die Höhe der Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers!
 
Zunächst galten die Regelungen des neuen Reisekostenrechts nur für Arbeitnehmer. Das BMF hat am 10. Juli 2014 jedoch den Entwurf eines Schreibens veröffentlicht, nach dem die neuen Regelungen weitestgehend auf Unternehmer übertragbar sind. Natürlich entfällt die arbeitsrechtliche Zuordnung zur betrieblichen Einrichtung, so dass die „erste Betriebsstätte” des Unternehmers im Sinn der Regelung anhand der oben beschriebenen quantitativen Merkmale zu bestimmen ist. 
 
Soweit noch nicht geschehen, sollten Arbeitsverträge auf die Auswirkungen der Reisekostenreform hin überprüft werden. Denn negative monetäre Folgen aufgrund der geänderten Rahmenbedingungen könnten gegebenenfalls durch entsprechende Gestaltungen abgemildert werden. Auch ist die angemessene Dokumentation der Zuordnungsentscheidung ratsam.
 
Für die steuerliche Behandlung im konkreten Einzelfall sollten Sie – insbesondere bei unklaren Sachverhalten – steuerlichen Rat einholen und gegebenenfalls mittels Anrufungsauskunft bei der Finanzverwaltung Rechtssicherheit schaffen.
 
Haben Sie noch Fragen? Melden Sie sich gerne bei uns!
Melanie Erhard
 
zuletzt aktualisiert am 22.07.2014

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Melanie Erhard

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