Das Audit als wichtiges Element der Dienstleistungssteuerung im FM

veröffentlich 03. Februar 2016

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.

Rückblickend sind in der FM-Branche in den Jahren seit Inkrafttreten der Betriebssicherheitsverordnung im Jahr 2002 einige nennenswerte Entwicklungen zu beobachten. Das Thema Betreiberverantwortung ist etabliert, entscheidende Lösungsansätze für dessen Umsetzung stehen zur Verfügung und spätestens mit dem neuen Mustervertrag der Verbände ist auch eine gute Basis für die vertragliche Umsetzung eines modernen FM-Auftrags vorhanden.

Für Auftraggeber von FM-Dienstleistungen ist somit die Zeit reif, sich auch mit der Frage zu befassen, ob im individuellen Auftragsverhältnis diese neuen Entwicklungen der Branche auch tatsächlich zum Nutzen des Auftraggebers umgesetzt werden. Auch hier zeigt sich, dass ein Audit nur vollständig sein kann, wenn es von einem interdisziplinären Team durchgeführt wird.

Das Audit ist eine klassische und bewährte Methode, sich der Leistungserbringung seines eingesetzten Dienstleisters zu versichern. Mit dem Fortschritt der Diskussion über die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung und den damit verbundenen Überlegungen zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, muss der bisherige Audit-Ansatz allerdings ebenfalls fortentwickelt werden. Dabei kann selbstverständlich Bewährtes fortgesetzt werden, die neu zur Verfügung stehenden Lösungsansätze zur Wahrnehmung der Betreiberverantwortung sollten jedoch sinnvoll integriert werden.

In der Praxis kristallisieren sich drei zentrale Felder heraus, die es unter Berücksichtigung aller neuen Erkenntnisse zu bewerten gilt:

Erstens

die Erfüllung der vereinbarten Standards bei der Ausführung der beauftragten Leistungen. Service Levels, Vorgaben aus dem technischen Regelwerk oder der Hersteller für die Art und Weise wie mit einer Anlage im Betrieb umzugehen ist, sind in modernen Leistungsverzeichnissen von FM-Verträgen umfassend geregelt. Das betrifft sowohl die Art der Tätigkeit, die geschuldet ist, als auch deren Turnus. Über diese Leistungen hat der eingesetzte Dienstleister auf unterschiedliche Weise Rechenschaft abzulegen und die so erbrachten Tätigkeiten wurden auch in der Vergangenheit durch spezialisierte Ingenieurbüros in entsprechenden Audits kontrolliert. Diese Audits sind in den meisten aktuellen FM-Verträgen vorgesehen, sodass sich beide Parteien von Anfang an auf diese Form der Qualitätssicherung einstellen und das Auditierungsprogramm auf die Vereinbarungen im Vertrag ausrichten können.

Zweitens

die Dokumentation der erbrachten Leistung. Die Tatsache, dass das bloße Ausführen einer Tätigkeit im Zweifel nicht ausreicht, hat sich in der Branche zwischenzeitlich herumgesprochen. In den aktuellen FM Verträgen wird der Dokumentation der übertragenen Aufgaben deshalb ein hoher Stellenwert eingeräumt. Es existieren auch zahlreiche Lösungsansätze, wie effiziente Leistungsnachweise EDV-gestützt generiert werden können, um neben der Ausführung einer Tätigkeit auch deren Dokumentation möglichst effizient gewährleisten zu können. Voraussetzung für die Belastbarkeit einer EDV-gestützten Dokumentation ist jedoch ein rechtliches Verständnis für deren Aussagekraft im Schadensfall. Soweit Auditergebnisse deshalb auf EDV gestützten Systemen aufbauen, sollte gleichzeitig die rechtliche Verbindlichkeit der jeweiligen Dokumentation geprüft werden.

Die Dokumentation wird – unabhängig davon, wie die Erfüllung der vereinbarten Ausführungsstandards ist – typischerweise im Rahmen eines Audits durch die eingesetzten Dienstleister auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft. Hier zeigen sich in der Praxis immer wieder erhebliche Defizite, sowohl in der Art und Weise der Dokumentation als auch beim Abgleich der Dokumentation mit der tatsächlich erbrachten Leistung. Nicht selten findet sich eine Wartungsdokumentation für Bauteile, die sich bei solchen Audits entweder schon bauseitig als nicht funktionsfähig herausstellen oder die wegen Umbauten schon seit Jahren nicht mehr existieren. Eine Herausforderung, die sich in diesem Zusammenhang für die Auditoren immer wieder stellt, ist die mangelnde Transparenz über die tatsächlich geforderte Dokumentation. In Gesetzen, Regelwerken und Genehmigungsbescheiden finden sich zahlreiche klare Vorgabe zu den notwendigen Dokumenten im Gebäudebetrieb, die vielen Auftraggeber nicht bekannt sind. Diese Lücke versucht der Branchenverband GEFMA regelmäßig durch entsprechende Verzeichnisse zu schließen. Dieses Verzeichnis sollte sowohl bei der Vertragsgestaltung als auch bei der Festlegung der Auditierungsmaßstäbe mehr in den Blick genommen werden. Dokumentation wird in den technischen Gewerken meist als lästige Bürokratie betrachtet. Aber auch Techniker verzweifeln, wenn sie einen Gebäudebetrieb übernehmen sollen und keine ausreichende Dokumentation vorfinden. Es liegt also nicht nur im Interesse des Eigentümers, sondern auch im Interesse des eingesetzten Dienstleisters, dass das Thema Dokumentation im Gebäudebetrieb ernst genommen wird.

Drittens

die Erfüllung der gesetzlich vorgegebenen Pflichten. Gesetz und Regelwerk geben direkt oder indirekt Vorgaben zu Ausführungsstandards und der Dokumentation erbrachter Leistungen. Doch darüber hinaus gibt es in dem Bereich der gesetzlichen Pflichten noch weitere Anforderungen, die im Rahmen klassischer Audits von FM Verträgen bislang kaum beachtet werden. Dazu zählen die Anforderungen an die Einhaltung der Sozialstandards, des Mindestslohns, etc ebenso wie die Erfüllung der vorgegebenen Qualifikationsstandards der eingesetzten Mitarbeiter oder die Aufrechterhaltung des vereinbarten Versicherungsschutzes. Dieser Bereich, der mehr dem Stichwort Compliance zuzuordnen wäre, muss tendenziell von nichttechnischen Auditoren, wie etwa Rechtsanwälten, vorgenommen werden, um die nötige Sicherheit für den Auftraggeber gewährleisten zu können.

Im Ergebnis zeigt sich also, dass auch die Prüfung, ob die vereinbarten Standards eines FM-Vertrages eingehalten werden, eine interdisziplinäre Aufgabe ist. Ein umfassendes Audit eines FM-Vertrags sollte daher sowohl von Technikern, als auch von Rechtskundigen durchgeführt werden. Nur so kann der Zweck des Audits, nämlich Gewissheit über den Erfüllungsgrad der beauftragten Leistungen durch einen Auftraggeber, effizient und verlässlich erreicht werden. Nur so kann ein wichtiges Auditziel, die Wahrnehmung der Überwachungsfunktion im Rahmen der Betreiberverantwortung, vom Auftraggeber bestmöglich erreicht werden. Auch für solche integrierten Audits gibt es im Markt etablierte Angebote und Hilfsmittel. Sie müssen vom Auftraggeber nur noch in Anspruch genommen werden.