Wie integrieren Sie RPA (Robotic Process Automation) erfolgreich im Verwaltungsalltag?

veröffentlicht am 3. April 2023

Der Verwaltungsalltag ist geprägt von einer Flut an zu erledigenden Aufgaben – bei denen eine Vielzahl unterschiedlicher Fachverfahren zum Einsatz kommt. Manuelles Übertragen von einem in das andere Fachverfahren oder durch mühsames Abtippen von Papier nehmen dabei einen Großteil der eigentlichen Arbeit in Anspruch. Als wenn das nicht genug wäre, kommt noch die Summe an unbesetzten Stellen hinzu.

Kennen Sie solche Situationen aus Ihrem Verwaltungsalltag? Dann zeigen wir Ihnen hier eine Möglichkeit, wie Sie durch den Einsatz von RPA solche Herausforderungen meistern können.

Was ist RPA?

RPA steht für "Robotic Process Automation" oder auf Deutsch "Robotergesteuerte Prozessautomatisierung". Es handelt sich um eine Technologie, die es Computern ermöglicht, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, die normalerweise von Menschen ausgeführt werden. Dies kann beispielsweise das automatische Extrahieren von Daten aus Dokumenten sein, das Ausfüllen von Formularen oder das Versenden von E-Mails. Das Robotersystem kann mit anderen Systemen interagieren und Informationen austauschen, um Arbeitsabläufe zu automatisieren und zu optimieren.

Sie können sich RPA-Roboter ähnlich wie automatisierte Maschinen in einer Fabrik vorstellen. Wie Roboterarme, die von selbst Teile zusammenbauen oder Maschinen steuern, können RPA-Roboter sich wiederholende Aufgaben ausführen, die im Regelfall von Menschen durchgeführt werden. Ein RPA-Roboter im Verwaltungsalltag kann beispielsweise eine E-Mail öffnen, den Anhang extrahieren, die darin enthaltenen Daten extrahieren, diese in ein anderes System einfügen und eine Antwort-E-Mail senden – alles automatisch und ohne menschliches Eingreifen. RPA-Software kann auch so konfiguriert werden, dass sie auf Ausnahmen oder Abweichungen reagiert, beispielsweise wenn ein Formularfeld leer ist oder wenn ein Fehler auftritt. Dadurch können Roboter die Intelligenz und Flexibilität eines menschlichen Mitarbeiters nachbilden, während sie gleichzeitig die Arbeit schneller und mit höherer Genauigkeit ausführen können.

Warum sollte man RPA in den Büroalltag integrieren?

Es gibt viele Büroaufgaben, die durch RPA automatisiert werden können. Beispielhaft können RPA im Bürgerservice, der Wohngeldstelle oder aber im Bereich des Forderungsmanagements und des Personalwesens zum Einsatz kommen. Hier sind einige Anwendungsgebiete:

Datenextraktion: Das Extrahieren von Daten aus verschiedenen Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen, Formularen und Tabellen kann automatisiert werden, um Zeit und Aufwand zu reduzieren, die für manuelle Eingaben benötigt werden.
Dateneingabe: Das Ausfüllen von Formularen, das Eingeben von Daten in verschiedene Systeme oder das Senden von E-Mails können automatisiert werden, um menschliche Fehler zu reduzieren und obendrein Zeit einzusparen.
Berichterstellung: Das Erstellen von Berichten aus verschiedenen Systemen und Quellen kann automatisiert werden, um schneller zu sein und die Genauigkeit zu erhöhen.
Kundenservice: Das Beantworten von Kundenanfragen oder das Weiterleiten von Anfragen an die richtigen Personen oder Abteilungen kann automatisiert erfolgen, um eine zeitnahe und effektive Reaktion sicherzustellen.
Buchhaltung und Finanzen: Die Verarbeitung von Rechnungen und Zahlungen, das Abgleichen von Kontoauszügen oder die Erstellung von Finanzberichten können durch Automatisierung die Genauigkeit und Effizienz erhöhen.

Wäre eine RPA-Lösung auch etwas für Ihre Verwaltung?

Die RPA-Software erlaubt es ohne großen Aufwand Schnittstellenprobleme zwischen verschiedenen Fachverfahren zu überbrücken und somit einen schnelle Einsatz in Ihrer Verwaltung zu ermöglichen. Rödl & Partner setzt im Rahmen von Organisationsuntersuchungen die Software- und Schnittstellenanalyse ein, um Handlungsfelder bei Ihnen festzustellen. Anhand dieser Ergebnisse kann genau identifiziert werden, an welchen Stellen erhebliche Verbesserungen durch den Einsatz von RPA eintreten können. Ebenso ist der Einsatz der RPA-Software deutlich schneller zu beschaffen, als die Schnittstellen der Fachverfahren auszubauen und zudem ist es kostengünstiger.

Geben Sie in Zeiten des Fachkräftemangels Ihre Steuerungsmöglichkeiten nicht aus der Hand und lassen Sie Ihre Mitarbeitenden wieder deren Kernaufgaben ausüben wie z. B. das Beratungsgeschäft. Dadurch helfen Sie, Ihre Verwaltung leistungsfähiger zu machen und sind gerüstet für die Herausforderungen der Zukunft.

Ich berate Sie sehr gern zu diesem Thema und freue mich über Ihre Anfrage.