360°-Beratung – eine Organisationsberatung, die wirkt

​veröffentlicht am 3. Juli 2017

Organisationseinheiten wirksam und nachhaltig verbessern – das ist das Ziel des 360°-Beratungsansatzes, den Rödl & Partner gemeinsam mit cl:artext-Beratung für Kommunikation und Change-Management jetzt für den kommunalen Sektor entwickelt hat. Dieses Angebot basiert auf den klassischen Herangehensweisen – wie Orga-Untersuchungen und Orga-Gutachten – bezieht darüber hinaus aber weitere Perspektiven ein, um so nicht nur zu „richtigen” Orga-Restrukturierungen zu beraten, sondern sie auch zu implementieren und wirksam werden zu lassen.

​Herausforderungen und neue Trends konstruktiv aufgreifen

Kommunen und ihre Organisationseinheiten stehen heutzutage vor sich ständig wandelnden Herausforderungen, um ihre Aufgaben in einer komplexer werdenden Welt mit gestiegenen Ansprüchen der Bürgerinnen und Bürger zu bewältigen. Was vor 5 Jahren beispielsweise in Bereichen wie „Jugend und Soziales”, „Gebäudewirtschaft”, „Ausländeramt” oder „E-Government” noch ausreichend war, kann jetzt überholt oder zumindest veränderungsbedürftig sein.

Darüber hinaus zeigen sich weitere Trends, die auf Kommunen zukommen – dazu gehören vor allem die „digitale Verwaltung”, die neue Prozesse und Strukturen erfordert und der „demografische Wandel”, der gerade die kommunalen Führungsebenen und die Nachwuchsrekrutierung erfassen wird bzw. schon jetzt in einigen Bereichen spürbar ist.

Engagierte Oberbürgermeister/innen, Bürgermeister/innen, Dezernent/innen und Amtsleiter/innen wollen solchen Herausforderungen und Trends möglichst konstruktiv begegnen, um die Stadt, den Kreis, das Amt für die neuen oder veränderten Aufgaben fit zu machen.

Sie suchen den Rat externer Fachleute und beauftragen Organisationsberatungen, Organisationsgutachten oder auch Organisationsentwicklungen. Gute Beratungen schaffen eine qualifizierte Expertenperspektive, nutzen dafür vielfältige Analysetools, vergleichen Benchmarks und schaffen optimale Soll-Modelle, mit denen die Beschäftigten anstehende Herausforderungen nun besser bewältigen könnten. Hier ist der Auftrag für Beratungen in der Regel erledigt, denn der Kunde weiß ab jetzt genau, was, wann und wie zu tun ist.

Doch dann passiert etwas weithin Bekanntes, wenn auch wenig Gewolltes. Selbst exzellente, teuer bezahlte und mit viel Sachverstand erarbeitete Berichte, Gutachten und Empfehlungen landen in den Schubladen der Beratenen oder die Umsetzung kommt im Arbeitsalltag nur schleppend voran. Gerne wird eingewendet: „Im Gutachten wurden die örtlichen Bedingungen nicht ausreichend beachtet”.

In einer repräsentativen Studie hat die TU München weitere 10 Gründe für das Scheitern von Veränderungsprozessen in Großorganisationen ermittelt.

Was tun?

Um sachlich-fachlich begründete Veränderungen wirksam in öffentlichen Verwaltungen durch die Beschäftigten umzusetzen, müssen Sach- und Veränderungsebene gemeinsam aufgegriffen werden.

Das bedeutet, dass neben dem sachlich-fachlich fundierten Konzept für die Organisation ebenso die mental-kulturelle Ebene in Behörden bei Veränderungsprozessen sowie die individuell-menschliche Seite der Beschäftigten zu beachten sind.

Dabei gelten folgende Erfolgsfaktoren für die wirksame Verbesserung von Organisationen:

• Bewusstsein für die Notwendigkeit der Veränderung schaffen
  Den Betroffenen aufzeigen, was sie verlieren, wie sie sich einschränken oder was ihnen droht, wenn alles so bleibt, wie es ist. Das reicht beispielsweise von fehlender Kollegialität und Wertschätzung durch Vorgesetzte über Kritik und Angriffe von Kooperationspartnern und Bürgerschaft bis zu politischem Druck bei schlampiger Arbeitsweise.

• Sach- und Veränderungskonzept vorlegen
  Für die Sachebene – also Ziele, Strukturen, Prozesse und Ressourcen – muss ein klares Konzept entwickelt und vorgelegt werden. Dies ist konsequent und systematisch mit der Veränderungsebene zu verbinden und mündet im Change-Management-Konzept. In diesem Konzept werden die mental-kulturellen und individuell-menschlichen Aspekte von Veränderungsprozessen berücksichtigt und gemeinsam mit der Sachebene gesteuert.

• Change-Management-Baustein: Top-Management als Motor (Hauptsponsor) der Veränderung aktivieren
  Jede Veränderung in der Organisationsentwicklung muss vom Top-Management gewollt sein. Erst wenn Oberbürgermeister/ innnen, Dezernenten/innen etc. klar und sichtbar die Veränderung einfordern und selber praktizieren, erkennen Mitarbeiter/innen, dass die Anforderungen ernst gemeint sind und tatsächlich auch von ihnen umzusetzen sein werden. Fehlendes Engagement der oberen Führungsebene ist mit 61 Prozent der häufigste Grund für das Scheitern von umfassenden Veränderungen in Großorganisationen.

• Change-Management-Baustein: Systematische interne und externe Kommunikation
  Kommunikation gehört zu den wesentlichen Faktoren, die über Erfolg und Misserfolg von Veränderungsprozessen entscheiden. Hierbei ist es notwendig, Kommunikation über alle Hierarchieebenen hinweg zu planen und umzusetzen. Darüber hinaus kommt es vor allem im öffentlichen Sektor auf eine systematische und gut aufeinander abgestimmte interne und externe Kommunikation an, da hier Akteure aus Politik und Öffentlichkeit und die Beschäftigten in einer komplexen Wechselbeziehung stehen.

• Change-Management-Baustein: Führungskräfte ins Boot holen
  Führungskräften kommt in Veränderungsprozessen eine besondere Rolle zu. Zum einen sind sie selbst Mitarbeiter/in, der/die die Veränderung umsetzt. Zum anderen sind sie aber auch Mittler, Motivatoren und Umsetzer der Veränderung für ihre Mitarbeiter/innen. Im Change-Management werden für Führungskräfte besondere Maßnahmen eingeplant, um diese besonderen Anforderungen zu meistern.

• Change-Management-Baustein: Qualifizierung
  In Veränderungsprozessen stehen viele Beschäftigte vor neuen Herausforderungen. Um diese bewältigen zu können, benötigen sie ein umfassendes und aufeinander abgestimmtes Schulungs- und Trainingsprogramm. Darüber hinaus hat sich als hilfreich gezeigt, wenn für individuelle Anfragen auch Beratung und Coaching eingeplant werden.
  
• Change-Management-Baustein: Mobilisierung und Umgang mit Widerstand
  Um Betroffene zu mobilisieren, ist Beteiligung ein wichtiger Baustein. Wer selber gestalten und wirksam sein kann, hat weniger Sorgen. Gleichwohl stoßen Veränderungsprozesse häufig auf Widerstand, denn eine natürliche Reaktion auf Neues kann von Unbehagen bis Angst reichen und das löst bei vielen Menschen zunächst Abwehr aus. Hier plant das Change-Management von Anfang an den Umgang mit Widerstand ein.

• Implementierung und Evaluation
  Die neuen Zielvorgaben und ihre Umsetzung werden schrittweise in die Organisation implementiert, die Beschäftigten setzen die Ziele um, bauen neue Prozesse und Strukturen auf. Dies wird mit den o.g. Bausteinen des Change-Managements befördert. Ob die Ziellinie auch wirklich erreicht worden ist, wird evaluiert und so kann ggfs. frühzeitig nachgesteuert werden.

Mit 360°-Beratung Erfolgsfaktoren realisieren

Die 360°-Beratung bei Organisationsentwicklungen berücksichtigt die Erfolgsfaktoren umfassend – wie die Grafik zeigt. Die 360°-Beratung startet mit der Expertenperspektive (in der Grafik links). Hier setzen unsere Experten die klassischen Methoden und Vorgehensweisen ein, erstellen die Sachanalyse und entwickeln mögliche Lösungen.

Im nächsten Schritt wird die Sicht auf die Organisationsentwicklung erweitert, indem wir die interne Perspektive aufnehmen.

Es geht dabei um die Sichtweisen vor allem der Beschäftigten, die nicht unmittelbar die Orga-Untersuchung in Auftrag gegeben haben. Wir wenden uns mit passenden Beteiligungsformaten an diese Gruppe. Wer ein – wie auch immer definiertes – Endergebnis mit den Beschäftigten umsetzen will, wird dies umso erfolgreicher realisieren, je früher die Beteiligten eingebunden waren.

Meist ist auch hilfreich, die externe Perspektive – also Kunden/ Kooperationspartner, Bürgerschaft, Politik – frühzeitig einzubinden. Hierbei lassen sich ebenfalls vielfältige Erkenntnisse und Bindungen gewinnen.

Aus dem Zusammenspiel der unterschiedlichen Perspektiven entwickeln wir für Sie das fachlich fundierte Sachprojekt. Es wird mit einer mehrdimensionalen strategischen Ausrichtung und Umsetzung verzahnt. Das bedeutet, Sachebene und Veränderungsebene werden mit einer Art Transmissionsriemen verbunden, der die Veränderung der Organisation(-seinheit) befördert und wirksam implementiert.

Zentrale Elemente dieser mehrdimensionalen Ausrichtung und Umsetzung sind:

• Sachprojekt mit Zielen, Prozessen und Strukturen definieren und entwickeln

• systematische und aufeinander abgestimmte interne und externe Kommunikation zur Einführung und Umsetzung des Sachprojekts

• Change-Management-Konzept zum Sachprojekt: u.a. mit Führungskräfteentwicklung, Beteiligungsformaten, Umgang mit Widerstand, Stakeholder-Analysen, Qualifizierungen

• Implementierung und kontinuierliche Evaluation (Change-Monitor)

Ihr Nutzen bei 360°-Beratung:

• Sachlich notwendige Veränderungen können schneller umgesetzt werden, wenn sie durch Change-Management-Maßnahmen begleitet werden

• Sie gewinnen die Beschäftigten von Anfang an für Ihr Veränderungsvorhaben und erzielen so bessere Ergebnisse

• Wirksamkeit der Veränderung erhöht sich durch Ansprache der mentalen und emotionalen Ebenen der Beschäftigten

• Unsere Beratung endet erst, wenn die Ergebnisse in Ihrer Organisation-(seinheit) implementiert und evaluiert sind.

Die Experten von Rödl & Partner und cl:artext-Beratung präsentieren Ihnen die hier skizzierte 360°-Beratung gerne – möglichst individuell zugeschnitten auf die von Ihnen gewünschten Themen und Bedingungen.