Private Vorsorge – Der Notfallkoffer der vermögenden Privatpersonen

Es ist schlimm genug, wenn in der Familie ein schwerer Krankheitsfall oder gar ein Todesfall eintritt. In diesen Zeiten an wirtschaftliche, rechtliche und steuerliche Hintergründe zu denken, ist für Betroffene und ihre Familien eine große Belastung. Daher ist es sinnvoll, der Familie bzw. den Hinterbliebenen eine Hilfe mit auf den Weg zu geben, damit diese sinnvolle Schritte unternehmen können. Sicherlich ist da ein gut sortierter „Notfallkoffer” eine große Erleichterung.

Er ermöglicht der Familie bzw. den Hinterbliebenen einen unkomplizierten Zugriff auf notwendige persönliche Informationen, wichtige Ansprechpartner und zahlreiche Unterlagen. Dabei kann z.B. die Absicherung der Familie im Vordergrund stehen, der Zugriff auf Vermögen sowie der Schutz des Vermögens durch Vermeidung unnötiger Kosten und Steuerfallen.

Es stellen sich z.B. folgende Fragen:

Wer soll zunächst informiert werden?
Wer hat Zugriff auf den Notfallkoffer?
Wo soll der Notfallkoffer hinterlegt werden?
Welche Daten werden im schweren Krankheitsfall oder bei Unfall benötigt?
Welche Unterlagen brauchen die Hinterbliebenen zu ihrer Absicherung?

Der Notfallkoffer der vermögenden Privatperson kann in Zusammenhang stehen mit den Notfallkoffer des Unternehmers.

Auf jeden Fall sollte er immer mit aktuellen, vollständigen und verständlichen Dokumenten und Unterlagen bestückt sein. Er kann ein Ordner, ein Umschlag oder auch in digitaler Form (im DMS, auf Datenspeicher oder in einer gesicherten Daten-Cloud) vorgehalten werden. Es muss gewährleistet sein, dass der Koffer an einem sicheren Ort aufbewahrt wird. Dafür bietet sich der Steuerberater, Rechtsanwalt oder Notar der Privatperson an. Wie auch beim Notfallkoffer für Unternehmer benötigt diese Vertrauensperson genaue Anweisungen, unter welchen Umständen der Koffer zum Einsatz kommt und in welchen Fällen er wem ausgehändigt werden darf. Weitere Vertrauenspersonen (Familienmitglieder, Berater) müssen zumindest über die Existenz des Notfallkoffers und über dessen Aufbewahrungsort informiert sein.

Der Koffer kann sowohl private als auch geschäftliche Daten und Dokumente enthalten. Ist der geschäftliche und private Bereich eng miteinander verwoben, ist es ratsam, notwendige Unterlagen aus beiden Lebensbereichen zur Verfügung zu stellen.

Folgende Checkliste soll eine Orientierungshilfe für den Inhalt des Notfallkoffers sein:

Benachrichtigungsliste

Die Liste enthält alle Kontakte, die im Notfall informiert werden sollen. Auch die Benachrichtigungsreihenfolge und der Umfang der weiterzugebenden Informationen können festgelegt werden.

Eine solche Liste könnte folgende Kontakte beinhalten:

Kontaktdaten der Familienangehörigen im In- und Ausland
Steuerberater/Wirtschaftsprüfer/Rechtsanwälte/Notare
Jeweilige Ansprechpartner im Family Office, Vermögensverwalter, Berater der verschiedenen Banken
Versicherungsmakler
Anweisungen für wichtige Personen

Persönliche Unterlagen

Persönliche Daten, u. a. auch Geburtsurkunde, Familienbuch etc.
(Chronische) Krankheiten
Prothesen und Implantate
Medikamente
Allergien und Unverträglichkeiten
Behandelnde Ärzte

Vertragsdokumente und behördliche Unterlagen

Es empfiehlt sich, private und betriebliche Unterlagen zu trennen. Werden im Notfallkoffer nur Kopien der Dokumente aufbewahrt, ist ein Hinweis auf den Aufbewahrungsort der Originale hilfreich. Bei umfangreicherem Vermögen könnte eine Sortierung der Unterlagen nach Asset-Klassen erfolgen. Sehr wichtig ist auch die Dokumentation des möglicherweise gewählten Erbrechts innerhalb der EU, da dies bei entsprechender Gestaltung zu erheblichen Auswirkungen z.B. auf Pflichtteilsansprüche führen kann.

Private Unterlagen sind z. B.:

Heiratsurkunden
Scheidungsunterlagen
Geburtsurkunden der Kinder
Ehevertrag
Testament
Erbverträge
Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung
Unterlagen zur Wahl des Erbrechts (EU-Erbrecht)
Steuererklärungen und -bescheide der letzten drei Jahre (bzw. einen Hinweis darauf, wer diese Unterlagen zur Verfügung stellen kann)

Vermögensunterlagen sind z.B.:

Auflistung sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden (Vermögensbilanz)
Gesellschaftsverträge von Familiengesellschaften, Stiftungsunterlagen
Protokolle zu Gesellschafterbeschlüssen
Vollmachten für z.B. Konten und Depots
Darstellung der Beteiligungs-, Besitzverhältnisse an Vermögensgegenständen
Privatschriftliche Verträge und mündliche Vereinbarungen (protokolliert), abweichende Vereinbarungen zu wirtschaftlichen Berechtigungen an Konten und Depots
Auflistung sämtlicher Bankverbindungen und wirtschaftlichen Berechtigungen
Grundbuchauszüge von eigengenutzten und vermieteten Immobilien
Miet- und Pachtverträge
Auflistung der Immobilienverwalter (im In- und Ausland)
Darlehensverträge, auch mit Angehörigen
Zeichnungsscheine für geschlossene Beteiligungen
Leasingverträge
Bürgschaften
Eigentumszertifikate für wertvolle Gegenstände
Aufbewahrungsort von z.B. Schmuck, Kunstgegenständen, Booten und Oldtimern
Unterlagen wie z.B. Equidenpass, Bootspass u.ä.

Versicherungsdokumente

Eine vollständige Auflistung der bestehenden privaten Versicherungen mit Versicherungsgesellschaft und -nummer sollte im Notfallkoffer enthalten sein, zusammen mit einer Kopie der Versicherungspolice bzw. der Rentenbezugsmitteilung.

Betroffen könnten z.B. folgende Versicherungen sein:

Kapital- und Risiko-Lebensversicherung
Rentenversicherung, gesetzlich und privat
Haftpflichtversicherung
Unfallversicherung

Zugangscodes, PINs, Schlüssel

Eine vollständige und aktuelle Liste relevanter Zugangsinformationen sollte stets Bestandteil eines Notfallkoffers sein. Fehlen Login-Daten, PINs oder Passwörter, sind dem Angehörigen womöglich vorerst die Hände gebunden. Dies betrifft z.B.

Passwörter (PINs, TANs) für Online-Banking
Passwörter für Hardware (PCs, Server, Notebooks, Tablets, zentrale Rechner, Router, Sicherungsmedien)
Zugangsdaten für Webportale (E-Shops, Bestell- und Angebotssysteme)
Code für Tresor, Alarmanlage, Bankschließfach etc.
Geheimzahlen für EC- und Kreditkarten
Verzeichnis der wichtigsten Schlüssel und deren Aufbewahrungsorte, für z.B. Safe, Ferienhäuser etc.
Master-Passworte für Fingerprint-Lesegeräte

zuletzt aktualisiert am 03.12.2014