Ausblick: Mögliche Folgen der GoBD

zuletzt aktualisiert am 26. Februar 2020 | Lesedauer ca. 2 Minuten

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Bü­chern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzu­griff) sind eigentlich nur die logische Konsequenz aus dem technischen Fortschritt und der Möglichkeiten, die sich in Unternehmen durch den Einsatz von IT ergeben. Darüber hinaus möchte auch die Finanzverwaltung immer digitaler werden.

Bereits vor einiger Zeit wurde unter dem Motto „Elektronik statt Papier“ die Digitalisierung der Finanzver­waltung vorangetrieben. Ein Ergebnis des Projekts war z.B. die Einführung der E-Bilanz mit zugehöriger Taxonomie.
 
Die GoBD gehen noch einen Schritt weiter und beschreiben die Anforderungen an den Geschäftsprozess und die dafür eingesetzte IT, die letztendlich zu den Zahlen in der E-Bilanz führen. Diese Sicht ist nicht neu und ähnelt beim Lesen des BMF-Schreibens doch sehr dem Ansatz des Instituts der Wirtschaftsprüfer. Wenn im zugrundeliegenden Prozess Mängel bestehen, reicht es nicht aus, nur die Zahlen der E-Bilanz der Betriebs­prüfung heranzuziehen. Bei bloßer Auswertung des Zahlenmaterials würde man falsche steuerliche Ansätze nicht erkennen können und es entgehen damit eventuell Steuereinnahmen.
 
Daher formuliert man ganz klar seine Anforderungen an betriebliche Abläufe, definiert die Komponenten des IT-Systems und gibt klare Vorgaben zum Datenschutz und zur Archivierung.
 

Was ist die Konsequenz?

Durch die Forderung nach einer Verfahrensdokumentation und auch der implementierten internen Kontrollen hat sich auch die Prüfungskultur geändert. Es wachsen immer mehr Betriebsprüfer heran, denen der Umgang mit IT nicht mehr fremd ist und die sicherlich auch darauf trainiert werden, nur noch anhand von Datenmaterial zu prüfen. Man stützt sich nicht mehr nur auf den reinen Datenextrakt aus dem Hauptbuch, sondern bezieht vielmehr Daten aus Vor- und Nebensystemen in die Prüfungshandlungen mit ein. So wie es auch ein moderner Wirtschaftsprüfer tut.
 
Wenn man die Daten und betrieblichen Abläufe nicht GoBD-konform vorhält, wird ein formeller Mangel fest­gestellt werden. Das hat erst einmal keine weitreichenden Konsequenzen zur Folge, trägt aber nicht unbedingt zu einer entspannten Atmosphäre während der Betriebsprüfung bei. Kann man allerdings gefordertes Daten­material nicht liefern, weil der Archivierungsprozess bzw. das Datensicherungskonzept Lücken aufweist, wird der Betriebsprüfer sicherlich nicht vor Schätzungen zurückschrecken. Und das wird meist fatal!
 

Kritik an den GoBD

Auch wenn man aus Sicht der Finanzverwaltung keine großen Änderungen sieht, haben die klaren Forderungen – an der einen oder anderen Stelle – Konsequenzen für die betrieblichen Abläufe. Insbesondere sollte man das Thema Einzelaufzeichnungspflicht im Einzelhandel nicht unterschätzen, das Thema ist auch noch längst nicht abgeschlossen.

Positives

Positiv ist vor allem, dass durch die GoBD klare Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung und Doku­mentation von Unterlagen gestellt wurden. Hierdurch schließt das BMF-Schreiben die Lücke zu den Anforde­rungen an eine moderne Buchhaltung

Fazit

Die technischen Entwicklungen schreiten kontinuierlich weiter voran und es ist zu begrüßen, dass auch die Finanzverwaltung diese Entwicklung durch eine laufende Aktualisierung der GoBD mit begleiten will.  Nichts­destotrotz werden immer Unsicherheiten bestehen wie neue technische Möglichkeiten GoBD-konform genutzt werden können. Um negative Folgen zu vermeiden, kann man sich an der Zielsetzung der GoBD bei Papier­belegen orientieren, die auch bei elektronischer Verarbeitung mindestens erreicht werden muss.