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Whitepaper: Digitalisierung mit BI

Die Digitalisierung betrifft schon lange nicht mehr nur IT-Unternehmen und eröffnet allen enorme Wachstumschancen. Trotz aller Vorteile werden heute noch eine Vielzahl datenintensiver Prozesse in Unternehmen manuell ausgeführt. Das muss nicht mehr sein!

Wie BI-Werkzeuge zur Digitalisierung datenintensiver Unternehmensprozesse beitragen

Manuell ausgeführte Prozesse sind häufig Prozesse, die nicht ausreichend im Standard funktionsumfang von Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP-Systemen) abgebildet sind oder die einen größeren Datenraum, als im ERP vorhanden, benötigen. Typische Beispiele für solche Prozesse sind systemübergreifende Unternehmenskonsolidierungen, komplexe Preiskalkulationen, die Risikobewertung von Lieferanten und Kunden im Unternehmen oder auch die vorbereitende Datenverarbeitung für steuerliche Berichtsanforderungen wie Umsatzsteuervoranmeldungen. Das typische Werkzeug der Wahl: Excel. In verschachtelten Arbeitsmappen werden Daten verknüpft, Berechnungen durchgeführt und Berichte erstellt. Dieser Lösungsansatz hat sowohl Vor- als auch Nachteile: Die Einführung eines Excel-Werkzeugs ist meist direkt von Fachbereichen, mit entsprechendem Wissen in Excel, durchführbar. Die Einbindung interner oder externer IT-Experten ist hierbei nicht notwendig. Entsprechend schnell können Lösungen entwickelt und produktiv genutzt werden. Gerade in kleineren Unternehmen werden dadurch Anforderungen zügig und pragmatisch erfüllt. Bei wiederholt auftretenden Prozessiterationen und steigender Prozesskomplexität geraten derartige Excel-Ansätze allerdings an ihre Grenzen:

Hoher Zeitaufwand für manuelle Datenverarbeitung und Effizienzverluste durch redundante Mehrfachausübung ähnlicher Aufgaben behindert fachliche Weiterentwicklung

Schwierigkeiten, die Ergebnissicherheit bei wiederholten Anforderungen sicherzustellen

IT-Security nur unter sehr hohem Aufwand zu gewährleisten sowie fehlende Auditierbarkeit der Verarbeitung und Ergebnisse

Datenqualität wird nicht systemisch sichergestellt und verbessert

DIGITALISIERUNG BRAUCHT MEHR ALS EIN ERP

Die Teilautomatisierung datengetriebener Unternehmensprozesse ist somit ein Bereich, der hohe Effizienzgewinne, reduzierte Fehlerquoten und schnellere Ergebnisse verspricht. In ERP-Systemen sind passende Funktionen nicht verfügbar, da diese häufig zu komplex bzw. zu unternehmensspezifisch sind, um sinnvoll in einem Standard abgebildet zu werden. Weiterhin wird eine integrierte Datenbasis verschiedener Unternehmensteile benötigt, welche im ERP meist nicht zur Verfügung steht. Es ist deshalb sinnvoll, eine Plattform zu nutzen, die für die Digitalisierung datengetriebener Prozesse benötigte Werkzeuge im Standard mitbringt. Eine Möglichkeit solcher Technologieplattformen sind Data-Warehouse-Systeme und die darin enthaltenen Tools zur Datenverarbeitung.

Über integrierte Funktionalitäten für die Extraktion, Datenverarbeitung und Beladung von Datenmodellen (ETL – Extract Transfer Load) bieten sie Handwerkszeug zur Implementierung verschiedenster Datenverarbeitungsanforderungen und -prozesse. Dadurch eignen sie sich hervorragend, um komplexe, schwer zu standardisierende Prozesse abzubilden – nicht nur für die klassischen Reporting- und Datenanalysefunktionen, sondern für Datenverarbeitung von allen datenintensiven Prozessen.

Data-Warehouse-Systeme unterscheiden sich in ihren Funktionalitäten signifikant gegenüber Excel-Lösungen:

Mit diesen Funktionen sind Data-Warehouse-Systeme als Integrationsplattform und Datendrehscheibe geeignet, um auch komplexe datengetriebene Prozesse in einer standardisierten Umgebung digitalisiert und langfristig tragfähig umzusetzen. Wenn bereits für das klassische Unternehmensreporting eine Data-Warehouse-Lösung im Einsatz ist, kann diese mit geringen Zusatzkosten als Digitalisierungsplattform Mehrwert stiften. Auf der anderen Seite kann auch ein als Digitalisierungsplattform eingeführtes Data-Warehouse-System das eigene Unternehmensreporting nachhaltig verbessern.

Der Einsatz des richtigen technischen Werkzeuges ist jedoch nur ein Teil zur erfolgreichen Umsetzung. Zusätzlich sind auch Methodik und Vorgehen essenziell, um zu einer, für Ihr Unternehmen passenden, Lösung zu gelangen.

WIESO GERADE BW/4HANA ALS LÖSUNGSPLATTFORM?

BW/4HANA ist die Data-Warehouse-Lösung von SAP. Als IT-Beratung mit Fokus auf SAP BI stellt BW/4HANA für uns die ideale Lösung für (fast) alle Datenverarbeitungsszenarien dar: sei es Reporting, Planung oder auch die Digitalisierung von Prozessen. Aus unserer Erfahrung bietet der Einsatz von BW/4HANA mehrere Vorteile gegenüber Data-Warehouse-Lösungen anderer Anbieter. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, welche auch andere SAP-Quellsysteme wie SAP R/3, SAP ECC oder SAP S/4HANA im Einsatz haben.

Weitere Vorteile nach unserer Erfahrung sind:

performante Umgebung durch die In-Memory-Technologie
direkte Integration in die SAP-Welt (für Datenübernahme) über Standardschnittstellen
SAP Fiori als zentraler Ansatz für Anwenderzugang und Prozessteuerung (auch durch Fachbereiche)
Rückintegration (Retraktion) in zentrales ERP über standardisierte Schnittstellen
visueller Modellierungsansatz im BW sorgt für übersichtliche und langfristig wartbare Datenmodelle

FAZIT

Um ein Digitalisierungsvorhaben datengetriebener Prozesse erfolgreich umzusetzen, ist ein technischer und fachlicher Werkzeugkasten nötig. Technologien aus dem Umfeld der Business Intelligence und dem Data Warehousing sind verfügbare und gut passende Lösungsansätze. Neben Technologie und Methode ist es zwingend notwendig, dass alle Beteiligten, sowohl aus fachlicher als auch aus technischer Sicht, den Themen der Prozessautomatisierung offen gegenüberstehen. Durch den Austausch verschiedener Fachbereiche entstehen häufig neue Ideen, um Prozesse zu verschlanken und zu verbessern.

Ein weiterer wichtiger Faktor für die erfolgreiche Digitalisierung von Prozessen ist eine strukturierte Anforderungsdefinition, welche zu einer passenden Umsetzung führt. Rasch entwickelte Kompromisslösungen in diesen Bereichen führen erfahrungsgemäß zu mehr Zeit und Ressourcen, als es das Vorgehen zunächst vermuten lassen würde. Selten erfüllt das Ergebnis dabei die gesetzten Erwartungen.

Der letzte zentrale Erfolgsfaktor für Digitalisierungsprojekte ist Mut: Zu akzeptieren, dass ein Vorgehen nicht zum gewünschten Erfolg geführt hat, ist schwierig. Gerade in innovativen Projekten sind Rückschläge fast unvermeidlich und gleichzeitig sehr wertvoll. Hierbei hat sich das Vorgehen „Think Big – Start Small“ bewährt: Immer das Gesamtzielbild vor Augen, werden Schritt für Schritt Teilapplikationen entwickelt. Gewonnene Erkenntnisse aus Fehlern werden dabei genutzt, um diese in einer Reimplementierung und nachfolgenden Entwicklungsschritten zu verbessern. Dieses Vorgehen ist der sicherste Weg zu einer stabilen, digitalisierten Prozesslösung für Ihr Unternehmen.