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Prüfung von Archivsystemen

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Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse schreitet stetig voran, viele Unter­nehmen planen die Einführung einer Lösung zur elektronischen Belegarchivie­rung oder haben diese bereits im Einsatz. Egal ob bereits eingeführt oder noch nicht, Sie sollten die Prüfung von Archivsystemen auf jeden Fall direkt berücksichtigen.

Spätestens nach einer erfolgreichen Implementierung der Archivierungs­lösung steht man vor wichtigen Fragestellungen:

  • Kann ich die Papierbelege nun vernichten?
  • Kann sich mein Betriebsprüfer auf elektronische Belege verlassen?
  • Sind meine Prozessabläufe revisionssicher ausgestaltet?
  • Reichen meine internen Kontrollen aus, um die Unveränderbarkeit der Belege sicherzustellen?
  • Wer darf auf die elektronischen Belege zugreifen?
  • Wie gewährleiste ich die Vollständigkeit und Lesbarkeit?
     

Einen Rahmen hierfür hat das Bundesministerium der Finanzen mit den GoBD veröffentlicht.

Hierin ist umfangreich geregelt, welche Vorgaben zu beachten sind und welche Voraussetzungen gelten, um elektronische Belege zu verarbeiten und zu sichern sowie Papierbelege zu digitalisieren. Wichtig ist vor allem die Nachvollziehbarkeit der gesamten Abläufe.

Die GoBD sehen ausdrücklich die Möglichkeit vor, dass die Buchführung verworfen wird, wenn sie nicht nachvollziehbar ist. Die Nachvollziehbarkeit kann bei einem Massengeschäft von Eingangsrechnungen sehr schnell verloren gehen.

  • Wie kommen Belege in das Unternehmen? 
  • Wie werden sie verarbeitet? Wer ist dafür verantwortlich? 
  • Welche Kontrollen gibt es? 
  • Wie werden Belege aufbewahrt?

Zentraler Bestandteil dieses Digitalisierungsprozesses ist die Verfahrensdokumentation. In dieser müssen die Prozesse, Mitarbeiter, die IT-Infrastruktur sowie die Archivierung und Verfügbarkeit der Daten beschrieben sein.

Zusätzlich ist es wichtig, die Prozesse so auszugestalten, dass Belege vollständig und richtig archiviert werden. Hierzu gehören u.a. auch Themen wie die Notwendigkeit von farbigen Scans oder die AGBs auf den Rückseiten von Rechnungen.

Die IT-Umgebung muss sicherstellen, dass die Belege während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungspflicht verfügbar sind. Hierzu zählen Maßnahmen wie der Schutz gegen Änderungen und Manipulationen aber auch ein Notfall- und Wiederherstellungskonzept, sollte es einmal zu einem ernsthaften Zwischenfall in der IT kommen.

 

 

digitalisierung - it umgebung und verfahrensdokumentation

 

 Gesetzliche Regelung der Prüfung von Archivsystemen

​§ 257 HGB für handelsrechtliche Zwecke und § 147 AO für steuerrechtliche Belange definieren die Vorgaben, die Archivsysteme erfüllen müssen. Diese werden durch den Rechnungslegungsstandard IDW RS FAIT 3 des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) im handelsrechtlichen Bereich und durch die GoBD für den steuerrechtlichen Bereich konkretisiert.

 ​Readiness-Check

​Voraussetzung für die erfolgreiche Ein­führung und den erfolgreichen Betrieb ist, dass die gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllt werden.

In einem ersten Schritt bieten wir Ihnen in Form eines Workshops den Readiness-Check an.
Dabei beantworten wir mit Ihnen zusammen die folgenden Fragestellungen
  • Sind Ihre Archivierungsprozesse bereits GoBD konform oder müssen diese ggfs. angepasst werden? 
  • Gibt es konkrete Risiken in Ihrem Prozess denen Sie entgegenwirken sollten?
  • Sind Anpassungen im Bereich der IT-In­frastruktur oder der Systemlandschaft notwendig?
  • Welche Kontrollen sind in den einzelnen Prozessschritten vorhanden oder müssen noch implementiert werden?

 

Im Nachgang erhalten Sie konkrete, auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Handlungsempfehlungen. 

 Erfüllung gesetzlicher Vorgaben

​Die rechtlichen Rah­menbedingungen für den Einsatz eines Do­kumenten-Manage­ment-Systems sind vielfältig. Hier gilt es insbesondere steuer- und handelsrechtliche Anforderungen, sowie die GoBD zu beach­ten. Um einen Über­blick über die für Sie relevanten Aspekte zu erhalten und umzuset­zen, steht Ihnen ein in­terdisziplinäres Team aus Wirtschaftsprü­fern, Steuerberatern, und IT-Auditoren zur Verfügung. Unser Ex­pertenteam berät und unterstützt Sie umfas­send und individuell.

 ​Eine individuelle und GoBD konforme Verfahrensdokumentation

​Zentraler Baustein zur Prozessbeschrei­bung und -sicherheit ist die Verfahrens­dokumentation. Die­se muss zwingend erstellt werden, um die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen ausführlich zu be­schreiben und somit den Anforderungen der GoBD gerecht zu werden. Wir sind auf­grund vielfacher Er­fahrung Ihr kompeten­ter Ansprechpartner, um Sie bei deren Er­stellung zu unterstüt­zen und zu begleiten.

 ​Prüfung der Revisionssicherheit

​Für steuerliche Zwe­cke sind die Unterlagen und Belege der Buchfüh­rung in vollem Umfang auf­bewahrungspflichtig. Sind die Doku­mente dem Unternehmen elektronisch zugegangen oder dort entstanden, so sind sie auch in dieser Form aufzube­wahren und dürfen vor Fristablauf nicht gelöscht werden.

Dies muss, nach den gesetzlich geltenden Anforderungen, im Rahmen der elektronischen Archi­vierung sichergestellt werden. Durch eine Zertifizierung nach IDW RS FAIT 3 erlangen Sie die Bestätigung der Revi­sionssicherheit Ihres Archivs und Ihrer Arbeitsabläufe.

Sichern Sie sich so rechtssicher ge­gen die Risiken von Beanstandun­gen bei Betriebsprüfungen ab! 

 

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Jürgen Schwestka

Diplom-Kaufmann, CISA, Zertifizierter IT-Security-Auditor, IT-Auditor IDW

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Timo Gaab

CISA, IT Compliance Manager, IT-Auditor IDW

Associate Partner

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