Steuerfalle Bewirtungskosten

zuletzt aktualisiert am 31. Januar 2019 / Lesedauer ca. 4 Minuten
 
Gemeinsame Mahlzeiten sind im Geschäftsleben an der Tagesordnung – nicht nur, um mehr produktive Zeit in einem Arbeitstag unterzubringen. Auch die Anbahnung oder Pflege zwischen­menschlicher Kontakte gelingt bei einem netten Essen besser. Wer verbindet nicht gerne das Nützliche mit dem Angenehmen? Bewirtungsaufwendungen stellen eine steuerrechtliche Besonder­heit dar, weil berufliche und private Veranlassung oft nicht eindeutig abzugrenzen sind. Manch einer kann dem Versuch nicht wider­stehen, das Essen mit Freunden oder mit der Familie als betrieblichen Aufwand geltend zu machen. In Betriebsprüfungen wird das Auge deshalb häufig auf die Be­wirtungs­kosten gerichtet. Dabei suchen Prüfer gezielt nach Kriterien, die gegen eine geschäftliche Veranlassung des Essens sprechen.
  

 

Grundsätzlich versteht man unter Bewirtung den „Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln”, wobei deren Darreichung eindeutig im Vordergrund steht. Zu den Kosten der Bewirtung gehören nicht nur die Rechnung für die eigentliche Bewirtung, sondern auch Nebenkosten wie Trinkgelder und Garderobengebühren.

 

Nicht zu den Bewirtungskosten zählen hingegen Übernachtungskosten, Fahrtkosten und Eintrittsgelder für Veranstaltungen.

    

  

Aufmerksamkeit oder Bewirtung?

Abzugrenzen ist die Bewirtung von „Aufmerksamkeiten im geringen Umfang” wie z.B. das Reichen von Kaffee, Tee oder Gebäck im Rahmen von Besprechungen. Diese Aufmerksamkeiten stellen in voller Höhe Betriebs­aufwand dar.

 

Hierbei ist alleine die Art und der Umfang der Verköstigung entscheidend dafür, ob es sich um eine Auf­merksam­keit oder um eine Bewirtung handelt: Während Kaffee, Gebäck, Süßigkeiten, belegte Brötchen als Aufmerksamkeit zählen, fällt Pizza oder „Fastfood” bereits unter den Begriff der Bewirtung. Das gilt auch dann, wenn Kaffee und Gebäck teurer sind, als der schnelle Imbiss.

 

„Wer” wird „Wo” bewirtet?

Liegt unstreitig eine Bewirtung und nicht nur eine reine Aufmerksamkeit vor, kommt es für die steuerliche Behandlung auf den Grund und den Ort der Verpflegung an.

 

Bei der Verköstigung von ausschließlich eigenen Arbeitnehmern im Rahmen von Arbeitsbesprechungen, Betriebs­feiern oder in Form von Kaffee, Tee, Wasser im Arbeitsalltag handelt es sich um eine betrieblich (nicht geschäftlich) veranlasste Bewirtung. Diese Kosten können in der Regel in vollem Umfang als Personalaufwand geltend gemacht werden.

 

Die Verköstigung von Seminarteilnehmern im Rahmen einer kostenpflichtigen Fortbildungsveranstaltung ist üblicherweise Teil des Leistungsaustausches. Auch für diese Kosten besteht keine Abzugsbeschränkung.

Werden Geschäftspartner oder/und Mitarbeiter hingegen in den privaten Räumen bewirtet, so sind die dabei entstandenen Kosten grundsätzlich dem Privatbereich zuzuordnen. Sie stellen damit keine Betriebsausgabe dar. Nur in Ausnahmefällen, z.B. wenn der ausländische Geschäftspartner eine Unterbringung in einem Hotel ab­lehnt, und unter strengen Nachweispflichten, lässt die Finanzverwaltung hier gegebenenfalls einen Abzug zu.

Ebenfalls unbeschränkt als Werbeaufwand abziehbar ist die Verköstigung von Kunden, wenn ein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Verkauf der verköstigten Produkte besteht (z.B. Weinprobe, Probeessen). Voraus­setzung ist, dass ausschließlich das zu veräußernde Produkt und ggf. Aufmerksamkeiten (z.B. Brot bei der Weinprobe) dargereicht werden.

 

Der klassische Fall ist allerdings die „Bewirtung aus geschäftlichem Anlass”, bei der Unternehmer mit (potenziellen) Geschäftspartnern, Beratern, öffentlichen Repräsentanten in einem Restaurant, Bar, Hotel oder in der betriebseigenen Kantine zusammenkommen.

 

Die entstandenen Kosten (einschließlich der Kosten für den Unternehmer selbst und seine Mitarbeiter) werden zu 70 Prozent als betrieblicher Aufwand anerkannt, soweit sie angemessen und korrekt dokumentiert sind.

Aus den entstandenen Kosten sind allerdings die Beträge heraus zu rechnen, die den Ehepartner oder andere Familienangehörige des Unternehmers betreffen – soweit sie nicht selbst Geschäftspartner oder Angestellte des bewirtenden Unternehmers sind. Die Kosten für den Ehepartner der Geschäftspartner können jedoch regelmäßig mit einbezogen werden.

 

Der Nichtabzugsbetrag von 30 Prozent der Kosten verdeutlicht den Mischcharakter von Bewirtungs­aufwendungen. Dadurch soll die private Haushaltsersparnis berücksichtigt werden, denn üblicherweise ist die Verpflegung des Unternehmers der Privatsphäre zuzuordnen.

 

Angemessenheit der Aufwendungen

Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass fallen nur unter die 70 Prozentregelung, soweit sie angemessen sind. Der nicht angemessene Teil der Kosten darf nicht als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

 

Eine verbindliche Obergrenze für die Bestimmung der Angemessenheit gibt es nicht. Es entscheidet der Einzelfall. Bei der Prüfung der Angemessenheit dienen u.a.
  • die Größe des Unternehmens, die Höhe des Umsatzes und des Gewinns,
  • der Umfang und die Intensität der Geschäftsbeziehungen mit der bewirteten Person sowie
  • die Bedeutung des Bewirtungsanlasses für den Geschäftserfolg
als Orientierungshilfe. Dabei ist auf jeden einzelnen Bewirtungsfall abzustellen. Rechnungsbeträge von bis zu 100 Euro pro bewirteter Person und Anlass werden in der Regel nicht beanstandet.

 

Dokumentationspflichten

Es sind zahlreiche Formalitäten zu beachten, um den gesetzlichen Anforderungen für den (70 prozentigen ) Betriebsausgabenabzug und für den Vorsteuerabzug Genüge zu tun. Zunächst muss eine maschinell erstellte und mit Registriernummer (zugleich Rechnungsnummer) versehene Bewirtungsrechnung z.B. eines Restaurants vorliegen. Handschriftliche Rechnungen genügen nicht. Die maschinell erstellte Rechnung muss verschiedene Angaben enthalten, ohne die der Betriebsausgaben- und auch der Vorsteuerabzug verwehrt werden.

 

Beträgt der Rechnungsbetrag über 250 Euro brutto, sind für den Vorsteuerabzug zusätzliche Angaben nötig, die aus unten stehender Übersicht hervorgehen. Des Weiteren hat der Steuerpflichtige einen besonderen Beleg­nachweis zu erstellen, um einen Betriebsausgabenabzug zu erhalten. Der Nachweis erfolgt entweder auf einem gesonderten Dokument, das mit der Rechnung des Restaurants zusammengeführt wird oder die not­wendigen Angaben können direkt auf der Restaurantrechnung („Bewirtungsrechnung”) gemacht werden.

 

Die folgende Übersicht enthält die Angaben, die in Abhängigkeit von der Höhe des Rechnungsbetrags (Brutto-Rechnungsbetrag bis 250 Euro oder über 250 Euro) für den Betriebsausgabenabzug und für den Vorsteuerabzug erforderlich sind:

 

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Trinkgelder werden nicht vom Restaurant in Rechnung gestellt. Sie müssen direkt auf der Rechnung vermerkt und vom Empfänger quittiert werden. Für alle Bewirtungen gilt zusätzlich zu den angesprochenen Doku­mentations­­­pflichten, dass sie zeitnah, einzeln und getrennt von den anderen Betriebsausgaben auf­gezeichnet werden.

 

Bewirtungsaufwendungen und die Vorsteuer

Die bisherigen Ausführungen bezogen sich hauptsächlich auf die Anerkennung von Bewirtungskosten im Rahmen der Gewinnermittlung. Obwohl ertragsteuerlich nur 70 Prozent des angemessenen (Netto-)Rechnungs­betrags als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können, darf die darauf entfallende Vorsteuer zu 100 Pro­zent geltend gemacht werden. Voraussetzung ist jedoch, dass die Restaurantrechnung die formalen und inhalt­lichen Anforderungen für den Vorsteuerabzug erfüllt.

 

Praxisbeispiel:

Aus einer Bewirtungsrechnung über 119 Euro (100 Euro zzgl. 19 Euro USt) können 19 Euro Vorsteuer geltend gemacht werden. Von den verbleibenden 100 Euro gelten 70 Euro als abziehbare Betriebsausgaben; 30 Prozent des Netto-Rechnungsbetrags gilt als nicht abziehbare Betriebsausgabe. Anders ausgedrückt kann der Unter­nehmer zumindest den auf seinen pauschal ermittelten nicht abzugsfähigen Anteil (30 Prozent) entfallenden Vorsteueranteil geltend machen – er isst sein Schnitzel also mehrwertsteuerfrei.

Der Vorsteuerabzug auf freiwillig gezahlte Trinkgelder ist ausgeschlossen.

 

Zusammenfassung

Vor der Berücksichtigung von 70 Prozent der echten Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgabe sind folgende Kosten zu eliminieren:

 

     
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