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Einsatz von SAP und dem lokalen ERP-Programm 1C in Russland – eine Kurzübersicht

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von Leonid Dimant
 
​Zurzeit setzen ausländische Unternehmen auf dem russischen Markt viele bekannte westliche ERP-Programme ein, wie beispielsweise SAP, Axapta, Navision, Oracle usw. Das am häufigsten verwendete westliche Produkt ist dabei SAP. 

Ziel dieses Artikels ist eine Vergleichsanalyse von SAP und dem faktischen Monopolisten auf dem russischen Markt, dem russischen ERP-Programm 1C.

Bei der Auswahl des geeigneten Programms ist eine sorgfältige Analyse aller Vor- und Nachteile jeder ERP-Software vorzunehmen, wobei unter anderem solche Faktoren zu berücksichtigen sind, wie der Umfang der Geschäftstätigkeit, der Bedarf an Managementinformationen sowie das durch die Muttergesellschaft eingesetzte ERP-System.
 

Implementierung und laufende Wartung

Einer der Hauptvorteile von 1C ist, dass dieses System vollständig an die Anforderungen des russischen Rechts angepasst ist.  

Angesichts der weiten Verbreitung dieses Produktes auf dem russischen Markt ist der Erwerb einer Lizenz ebenso wie die nachfolgenden Updates sehr preisgünstig. 

1C verfügt darüber hinaus über ein breites Netz von Büros für technischen Support in ganz Russland.
Angesichts der sehr weiten Verbreitung von 1C auf dem russischen Markt hat praktisch jeder russische Buchhalter ausreichend Erfahrung mit diesem Programm.

Da nur wenige russische Unternehmen SAP nutzen, ist es äußerst schwer, erfahrene Buchhalter zu finden, die den Umgang mit SAP beherrschen. Vor allem der kurzfristige Ersatz eines Mitarbeiters, der gemäß dem russischen Arbeitsrecht innerhalb einer Frist von 14 Tagen schriftlich kündigen kann, erweist sich als problematisch.

Bei Gesetzesänderungen führt 1C zeitnah kostenlose Updates im Rahmen der erworbenen Lizenz durch. Erfahrungsgemäß erfolgen durchschnittlich 40 bis 50 solcher Updates im Jahr.

Was SAP betrifft, erfordert das Programm gemäß langjährigen Erfahrungen einen erheblichen Zeit- und Materialaufwand bei seiner Einführung und Anpassung an die kundenspezifischen Bedürfnisse (customizing) des  konkreten Unternehmens. Alleine die Vorbereitung auf die Einführung nimmt im Durchschnitt 2 bis 6 Monate in Anspruch, wobei die anschließenden Anpassungen je nach den konkreten Bedürfnissen zwischen 3 und 10 Monate dauern können.

Äußerst wichtig sind die Organisation einer ständigen und zeitnahen Wartung sowie die Durchführung von Updates mithilfe eines spezialisierten IT-Unternehmens. Die Updates werden durch die relativ oft vorkommenden Gesetzesänderungen nötig und führen zu erheblichen zusätzlichen Aufwendungen.  
 
Zugleich gibt SAP den russischen Tochterunternehmen die Möglichkeit einer harmonischen Integrierung  in das einheitliche System des Konzerns, ermöglicht unter anderem die Nutzung eines einheitlichen Einkaufsystems (global supply chain), den Erhalt von JIT-Vorteilen (just in time) für die Produktion sowie die Vorteile aus dem Betrieb auf einer einheitlichen Plattform, was den Datenaustausch erheblich erleichtert. 
 

Zuverlässigkeit beim laufenden Betrieb, Compliance

Der Hauptunterschied der 1С-Software zum SAP-Programm ist die Flexibilität von 1С bei der Eingabe von Daten. Während der laufenden Berichtsperiode (in der Regel das Quartal) hat der Buchhalter die Möglichkeit, die Geschäftsvorfälle in jedem Monat des betreffenden Quartals auszuweisen und die Änderungen in die bereits gebuchten Unterlagen einschließlich der Löschung einzubringen. Gleichwohl können alle vorgenommenen Änderungen bezogen auf den Nutzer nachverfolgt werden.

SAP zeichnet sich seinerseits durch erhebliche Möglichkeiten in Bezug auf den Datenschutz aus. Es ist unmöglich, die einmal vorgenommene Buchung einfach zu löschen, es muss ein Stornovorgang vorgenommen werden. Das ermöglicht die jederzeitige Nachverfolgung der gesamten Historie eines jeden in der Rechnungslegung erfassten Geschäftsvorfalls.

In Bezug auf das Interface unterstützt die 1С-Software hauptsächlich die russische Sprache, während das SAP-Programm mehrere Sprachen unterstützen kann. 
 

Gehaltsabrechnung

Die durch die russischen Gesetze vorgeschriebene Systematik der Personalabrechnung unterscheidet sich erheblich von der in westlichen Ländern angewendeten Systematik.  Daher kann derzeit für die Personalabrechnungen ausschließlich ein russisches Programm verwendet werden, das an die bestehenden gesetzlichen Vorgaben angepasst ist. Dies hängt mit fehlender Lohnfortzahlung und mit der Notwendigkeit der gesonderten Berechnung des Tagesdurchschnittsverdiensts für Perioden von Dienstreisen und Urlaub sowie der speziellen Berechnungsmethoden bei Krankheit, ausgehend von der Zahl der Arbeitsjahre des jeweiligen Mitarbeiters sowie von den geleisteten Beiträgen an den Sozialversicherungsträger zusammen.
Bei SAP wird diese Funktion nicht unterstützt. 
 

Management-Reporting bei 1С und SAP

Das Reporting nach Konzernstandards kann bei 1C durch Mapping zwischen dem Kontenplan der russischen Rechnungslegungsstandards und dem Kontenplan des Konzerns vorgenommen werden.  Das Mapping ist eine so genannte „erleichterte Version” der Organisation des Reporting.  Es kann  eine der beiden Hauptarten von Mappinglösungen angewandt werden: das Mapping jedes buchhalterisch erfassten Vorganges und das Mapping ausgehend  von Salden der Rechnungslegungskonten.

Außerdem bietet das 1С-Programm integrierte Module für die Führung der Rechnungslegung nach den Konzernstandards an  - IFRS oder US GAAP.

Bei der Verwendung von SAP erfolgt der Vorgang der Datentransformation in einem einheitlichen System.
 

Steuererklärungen und Abschlüsse in 1C und SAP

Ein sehr wichtiger Aspekt ist, dass in 1C die automatisierte Erstellung von Abschlüssen und Steuerreportings (Umsatzsteuer, Gewinnsteuer usw.) jederzeit in voller Übereinstimmung mit den Anforderungen des russischen Rechts möglich und keine zusätzliche Nacharbeit erforderlich ist. 

In 1C ist auch die Erstellung automatisierter Formblätter des Abschlusses mit der erforderlichen tiefgreifenden Detaillierung möglich. Wohingegen die Erstellung der Abschlüsse in SAP über individuelle Systemeinstellungen je nach dem durch das Unternehmen verwendeten Kontenplan erfolgen kann.

Die derzeit in Russland angebotenen SAP-Konfigurationen ermöglichen die Erstellung von Umsatzsteuererklärungen, welche die spezifischen Anforderungen der russischen Gesetze erfüllen.

Zugleich bietet SAP zur Erstellung von Gewinnsteuererklärungen eine Lösung auf Grundlage des so genannten Steuerbaums gemäß dem Steuergesetzbuch der Russischen Föderation an. Diese Lösung erfordert beträchtliche Anpassung an die kundenspezifischen Bedürfnisse (customizing) und zieht demzufolge erheblichen Zeit- und Finanzaufwand nach sich. Aus diesem Grund erweist sich die Implementierung eines Steuermoduls nur für  Großunternehmen als zweckmäßig. 
 
Einige Unternehmen wählen die Variante der Erstellung von Steuererklärungen in MS Excel durch Analyse der Daten der Konten des  FI-Moduls von SAP, unter anderem in Bezug auf die latenten Steuern. Diese Variante wäre aus unserer Sicht wegen der hohen Wahrscheinlichkeit von durch menschlichen Faktor bedingten „technischen Fehlern“ in MS Excel, der Notwendigkeit diese Tabellen/Abrechnungen im Laufe von mehreren Steuerperioden fortzuführen sowie des Problems der sicheren  Speicherung von Informationen risikobehaftet.
 

Zusammenfassung 

KriteriumSAP1C
Aufwendungen für Einführung und laufende Wartunghochniedrig
Zuverlässigkeit beim laufenden Betrieb, Compliancehochgenügend
Reporting in 1С und SAPDirekt im SystemUnterschiedliche Varianten von Mapping
Steuererklärungen und Abschlüsse in 1С und SAP/Preis für volle EinführungTeilweise eingeführt (Umsatzsteuer)/hoch Eingeführt direkt im System im vollen Umfang/niedrig
 

Alternative Lösungen

Ausgehend von unserer Erfahrung bestehen derzeit die  so genannten „symbiotische Varianten“ , bei Verwendung beider  Systeme: 
  1. Die Führung der handelsrechtlichen und steuerlichen Rechnungslegung erfolgt in 1C, zum Monatsende erfolgt die Überleitung der Salden der handelsrechtlichen Konten in SAP durch Mapping zwischen dem 1C-Kontenplan und dem Konzern-Kontenplan.
  2. Die handelsrechtliche Rechnungslegung wird in SAP geführt und die Vorgänge anschließend in 1C übergeleitet. Somit werden alle Abschlüsse und Steuererklärungen in 1C erstellt.
  3. Die Führung der handelsrechtlichen Rechnungslegung und die Erstellung der Umsatzsteuererklärungen erfolgt in SAP, die Abschlüsse und die Gewinnsteuererklärungen werden in MS Excel erstellt.
  4. Die Führung der handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Rechnungslegung erfolgt in 1C, nach den Ergebnissen der Periode werden die einzelnen Geschäftsvorfälle anhand des Konzern-Kontenplans aus 1C in SAP übergeleitet.
 
Rödl & Partner verfügt über  umfassende Erfahrung in der Unterstützung bei der Durchführung aller  aufgezählten Varianten. 

Mithilfe unserer Experten können Sie die Lösung finden, die für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens am besten geeignet ist, und alle Etappen der Einführung der von Ihnen ausgesuchten Variante erfolgreich durchlaufen. ​

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Marco Koschier

Leiter internationale Wirtschaftsprüfung Russland

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