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Besteuerung bei Erstattungen von Aufwendungen aus Außendiensttätigkeit

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Der Begriff der Außendiensttätigkeit ist durch den russischen Gesetzgeber nicht definiert, ist jedoch in den Ressortvorschriften enthalten. Gemäß dem Schreiben Nr. 4209-TZ vom 12. Dezember 2013 von Rostrud (Oberste Arbeitsaufsichtsbehörde) ist ein Arbeitnehmer im Außendienst beschäftigt, falls er seine Arbeitspflichten außerhalb eines Standortes des Unternehmens ausübt. Dass die Arbeit Außendienstcharakter aufweist, muss im Arbeitsvertrag oder in den internen Vorschriften des Unternehmens geregelt werden. Der Unterschied zwischen der Außendiensttätigkeit und Dienstreisen liegt darin, dass die Außendiensttätigkeit einen ständigen Charakter haben muss.
 
Rostrud wies ausdrücklich darauf hin, dass, sofern ein Arbeitnehmer seine Arbeitsfunktionen permanent unterwegs auszuüben hat, der Arbeitgeber berechtigt ist, diesen als Arbeitnehmer im Außendienst zu beschäftigen und ihm Aufwendungen im Sinne des Art. 168.1. des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation (ArbGB RF) zu erstatten. Ein Verzeichnis mit entsprechenden Funktionen und Kriterien zur Bestimmung der Außendiensttätigkeit ist durch den Arbeitgeber in den internen Vorschriften des Unternehmens selbstständig zu definieren und festzulegen.
 
Die Außendiensttätigkeit hat eine Reihe von Vorteilen sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber. So stehen dem Arbeitnehmer zusätzliche Lohnzuschläge zu. Es werden Tagesgelder (Spesen) berechnet. Im Unterschied zu Dienstreisespesen fällt keine Einkommensteuer für natürliche Personen an. Auch alle mit der Ausübung der beruflichen Tätigkeit und mit der Lösung von arbeitsrelevanten Fragen verbundenen Aufwendungen sind zu erstatten. Es ist nicht erforderlich, dass der Arbeitgeber eine Dienstreiseanweisung und weitere zusätzliche Dokumente (z.B. Vorschussabrechnungen) erstellt. Die Gehaltsabrechnung und die Erfassung der Arbeitszeit des Arbeitnehmers gestalten sich ebenfalls einfacher. Außerdem kann der Arbeitnehmer seine Funktionen in Regionen ausüben, in denen der Arbeitgeber keine festen Geschäftseinrichtungen hat. Dabei ist die Gründung einer festen Geschäftseinrichtung und deren Anmeldung bei der Steuerbehörde nicht erforderlich.
 
Die Außendiensttätigkeit kann auch für Ausländer festgelegt werden. Dadurch ist ihnen dann möglich, die Arbeitstätigkeit außerhalb des Subjektes (russischen Bundeslandes) auszuüben, für das die Arbeitsgenehmigung erteilt ist. Für hochqualifizierte Fachkräfte ist die Dauer der Ausübung der Arbeitstätigkeit außerhalb des Subjekts, für welches die Arbeitserlaubnis erteilt ist, nicht eingeschränkt.
 
Ist der Außendienstcharakter der Tätigkeit in den internen Dokumenten des Unternehmens fixiert, so ist die Erstattung der Aufwendungen des Arbeitnehmers innerhalb des durch interne Vorschriften festgelegten Rahmens einkommensteuerfrei. Da diese Leistungen mit der Ausübung der Arbeitspflichten des Arbeitnehmers verbunden sind, gehören sie zu den Erstattungszahlungen im Sinne Art. 217 Abs. 3 Steuergesetzbuch der Russischen Föderation. Diese Rechtsauffassung ist in den Schreiben des Finanzministeriums und des Föderalen Steuerdienstes Russlands sowie in der Rechtsprechung dargelegt.
 
Somit müssen die Arbeitgeber ein Verzeichnis mit den Funktionen der Arbeitnehmer, die im Außendienst beschäftigt werden, und ein Verfahren zur Aufwendungserstattung in den eigenen internen Vorschriften festlegen. Dies ermöglicht es den Arbeitgebern, die Aufwendungen zur Verwaltung der Dienstreisen von Arbeitnehmern zu verringern.​

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