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Änderungen in Gesetzgebung über die elektronische Unterschrift

PrintMailRate-it
von Maria Kirilova

Ab dem 1. Januar 2022 treten die Änderungen ins Gesetz über die elektronische Unterschrift1 in Kraft. Dabei handelt es sich um das Verfahren der Ausstellung der elektronischen Unterschrift und deren Verwendung bei der Unterzeichnung der Dokumente durch verschiedene Subjekte.

Ab dem neuen Jahr werden die Funktionen zur Erstellung der qualifizierten elektronischen Unterschrift für die meisten juristischen Personen, Einzelunternehmer und Notare dem Föderalen Steuerdienst auferlegt. Kreditinstitute, Betreiber von Zahlungssystemen und Organisationen, die keine Kreditanstalten sind, müssen die elektronische Unterschrift bei der Zentralbank Russlands beantragen, und Personen, die staatliche Ämter der Russischen Föderation und der Subjekte der Russischen Föderation ausüben, Amtspersonen der staatlichen und kommunalen Behörden, ihrer untergestellten Behörden und Organisationen müssen sich an das Föderale Schatzamt wenden. Die elektronischen Unterschriften für natürliche Personen und Personen, die im Namen von Unternehmen aufgrund einer Vollmacht handeln, werden gemäß neuen und strikteren Vorschriften durch akkreditierte beurkundende Zentren ausgestellt2.

Im Rahmen der Übergangsperiode hat der Föderale Steuerdienst schon ab dem 1. Juli 2021 damit begonnen, die elektronischen Unterschriften auszustellen. Gleichzeitig funktionieren auch die gewerblichen beurkundenden Zentren weiter, die im Unterschied zum Föderalen Steuerdienst die elektronische Unterschrift gegen Entgelt ausstellen. Dabei wird im Zusammenhang mit den künftigen Änderungen empfohlen, sich an die Zentren zu wenden, die nach dem 1. Juli 2021 akkreditiert wurden, da die Verwendung der qualifizierten elektronischen Unterschriften, die vor diesem Datum durch beurkundende Zentren erstellt wurden, die gemäß den neuen Vorschriften nicht akkreditiert sind, nach dem 1. Januar 2022 nicht mehr gestattet ist. Die Liste der akkreditierten beurkundenden Zentren und der Zentren, deren Akkreditierung eingestellt oder beendet wurde, ist auf der Web-Seite des Ministeriums für digitale Entwicklung Russlands zu finden3.

Somit kann die neue elektronische Unterschrift im Zeitraum vom 1. Juli 2021 bis zum 1. Januar 2022 nur bei einem beurkundenden Zentrum erhalten werden, das gemäß den neuen Vorschriften akkreditiert ist, dabei kann dies sowohl der Generaldirektor der Gesellschaft, als auch eine bevollmächtigte Person in Anspruch nehmen. Die Geschäftsführer von Unternehmen und Einzelunternehmer können die elektronische Unterschrift auch beim beurkundenden Zentrum des Föderalen Steuerdienstes erhalten.

Die gültige elektronische Unterschrift des akkreditierten Zentrums wird auch nach dem 1. Januar gültig sein. Nach Ablauf der Laufzeit wird der Geschäftsführer die neue elektronische Unterschrift schon beim beurkundenden Zentrum des Steuerdienstes erhalten. Andere Mitarbeiter benötigen im neuen Jahr eine Unterschrift, die durch ein akkreditiertes beurkundendes Zentrum ausgestellt ist.

Falls die Laufzeit der elektronischen Unterschrift nach dem 1. Januar 2022 abläuft, und das beurkundende Zentrum, das dies erstellt hat, gemäß den neuen Vorschriften nicht akkreditiert wird, wird eine solche Unterschrift nach Ablauf des Jahres 2021 nicht mehr funktionieren.

Eine Unterschrift, die durch das Zentrum erstellt wurde, das vor dem 1. Juli 2021 akkreditiert wurde, wird im Zuge ihrer ganzen Laufzeit, darunter auch im Jahr 2022, gültig sein. Sie ist anschließend gemäß den neuen gesetzlichen Anforderungen zu erneuern (Geschäftsführer einer juristischen Person oder Einzelunternehmer – beim Föderalen Steuerdienst, Mitarbeiter oder bevollmächtigte Person – bei einem akkreditierten beurkundenden Zentrum)4.

Um eine qualifizierte elektronische Unterschrift zu erhalten, muss die Person, die berechtigt ist, im Namen der Gesellschaft ohne Vollmacht zu handeln (in der Regel der Generaldirektor), den Antrag auf Erstellung der qualifizierten elektronischen Unterschrift, Pass und Versicherungsschein der staatlichen Pensionsversicherung bei der Steuerbehörde vorlegen und das Identifikationsverfahren durchlaufen. Außerdem muss sie einen Träger für die Schlüsselinformationen erwerben, um die elektronische Unterschrift und das Zertifikat darauf zu speichern. Ein Träger der Schlüsselinformationen kann zur Speicherung von mehreren (bis zu 32) elektronischen Unterschriften verwendet werden.

Außerdem können gemäß den Informationen des Steuerdienstes die Personen, die berechtigt sind, im Namen der Gesellschaft ohne Vollmacht zu handeln, sowie Einzelunternehmer ab dem 1. Juli 2021 den Antrag auf Erstellung einer qualifizierten elektronischen Unterschrift über den „persönlichen Account des Steuerzahlers, der eine natürliche Person ist“ einreichen5.

Es ist anzumerken, dass für eine Gesellschaft nur eine elektronische Unterschrift erhalten werden kann, in der der Geschäftsführer des Unternehmens aufgeführt wird. Somit müssen andere Mitarbeiter und bevollmächtigte Personen zur Unterzeichnung der Dokumente der Gesellschaft persönliche qualifizierte elektronische Unterschriften verwenden (wir betonen: nicht beim Föderalen Steuerdienst erhalten, sondern bei akkreditierten beurkundenden Zentren) und über spezielle Vollmachten in elektronischer (bzw. „maschinell lesbarer“) Form verfügen.

Die Anforderungen an die Form einer solchen Vollmacht und ihre obligatorischen Angaben, das Verfahren für Aufbewahrung, Verwendung und Widerruf dieses elektronisches Dokuments werden durch untergesetzliche Akte bestimmt, die durch das Ministerium der digitalen Entwicklung und die Regierung der Russischen Föderation bereits ausgearbeitet werden.

So ist geplant, dass die Vollmacht im Format XML erstellt und mit der qualifizierten elektronischen Unterschrift im Format XMLDSIG beglaubigt wird. Darin sind Angaben über den Vollmachtgeber, Informationen über den Vertreter und die Liste seiner Befugnisse, das Datum der Erstellung und die Nummer des Dokuments, sowie die Dauer, falls vorhanden, aufzuführen6.

Mit einigen Ausnahmen ist die Vollmacht ins Paket der elektronischen Dokumente hinzufügen, die durch den Mitarbeiter unterzeichnet sind. Die Vollmacht kann über das System des beurkundenden Hauptzentrums, durch ein akkreditiertes Zentrum bzw. eine akkreditierte bevollmächtigte dritte Partei eingereicht werden. Die maschinell lesbare Vollmacht kann im System des Vertreters der Gesellschaft, der in deren Namen ohne Vollmacht handelt, sowie im System des Empfängers des elektronischen Dokuments bzw. eines Dritten (Betreiber des Systems der Hauptzentrums bzw. akkreditiertes beurkundenden Zentrums usw.) aufbewahrt werden7. Die Verwendung der Vollmacht schließt unter anderem die Prüfung der Befugnisse des im Dokument aufgeführten Vertreters und die Prüfung der qualifizierten elektronischen Unterschrift des Vollmachtgebers ein. Die elektronische Vollmacht kann auch widerrufen werden, dazu ist ein entsprechender Antrag im Aufbewahrungs- oder einem anderen System zu erstellen. Bei der Aufbewahrung der Vollmacht im Informationssystem der Person, an die das elektronische Dokument gesendet wurde, kann ein solcher Antrag an den Aufbewahrer direkt oder durch den Betreiber des elektronischen Belegdurchlaufs gesendet werden8.

Geplant ist, dass diese untergesetzlichen Akte ebenfalls ab dem 1. Januar 2022 in Kraft treten. Außerdem hat das Ministerium für digitale Entwicklung einen Gesetzentwurf9 ausgearbeitet, der die Einbringung folgender Änderungen in die Gesetzgebung über die elektronische Unterschrift vorsieht:
  • die Vertreter der Gesellschaft, die aufgrund einer maschinell lesbaren Vollmacht handeln, können nicht nur natürliche, sondern auch juristische Personen und Einzelunternehmer sein;
  • falls die elektronische Vollmacht als Untervollmacht erstellt wurde, sind zur Unterzeichnung der Dokumente sowohl die als Untervollmacht erteilte Vollmacht selbst, als auch die ursprüngliche Vollmacht, die durch den Generaldirektor der Gesellschaft erstellt wurde, vorzulegen;
  • falls eine notarielle Beglaubigung erforderlich ist, erfolgt dies durch den Notar mit dessen elektronischen Unterschrift.

1Föderales Gesetz vom 27. Dezember 2019 Nr. 476-FZ „Über die Einbringung von Änderungen in das Föderale Gesetz ‚Über die elektronische Unterschrift‘“ und Artikel 1 des Föderalen Gesetzes „Über den Schutz von juristischen Personen und Einzelunternehmern bei der Ausübung der staatlichen Kontrolle (Aufsicht) und der kommunalen Kontrolle“;

2Anordnung Nr. WD-7-24/982@ des Finanzministeriums Russlands und des Föderalen Steuerdienstes „Über die Bestätigung des Verfahrens zur Ausübung der Funktion der akkreditierten beurkundenden Zentrums und die Erfüllung seiner Pflichten durch den Föderalen Steuerdienst“ vom 30. Dezember 2020;

3Liste der akkreditierten beurkundenden Zentren (zum Stand am 27. August 2021), offizielle Webseite des Ministeriums der Russischen Föderation für digitale Entwicklung und Kommunikation. Website: digital.gov.ru/ru/activity/govservices/2/;

4Schreiben Nr. OP-П15-085-33604 des Ministeriums für digitale Entwicklung, Kommunikation und Massenkommunikation der Russischen Föderation vom 10. August 2021;

5Informationen des Föderalen Steuerdienstes vom 12. Mai 2021. Website: www.nalog.gov.ru/rn77/news/activities_fts/10880039/;

6Entwurf der Anordnung des Ministeriums für digitale Entwicklung Russlands (über die Form der Vollmacht). Website: regulation.gov.ru/projects#npa=118653;

7Entwurf des Erlasses der Regierung der Russischen Föderation (über die Vorlage der Vollmacht). Website: regulation.gov.ru/projects#npa=118679;

8Entwurf des Erlasses der Regierung der Russischen Föderation (über Aufbewahrung, Verwendung und Widerruf der Vollmacht). Website: regulation.gov.ru/projects#npa=118686;

9Föderales Gesetz über die Einbringung von Änderungen in das Föderale Gesetz vom 27. Dezember 2019 Nr. 476-FZ „Über die Einbringung von Änderungen in das Föderale Gesetz „Über die elektronische Unterschrift“ und Artikel 1 des Föderalen Gesetzes „Über den Schutz von juristischen Personen und Einzelunternehmern bei der Ausübung der staatlichen Kontrolle (Aufsicht) und der kommunalen Kontrolle“ Website: regulation.gov.ru/projects#npa=119842.

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