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Der Notfallkoffer des Unternehmers – der Inhalt (Teil 2)

PrintMailRate-it
Von Melanie Erhard
 
Bei der Erstellung des Notfallkoffers ist darauf zu achten, dass die hinterlegten Dokumente vollständig sind. Die Unterlagen und Informationen dürfen nicht missverständlich oder veraltet sein. Standardvorlagen zum Inhalt eines Notfallkoffers können hier als Anhaltspunkt dienen, jedoch muss der Inhalt des Koffers v.a. die betrieblichen Besonderheiten des Unternehmens berücksichtigen (z.B. Passwörter, geheime Rezepturen, Sonderabsprachen, Organigramm). Fehlen im Notfall solche speziellen Unterlagen oder Daten, könnte das für den Fortbestand des Unternehmens fatal sein.
 
Der Koffer kann sowohl geschäftliche, als auch private Daten und Dokumente enthalten. Sind der geschäftliche und private Bereich eng miteinander verwoben, ist es ratsam, im Koffer notwendige Unterlagen aus beiden Lebensbereichen zur Verfügung zu stellen.
 
Die folgende Gliederung kann als erste Orientierung für den Inhalt des Notfallkoffers dienen:
 

Benachrichtigungsliste

Die Liste enthält alle (privaten und geschäftlichen) Kontakte, die im Notfall informiert werden sollen. Auch die Benachrichtigungsreihenfolge und der Umfang der weiterzugebenden Informationen können festgelegt werden.
 
Eine solche Liste könnte folgende Kontakte beinhalten:
  • Private Kontakte
  • Mitarbeiter
  • Steuerberater/Wirtschaftsprüfer/Rechtsanwälte/Notare
  • Berater verschiedener Banken
  • Versicherungsmakler
  • Kapitalgeber
  • Geschäftspartner
  

Persönliche Unterlagen

  • Persönliche Daten
  • (Chronische) Krankheiten
  • Prothesen und Implantate
  • Medikamente
  • Allergien und Unverträglichkeiten
  • Behandelnde Ärzte
 

Vertragsdokumente und behördliche Unterlagen

Es empfiehlt sich, betriebliche und private Unterlagen zu trennen. Werden im Notfallkoffer nur Kopien der Dokumente aufbewahrt, ist ein Hinweis auf den Aufbewahrungsort der Originale hilfreich. In einer Lasche des Koffers könnten enthalten sein:
 

Geschäftliche Unterlagen, z.B.

  • Gesellschaftsverträge
  • Handels-, Partnerschafts-, Genossenschaftsregisterauszug
  • Grundbuchauszüge
  • Protokoll zu Gesellschafterbeschlüssen
  • Geschäftsführerverträge
  • Vollmachten
  • Arbeitsverträge und dazugehörige Vereinbarungen
  • Leasingverträge
  • Kreditverträge
  • Patente und Schutzrechte
  • Lizenzverträge
  • Kunden- und Lieferantenverträge
  • Miet- und Pachtverträge
  • Bürgschaften
     

Private Unterlagen, z.B.

  • Ehevertrag
  • Testament
  • Erbverträge
  • Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung
  • Darlehens- oder Mietverträge
  • Eigentumszertifikate für wertvolle Gegenstände
 

Versicherungsdokumente

Hier ist es sinnvoll, eine vollständige Auflistung der bestehenden betrieblichen und privaten Versicherungen mit Versicherungsgesellschaft und -nummer zur Verfügung zu stellen. Gegebenenfalls sollten die ersten Seiten der Police kopiert werden.
 

Zugangscodes, PINs, Schlüssel

Fehlen Login-Daten, PINs oder Passwörter, sind dem Stellvertreter oder Angehörigen vorerst die Hände gebunden. Eine vollständige und aktuelle Liste relevanter Zugangsinformationen sollte deshalb stets Bestandteil eines Notfallkoffers sein. Dies betrifft z.B.
  • Passwörter (PINs, TANs) für Online-Banking
  • Passwörter für Hardware (PCs, Server, Notebooks, Tablets, zentrale Rechner, Router, Sicherungsmedien)
  • Zugangsdaten für Webportale (E-Shops, Bestell- und Angebotssysteme)
  • Code für Tresor, Alarmanlage, Bankschließfach etc.
  • Geheimzahlen für EC- und Kreditkarten
  • Rezepturen
  • Verzeichnis der wichtigsten Schlüssel und deren Aufbewahrungsorte
  • Master-Passworte für Fingerprint-Lesegeräte
 

Schlüsselinformationen

In diesem Bereich finden sich Angaben, die es einem Stellvertreter ermöglichen, in kurzer Zeit einen Überblick über die aktuelle Situation des Unternehmens zu erhalten. Der Vertreter soll verstehen, wie der Betrieb funktioniert. Es können auch die Unternehmenswerte dargestellt werden, sodass ein Vertreter sein Handeln hieran ausrichten kann. Auch die private Situation des Unternehmers kann dem Vertreter erläutert werden:
 

Geschäftliche Unterlagen, z.B.

  • Status aktueller Projekte
  • Vermögensaufstellung
  • Aktuelle BWA, Bilanzen und Steuererklärungen/-bescheide der letzten 3 Jahre (bzw. ein Hinweis darauf, wer diese Unterlagen zur Verfügung stellen kann)
  • Verzeichnis anhängiger Rechtsstreitigkeiten/Fristen
  • Nachlässe und Rabatte bei den Hauptlieferanten
  • Organigramm und Stellenbeschreibungen
  • Zuständigkeiten und Beauftragte
  • Anweisungen für wichtige Personen
  • Mittel- und langfristige Unternehmensstrategie
  • Unternehmensphilosophie und Werte
     

Private Unterlagen, z.B.

  • Vermögensaufstellung
  • Aufbewahrungsorte von Wertgegenständen
  • Wertangaben zu Sammelgegenständen
  • Ansprechpartner für die Verwertung solcher Gegenstände
  • Mündliche Vereinbarungen
 

Geschäftspartnerlisten

Hier findet der Vertreter Kontaktinformationen von Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern und -freunden, Informationen zu betrieblichen Netzwerken, Institutionen und sonstigen Personen (z.B. Business Angels). Es sollte jeweils vermerkt werden, in welcher Beziehung der Kontakt zum Unternehmen steht und welchen Nutzen der Kontakt hat oder idealerweise haben soll.
 
zuletzt aktualisiert am 28.04.2014
 
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