Repräsentationskosten: Schmaler Grat zwischen privat und betrieblich

zuletzt aktualisiert am 13. Juni 2019 | Lesedauer ca. 3 Minuten

von Melanie Erhard


Grundsätzlich sind Repräsentationskosten nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn sie durch die wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung des Steuerpflichtigen veranlasst und somit der privaten Lebensführung des Steuerpflichtigen zuzuordnen sind. Dass Repräsentationskosten dabei auch der Förderung der Tätigkeit des Steuerpflichtigen dienen können, ist irrelevant.

 

Zu den Kosten der privaten Lebensführung gehören insbesondere Aufwendungen für Wohnung, Ernährung, allgemeine Schulausbildung, persönliche Bedürfnisse des täglichen Lebens, Kindererziehung und für (manchmal kostspielige) Hobbys. Hier zeigt sich das Problem, denn die Anschaffung eines Rennwagens oder teurer Antiquitäten im Betriebsvermögen deutet auf eine private Veranlassung hin und stellt damit einen steuerlichen Grenzfall dar.
 

Bei gewissen Repräsentationsaufwendungen wird gesetzlich eine ausschließlich private Veranlassung vermutet. Das gilt für Aufwendungen des Steuerpflichtigen für
  • Gästehäuser, die sich außerhalb des Ortes des Betriebs des Steuerpflichtigen befinden und
  • Aufwendungen für Jagd, Fischerei, Segel- und Motoryachten oder für ähnliche Zwecke sowie die damit zusammenhängenden Bewirtungen.

 

Daneben sind Repräsentationsaufwendungen als grundsätzlich betrieblich veranlasst anerkannt. Hierzu zählen bspw. Kosten für Kundenpflege, Eventveranstaltungen, Aufwendungen für Dekoration etc. – sofern sie betrieblich veranlasst sind.

 

  

Gemischte Repräsentationsaufwendungen

Sind Aufwendungen teils betrieblich und teils privat veranlasst, sind sie aufzuteilen, soweit nicht gesetzlich etwas anderes geregelt ist. Eine Aufteilung wird anerkannt, wenn die betriebliche Veranlassung im Einzelnen dargelegt und nachgewiesen werden kann. Es muss ein plausibler Aufteilungsmaßstab vorhanden sein. Soweit Aufwendungen nicht einzeln zugeordnet werden können, darf der jeweilige Veranlassungs­anteil nach Zeit-, Mengen- oder Flächenanteilen sowie nach Köpfen ermittelt werden.
 
Dabei schließt eine unbedeutende private Mitveranlassung (weniger als 10 Prozent) den vollständigen Abzug der Aufwendungen als Betriebsausgaben nicht aus. Umgekehrt führt eine untergeordnete betriebliche Mitveranlassung privater Kosten (weniger als 10 Prozent) nicht zum Betriebsausgabenabzug.
 

Beispiele für gemischte Repräsentationsaufwendungen

  • 10-tägige Geschäftsreise, an die eine Woche Urlaub angehängt wird
  • 90 Weinflaschen als Weihnachtsgeschenke, von denen 20 für den privaten Gebrauch angeschafft wurden
  • private Mitbenutzung betrieblich angemieteter Räume
  • Firmenjubiläum, an dem 30 Kunden und 10 private Gäste teilnehmen

 

Der betrieblich veranlasste Teil der Aufwendungen ist als steuermindernde Betriebsausgabe zu erfassen, soweit die Kosten angemessen hoch sind und die Aufzeichnungspflichten erfüllt werden.

  

Angemessenheitsprüfung

Der Gesetzgeber sieht die Prüfung der Angemessenheit von Betriebsausgaben nicht in jedem Fall vor. Betroffen sind lediglich solche Kosten, die ohne betriebliche Veranlassung Kosten der Lebensführung des Steuerpflichtigen wären und nicht schon durch andere Regelungen (z.B. weil sie im Zusammenhang mit einer Segelyacht stehen) vom Abzug ausgeschlossen sind.
 
Ist der Abzug von Repräsentationsaufwendungen grundsätzlich gegeben (da eine zumindest teilweise betriebliche Veranlassung vorliegt), ist zu prüfen, ob die Aufwendungen der Höhe nach angemessen sind. Unangemessenheit wird unterstellt, wenn ein objektiver Grund für die Höhe der Aufwendungen (z.B. längere Haltbarkeit) im Rahmen einer Kosten-Nutzen-Analyse eines ordentlichen und gewissenhaften Unternehmers nicht erkennbar ist und ein Mehraufwand dieser Art üblicherweise in den privaten Bereich fällt.
 
Entscheidend ist die allgemeine Verkehrsauffassung. Sie richtet sich nicht nur nach der Auffassung beteiligter Wirtschaftskreise, sondern nach der Anschauung breitester, unvoreingenommener und urteilsfähiger Bevölkerungskreise (oder: des „Durchschnittsbürgers”), deren Wertegefüge als bekannt unterstellt werden darf.
 

Betrachtet werden die Umstände des Einzelfalls, wonach
  • die Größe des Unternehmens, die Höhe des Umsatzes und des Gewinns;
  • die Bedeutung des Repräsentationsaufwandes für den Geschäftserfolg;
  • die Üblichkeit und Erforderlichkeit der Aufwendungen im betrieblichen Bereich und
  • der Grad der Berührung der privaten Lebenssphäre des Steuerpflichtigen


als Entscheidungsparameter dienen.
 
Wird die Unangemessenheit einzelner (grundsätzlich abzugsfähiger) Betriebsausgaben festgestellt, sind die Kosten in einen angemessenen und in einen unangemessenen Teil aufzuteilen. Nur der angemessene Teil der Aufwendungen wird zum Betriebsausgabenabzug zugelassen; bei den unangemessenen Kosten handelt es sich um nicht abzugsfähige Betriebsausgaben.
 
Bspw. gehört ein unangemessen teurer antiker Büroschrank insgesamt zum Betriebsvermögen; die auf den unangemessenen Teil der Anschaffungskosten entfallende Abschreibung stellt eine nicht abziehbare Betriebsausgabe dar.

  

Aufzeichnungspflichten

Soweit der Unternehmer folgende Betriebsausgaben tätigt, muss er sie einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzeichnen:
  • Geschenke,
  • Bewirtungen,
  • Gästehäuser,
  • Jagd,
  • Fischerei,
  • häusliches Arbeitszimmer.

 

Nur, wenn die Aufzeichnungspflichten beachtet werden, können diese Aufwendungen, soweit sie nicht ohnehin vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen sind, gewinnmindernd berücksichtigt werden. Der Verstoß gegen die (ertrag-)steuerlichen Aufzeichnungspflichten führt nicht zur Versagung des Vorsteuerabzugs auf betrieblich veranlasste und steuerlich angemessene Aufwendungen.   
 

Exkurs: Handelsrecht

Repräsentationskosten, die der privaten Lebensführung des Steuerpflichtigen zuzuordnen sind, sind auch in der Handelsbilanz nicht als Betriebsausgaben abziehbar.
 
Für steuerliche Zwecke unangemessen hohe Repräsentationskosten stellen dagegen in voller Höhe Betriebs­ausgaben dar. Bei Verstoß gegen die (steuerlichen) Aufzeichnungspflichten bleiben die Betriebs­ausgaben in der Handelsbilanz weiterhin abzugsfähig.

   

 Kontakt

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Silvia Schmidt-Leupold

Steuerberaterin

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