Urlaubs- und Weihnachtsgeld steuerbegünstigt auszahlen

zuletzt aktualisiert am 13. Juni 2019 | Lesedauer ca. 3 Minuten

von Melanie Erhard

Vom Urlaubs- oder Weihnachtsgeld bleibt netto oft nur wenig übrig, was nicht unbedingt zur Motivation des Mitarbeiters beiträgt. Unter engen Voraussetzungen darf die Sonderzahlung als steuerbegünstigter – und sozialversicherungsfreier – Fahrtkostenzuschuss ausbezahlt werden.

Hintergrund

Arbeitgeber können ihren Angestellten Zuschüsse zu den Kosten für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gewähren und nach § 40 Abs. 2 S. 2 EStG pauschal mit 15 Prozent versteuern. Trägt der Arbeitgeber die pauschale Steuer, entfällt der Lohnsteuerabzug beim Arbeitnehmer. Des Weiteren unterliegen pauschal besteuerte Fahrtkostenzuschüsse nicht der Sozialversicherungspflicht.

Die Pauschalierung mit 15 Prozent ist begrenzt auf den Betrag, den der Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte geltend machen könnte. Wurde dem Arbeitnehmer ein pauschal versteuerter Fahrtkostenzuschuss gewährt, so reduziert der Betrag seinen Werbungskostenabzug für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Bei Barzuschüssen zu den Fahrtkosten ist die Pauschalierung der Lohnsteuer nur für solche Zuschüsse möglich, die freiwillig zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Die Anrechnung des Barzuschusses auf den geschuldeten Arbeitslohn oder eine Gehaltsumwandlung wird von der Regelung nicht begünstigt.

Die Höhe des geschuldeten Arbeitslohns ergibt sich insb. aus dem Arbeitsvertrag. Weitere Regelungen enthalten oft Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen. Daneben können Lohnansprüche auch aufgrund „betrieblicher Übung" entstehen. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts muss bei dem „Klassiker” der „betrieblichen Übung” – den Gratifikationen (z.B. Urlaubsgeld/Weihnachtsgeld) – mindestens drei Jahre in Folge eine vorbehaltlose Auszahlung erfolgt sein, so dass hieraus ein Bindungswille für die Zukunft entsteht (BAG-Urteil vom 28. Mai 2008, Az.: 10 AZR 274/07).

Die Bezeichnung von Gratifikationen ausschließlich im Arbeitsvertrag als freiwillige Leistung verhindert eine betriebliche Übung regelmäßig nicht. Stattdessen hat jede einzelne Zahlung einer Gratifikation unter Verwendung und Hinweis auf den Freiwilligkeitsvorbehalt zu erfolgen.

Steuerfreier Fahrtkostenzuschuss statt steuerpflichtige Sonderzahlung

Wird also Urlaubs- oder auch Weihnachtsgeld seit Jahren unregelmäßig und unter dem Vorbehalt der Freiwilligkeit bezahlt, dann darf es mit abgabenbegünstigten Barzuschüssen verrechnet werden. Es ist dabei auch unschädlich, wenn die freiwillige Sonderzahlung nur für einige Arbeitnehmer als Fahrtkostenzuschuss pauschal besteuert wird (BFH-Urteil vom 1. Oktober 2009 Az.: VI R 41/07).

Der den maximal möglichen Fahrtkostenzuschuss übersteigende Betrag kann mit der Bezeichnung „Urlaubsgeld” oder „Weihnachtsgeld” wie regulärer Arbeitslohn mit Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben belegt werden.

Beispiel

Urlaubsgeld (freiwillige Sonderzahlung ohne Rechtsanspruch): 990 Euro

Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: 15 km. Der maximale Fahrtkostenzuschuss beträgt für den Mitarbeiter 220 Tage x 15 km x 0,30 Euro/km = 990 Euro. Der Arbeitnehmer hat keine weiteren Werbungskosten.

Hinweis

Durch die Möglichkeit der Umwandlung einer freiwilligen Sonderzahlung (z.B. freiwilligem Urlaubs- oder Weihnachtsgeld) in steuerbegünstigte Fahrtkostenzuschüsse ergeben sich Gestaltungsmöglichkeiten, von denen jeder der Teilnehmer profitiert. Denn entscheidend ist, was netto beim Arbeitnehmer ankommt und was der Arbeitgeber dafür aufwenden musste.

Um die Freiwilligkeit einer Sonderzahlung – ohne künftigen Rechtsanspruch des Arbeitnehmers auf die jeweilige Gratifikation aufgrund betrieblicher Übung – zu gewährleisten, empfehlen wir die Zahlung der Gratifikation unbedingt mit einem Freiwilligkeitsvorbehalt zu kombinieren. Anlässlich der sich ständig ändernden höchstrichterlichen Rechtsprechung zu den Wirksamkeitsvoraussetzungen des Freiwilligkeitsvorbehalt sollte eine auf den Einzelfall „maßgeschneiderte” Formulierung verwendet werden.