Wie werde ich das Papier los? Digitales Kreditoren-Management auf dem Vormarsch

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zuletzt aktualisiert am 18. Oktober 2017

Der zweifelsohne kostspieligste Prozess im Rechnungswesen ist wohl das Kreditoren-Management. Rechnungen unterschiedlichster Formate von EDI über PDF und natürlich immer noch zum Großteil das Papier müssen verarbeitet werden.
 


Die Rechnungen durchlaufen anschließend unterschiedlichste Freigabeprozesse, liegen auf Schreibtischen, in Schubladen und Unterschriftsmappen und kommen irgendwann irgendwie zur Zahlung.
 
Doch die Technik macht auch hier nicht halt. Digitalisierung von Papierrechnungen, Zuführen der Daten in einen Workflow zur Freigabe und Zahlung, automatischer Abgleich mit Bestelldaten und weitere Funktionen sind heute zum Teil bereits in die Buchhaltungssysteme eingebaut oder werden von externen Dienstleistern angeboten.
 
Die Schritte sind dabei immer die gleichen:
Ideal ist diese Technik auch für BPO-Projekte, da Sie eine maximale Arbeitsteilung zulässt: der Buch­haltungs­dienst­leister scannt Belege, der Unternehmer prüft die Rechnungen sachlich, der Dienstleister kontiert auf Konten und Kostenstellen, die Treasury Abteilung gibt die Zahlung frei und der Dienstleister lädt die Zahlungs­datei bei der Bank hoch. Durchgängig, nahtlos und komplett dokumentiert erfreut dieser Workflow nicht nur die interne Revision sondern auch den Wirtschaftsprüfer. Dass die Belege dann revisionssicher und am besten in Deutschland digital archiviert werden, versteht sich von selbst.
 
Im Idealfall bildet die Software alle einzelnen Schritte flexibel ab. Anpassungen sollten in der Reihenfolge (Kontierung, sachliche Prüfung, Zahlung) als auch in der Anzahl der Schritte (1. Empfang, 2. Sachliche Prüfung, 3. Kontierung, 4. Zahlung) möglich sein.
 
Natürlich entstehen Kosten für die Software, u.U. für OCR Lösungen. Allerdings bieten die meisten Dienstleiter volumenabhängige Preismodelle – also z.B. pro Beleg – an. Damit geht das Unternehmen kein Risiko ein und das System kann bequem mitwachsen.
 
Im Rahmen unserer BPO-Dienstleistungen setzen wir unsere „Rödl Invoice” Lösung ein. Gerade international tätige Mandanten schätzen den Echtzeit-Zugriff auf alle Kreditorenrechnungen ihrer ausländischen Tochtergesellschaften.

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Ulrich Schäfer

Wirtschaftsprüfer, Steuerberater

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