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Transparenz und Flexibilität – BPO-Lösungen auch für Family Offices

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Finanzinvestoren, Venture-Capital-Gesellschaften und Private Equity Fonds haben bei der Beteiligung an Unternehmen bezogen auf dessen Rechnungswesen konkrete Ziele: Transparenz in den Zahlen und die Einführung möglichst schlanker, effizienter Prozesse. Dabei bedienen sie sich häufig externer Partner. Bei der Ausweitung des Portfolios auf Unternehmensbeteiligungen stellt sich diese Frage auch für Family Offices: Wie steuere ich meine Beteiligungen?

 
Prozesse analysieren, Vergleichbarkeit schaffen

Gewachsene Strukturen und Abläufe im Rechnungswesen haben oft einen entscheidenden Vorteil: Sie funktionieren. Ob sie optimal, schlank und effizient arbeiten, wird oft überhaupt nicht hinterfragt. Im besten Fall erst dann, wenn sich massive Defizite auftun, z.B. im Rahmen einer Steuerprüfung oder der Jahresabschlussprüfung. Als Investor habe ich aber ganz klare Vorstellungen bezgl. der Kostenstrukturen. Ich habe auch die Chance zu hinterfragen, warum bei einer Beteiligung der Verwaltungsanteil höher ist als bei einer anderen. Hier liegt auch der Hebel zur Amortisation meiner Anschaffungskosten der Beteiligung. Hinzu kommt selbstverständlich auch das Minimieren von Risiken. Oft werden Beteiligungen leider erst nach deren Anschaffung intensiv geprüft und konsolidiert. Dabei treten häufig erste prozessuale Schwächen und Defizite zu Tage. Diese Themen tauchen auch dann auf, wenn ein vormals eigenständiges Unternehmen in eine Beteiligungsgesellschaft integriert werden soll.
 

Gerade für das langfristige Engagement ideal

Bei Family Offices steht oft nicht der kurzfristige, gewinnbringende Exit aus einer Beteiligung im Vordergrund, sondern das langfristige Engagement. Im Idealfall können Synergien zwischen einzelnen Beteiligungen genutzt werden. Bei der Einführung einheitlicher Werkzeuge zur Steuerung des Investments geht es also nicht darum, kurzfristig für einen Ausstieg die Kosten nach unten zu drücken, um „gut dazustehen”, sondern einen nachhaltigen Geschäftsprozess zu schaffen und ggf. Synergien zu nutzen. Zu einem ersten Schritt gehört also auch die vorbehaltslose Analyse der Prozesse des Rechnungswesens und im Idealfall die Übertragung bekannter Tools und Abläufe auf das neue Investment.
 

Auslagerung des Rechnungswesens ein erprobtes Instrument

Mit einem externen Partner kann bei neuen Investitionen die Einführung von solchen Strukturen oft schneller und ressourcenschonender erfolgen. Es werden keine internen Managementressourcen gebunden, bekannte Abläufe können effizient umgesetzt werden.
 
Die sog. „make or buy” Entscheidung, also die Frage, ob man einen Geschäftsprozess einkauft oder durch eigenes Personal abbildet, hängt dabei nicht nur von den Kosten alleine ab. Oftmals stehen die notwendigen Spezialisten auf dem Markt überhaupt nicht zur Verfügung oder sind in bestimmten Regionen nur schwer zu finden. Wenn dann noch Spezialkenntnisse wie internationale Rechnungslegung, Konzernkonsolidierung oder Verrechnungspreise hinzukommen, wird der Rückgriff auf externe BPO-Anbieter oft unausweichlich.  
 
zuletzt aktualisiert am 12.08.2015

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Ulrich Schäfer

Wirtschaftsprüfer, Steuerberater

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