Betreiberverantwortung im Gebäudebetrieb sicher und effizient wahrnehmen

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Gefahren und Schäden zu vermeiden, ist das Ziel all derjenigen, die Verantwortung für Menschen oder Sachwerte tragen. Der Gesetzgeber unterstützt dieses Ziel, indem er in einer Vielzahl von Gesetzen und nachgelagerten Regelwerken konkretisiert, was aus seiner Sicht dafür erforderlich ist. Für die Bewirtschaftung von Immobilien wird dieses Prinzip in der Branche unter dem Stichwort „Betreiberverantwortung” zusammengefasst. Die Anforderungen des Gesetzgebers zur sorgfältigen Wahrnehmung der Betreiberverantwortung treffen alle Eigentümer und Betreiber von Gebäuden und gebäudetechnischen Einrichtungen sowie die eingeschalteten Dienstleister. Die Betroffenen stehen dabei einer Vielzahl von sich regelmäßig verändernden rechtlichen Anforderungen der EU, des Bundes und der Länder, einem darauf aufbauenden System von Unfallverhütungsvorschriften, einem nicht minder umfangreichem technischen Regelwerk (DIN-Normen, VDE-Bestimmungen, VDI-Richtlinien, etc.) und einer in den vergangenen Jahren verschärften und sehr differenzierten Rechtsprechung gegenüber. Die Aufgabe, die darin festgelegten Anforderungen zu kennen und zu erfüllen, ist alles andere als trivial und wird regelmäßig durch begrenzte finanzielle und personelle Ressourcen zusätzlich erschwert.
 

Problembewusstsein schärfen, Analysieren und Umsetzen

Seit Inkrafttreten der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) vor über 10 Jahren und der daran anschließenden Veröffentlichung der GEFMA-Richtlinie 190 „Betreiberverantwortung im Facility Management” im Jahr 2004 werden die Aufgaben beim Betrieb von Gebäuden und gebäudetechnischen Anlagen von den Verantwortlichen deutlicher wahrgenommen und die sich daraus ergebenden Anforderungen auch besser verstanden. Insgesamt ist branchenübergreifend eine deutliche Sensibilisierung für diese Fragen festzustellen. In zahlreichen Organisationsstrukturen finden sich mittlerweile Funktions- und Stellenbeschreibungen, die die Umsetzung der Betreiberverantwortung zum Ziel haben. Auch in Service- und Wartungsverträgen sind Klauseln zur Sicherstellung der Anforderungen der allgemein anerkannten Regeln der Technik, etc. inzwischen Standard. Kurzum, die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung sollte auf der Agenda aller Führungskräfte einen festen Platz einnehmen.
 
Dabei ist vielen Unternehmen gemeinsam, dass sie zwar bei Bau und Errichtung ihrer Gebäude hohen Wert auf eine sachgerechte Ausführung legen, sobald allerdings der Betrieb aufgenommen wird, die Aufmerksamkeit bezüglich der gestellten Anforderungen etwas nachlässt. Dann konzentriert man sich auf das Kerngeschäft, was nachvollziehbar ist, aber eben auch gewisse Risiken birgt. Es ist zwar erkennbar, dass das Problembewusstsein für die Aufgaben zur Wahrnehmung der Betreiberverantwortung zunimmt, die notwendigen Konsequenzen hieraus werden aber noch zu selten ergriffen. Das ist unverständlich, weil es sich dabei um eine lösbare Aufgabe mit hohem Nutzen handelt. Der Hinderungsgrund dafür, dieses Thema dennoch nicht anzugehen, scheint vielfach die fehlende Kenntnis über die gesetzlichen Anforderungen in Art und Umfang zu sein. Diese ist aber gerade die zwingende Voraussetzung, um die Gesamtheit der Betreiberpflichten anschließend in der betrieblichen Organisation abzubilden bzw. die Aufgaben und Pflichten in Verträgen rechtswirksam auf externe Dienstleister zu übertragen.
 

Mit System – die rechtssichere Umsetzung ist machbar

Die Wahrnehmung einer angemessenen Aufsicht ist eine Pflicht jedes Arbeit- oder Auftraggebers, die grundsätzlich nicht delegiert werden kann. Der Gesetzgeber hat in § 130 OWiG (Ordnungswidrigkeitengesetz) mit einem möglichen Bußgeld von bis zu 1 Mio. Euro sehr deutlich gemacht, dass er der Aufsicht eine hohe Bedeutung beimisst.
 
Das A und O im Umgang mit der rechtssicheren Umsetzung der Betreiberverantwortung ist nach einer sorgfältigen Analyse der individuellen Situation die sachgerechte Umsetzung der Aufgabenverteilung in den abgeschlossenen Service- und Wartungsverträgen sowie in der internen Organisation.
 
Nach einer entsprechenden Analyse und bei Bedarf ergänzten Delegation dieser Aufgaben, steht die Frage nach Art und Umfang der Überwachung und Kontrolle von Mitarbeitern oder Dienstleistern im Mittelpunkt der meisten Verantwortlichen. Mit einem strukturierten Vorgehen im Sinne des etablierten PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) ist diese sehr effizient und sogar zertifiziert möglich.
 
Mit einem systematischen Vorgehen bei der Wahrnehmung der Aufsichtspflicht, durch Arbeit- und Auftraggeber entwickelt, die die 3 Einzelschritte „Aufsicht im Regelfall”, „Aufsicht im Zweifelsfall” und „Stichprobenkontrollen” unterscheidet, wird die Erfüllung der gesetzlichen Forderungen gut lösbar.
 
Dabei kommt für die „Aufsicht im Regelfall” dem Reporting eine zentrale Rolle zu, da der Dienstleister mit einem aussagekräftigen Berichtswesen erheblich zur Erleichterung beitragen kann. Dabei kann das Reporting u.a. durch eine geeignete Software, aber auch mit einer eigens dafür eingeführten Konformitätserklärung der eingesetzten Dienstleister unterstützt werden.
 

Fazit

Alle Nutzer und Betreiber von Immobilien sollten eine Antwort auf die Frage, wie sie ihrer Betreiberverantwortung gerecht werden, parat haben. Dabei ist zunächst erforderlich Transparenz zu schaffen, was zu tun ist und dann die notwendigen Umsetzungs-, Steuerungs- und Kontrollmechanismen zu etablieren. Eine systematische Vorgehensweise nach dem PDCA-Zyklus unterstützt dabei eine effiziente und rechtssichere Bearbeitung.
 
zuletzt aktualisiert am 02.11.2016

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