Vertragsgestaltung beim Outsourcing von Facility Management

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Outsourcing – ja oder nein?

Bis auf wenige Bereiche können alle Facility Management (FM) Leistungen eines Unternehmens fremd vergeben werden, bei denen die Vorhaltung von eigenem Personal nicht sinnvoll ist. Wesentliche Ziele von Outsourcing sind auch in diesem Bereich die wirtschaftliche Optimierung bzw. die Sicherstellung von spezialisiertem Know-how.
 
Nicht nur in der freien Wirtschaft, sondern auch bei der öffentlichen Hand wird angesichts begrenzter Mittel bei gleichzeitig steigenden Ausgaben und steigender Sensibilität für das Thema Betreiberverantwortung die Frage von Outsourcing immer intensiver diskutiert.
 

Vor- und Nachteile abwägen

Die Einzelvergabe von Teilleistungen oder die Auslagerung des (gesamten) Facility Managements bzw. der technischen Betriebsführung bietet zunächst den Vorteil, dass eigene Personalkosten entfallen und gleichzeitig Kosten und Leistungen im Wettbewerb optimiert werden können. Deshalb prägen meist nicht nur Kostengründe die Outsourcing-Entscheidung. Für das auslagernde Unternehmen bedeutet dies Chancen auf
  • die Konzentration auf das Kerngeschäft,
  • eine Verbesserung der Leistungsqualität,
  • eine optimale Risikoverteilung und Haftungsreduzierung.
 
Aber auch Nachteile können etwa durch einen Know-how-Verlust, die Bindung an einen externen Dienstleister oder ein (ungewollter) Betriebsübergang i.S.d. § 613a BGB bei der Auslagerung von FM-Leistungen entstehen.
 
Diese Konsequenzen sollten im Vorfeld einer Entscheidung intensiv diskutiert und im Einzelfall abgewogen werden. Dabei sollte sichergestellt sein, dass die Entscheider durch betriebswirtschaftliche „quick-wins” nicht mittel- bis langfristige Nachteile für das Unternehmen aus den Augen verlieren. Die rechtzeitige Einbeziehung von Kollegen des Betriebs und der Rechtsabteilung sind deshalb von enormer Bedeutung und entscheidet regelmäßig über Erfolg und Misserfolg einer Outsourcingmaßnahme im FM.
 

Vertragsgestaltung durch den Auftraggeber

Der Ausfluss eines intensiven Abstimmungsprozesses im Vorfeld ist der vom Auftraggeber vorgegebene Vertrag mit dem FM-Dienstleister. Gerade bei kleineren Immobilienbeständen im Unternehmen legen häufig die Dienstleister mit dem Angebot einen Vertragsentwurf vor. Das sollte aus Sicht der Auftraggeber unbedingt vermieden werden, weil in diesen Verträgen die Weichen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit gelegt werden. Darin überträgt der Auftraggeber regelmäßig das Betreiben, die Bestandspflege und die Bewirtschaftung einer Immobilie.
 
Häufig ist dabei die Instandhaltung der technischen Gebäudeausstattung, wie
  • Gebäudeleittechnik,
  • Aufzüge,
  • Heizung,
  • Sanitär etc.
ein Schwerpunkt des Vertragsinhalts. Daneben kommen weitere Leistungspakete, wie
  • Reinigung,
  • Außenanlagenpflege,
  • Sicherheits- und Empfangsdienste,
  • Mangelanspruchsmanagement,
  • Objekt- und Flächenmanagement sowie
  • Catering
in Betracht. Der Auftragnehmer nimmt diese Tätigkeiten i.d.R. selbstständig wahr. Soweit hinsichtlich seiner Leistung ein „Erfolg”, also ein konkretes Ergebnis, geschuldet ist, handelt es sich um ein werkvertragliches Element; soweit ein Erfolg nicht geschuldet ist, sondern die Erbringung einer Leistung als solche im Mittelpunkt steht, handelt es sich um ein dienstvertragliches Element. Die zunächst formal wirkende Unterscheidung dieser Leistungen in den FM-Verträgen, hat erhebliche Konsequenzen für die Rechte des Auftraggebers im Fall einer Schlechtleistung und sollte deshalb immer intensiv betrachtet werden.
 

Nur ein individueller Vertrag ermöglicht eine lange partnerschaftliche und konfliktfreie Beziehung zwischen den Vertragsparteien

Bei der Vertragsgestaltung ist auf die Besonderheiten der Immobilien einzugehen. So sind in einem ersten Schritt die Ziele, Besonderheiten (Produktionsimmobilie, Bürokomplex, Immobilie mit Kundenzugang bzw. öffentlich zugängliche Immobilie usw.) und die strategische Ausrichtung des Auftraggebers, dessen Bedürfnisse und ggf. Erfahrungen mit einem bereits eingesetzten FM-Dienstleister zu analysieren und als Leitlinien für die neue Ausschreibung aufzubereiten.
 
Entscheidend ist auch, ob der Auftraggeber Mieter oder Eigentümer der genutzten Immobilien ist und welche mietvertraglichen Verpflichtungen bestehen („klassisch” bis „triple-net”) Hier führen unterschiedliche Auffassungen zu Begriffen wie Instandhaltung, Instandsetzung, Wartung und Inspektion häufig zu großen Missverständnissen.
 
Häufig besteht etwa der besondere Wunsch von Auftraggebern, möglichst viel Verantwortung auf den Dienstleister bei dessen maximaler Haftung und möglichst wenig „Controllingaufwand” zu übertragen. In diesen Fällen sollte auf eine Analyse der bestehenden Pflichten sowie Umfang und Sinnhaftigkeit der Delegation besonderes Augenmerk gelegt werden.
 

Bonus-Malus & Co. in der Vertragsgestaltung

Flankiert werden Regelungen in FM-Verträgen häufig mit einem ausgeklügelten Bonus-Malus System bzw. Service-Level Agreements (SLA), Punktesystemen o.ä. Ziel ist es hierbei, regelmäßig bestimmte Qualitäten zu benennen und konkrete Rechtsfolgen bei einem Verstoß festzusetzen. Bei solchen Regelungen sollte neben der juristisch sauberen Gestaltung sorgfältig geprüft werden, in welchen Bereichen solche Qualitätssicherungs- und Steuerungsinstrumente sinnvoll eingesetzt und auch in der täglichen Arbeit möglichst problemlos überwacht und auch tatsächlich umgesetzt werden können.
 

Fazit

Der Wunsch von Auftraggebern nach einem „Rund-um-sorglos-Paket” bei der Beauftragung einer FM-Firma, ist aufgrund von praktischen Problemen, den vielschichtigen Betreiberpflichten, der sich stetig ändernden Rechtsprechung und immer wieder neuen Gesetzgebung (bspw. das neue Mindestlohngesetz – MiLoG) häufig nur schwer zu erreichen. Der Wunsch, mit möglichst geringem Aufwand FM-Leistungen zu vergeben, führt in der Praxis häufig dazu, dass ungeeignete Vertragsvorlagen oder Leistungsverzeichnisse verwendet werden. Ein zunächst ersparter Zeit- und Kostenaufwand bei der Ausschreibung führt oft zu kostspieligen Nachträgen oder minderwertiger Leistung. Vermeiden Sie das so gut es geht durch einen gut organisierten Prozess von der Auslagerungsentscheidung über die Ausschreibung bis zum Vertragsschluss.
 
zuletzt aktualisiert am 02.11.2016

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