Der Notfallkoffer des Unternehmers – Absicherung für alle Fälle

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  • Was wäre, wenn Sie Ihrem Unternehmen ganz plötzlich für längere Zeit nicht zur Verfügung stehen könnten – ganz egal, aus welchem Grund?
  • Fällt der Unternehmer aus, steht wichtiges Know-how nicht mehr zur Verfügung. Das kann dramatische Folgen für das Unternehmen haben.
Von Melanie Erhard
 
Business as usual – das geht vielleicht noch, wenn ein Mitarbeiter plötzlich nicht mehr ins Büro kommen kann. Fällt jedoch der Unternehmer für längere Zeit aus, stellt dieses Ereignis nicht nur die betroffene Familie, sondern auch das Unternehmen, dessen Mitarbeiter und deren Familien vor existentielle Probleme. 
 
Das Szenario: Der Betrieb ist führungslos, wichtige Informationen sind nicht auffindbar, Verantwortlichkeiten sind unklar, Fristen laufen unbemerkt ab – und dazu kommt die menschliche Tragödie. Ein höchst unangenehmer Gedanke für alle Beteiligten. 
 
Der „Notfall” bringt vorrangig kleine und mittelständische Unternehmen mit starker Anbindung an die Unternehmerfamilie ins Wanken – betriebsnotwendige Informationen konzentrieren sich hier oftmals auf den alleinigen Inhaber. Was nun, wenn der plötzlich ausfällt?
 
Es sollten Maßnahmen ergriffen werden, sodass der „Notfall” den Fortbestand des Unternehmens nicht unmittelbar aufs Spiel setzt. Natürlich ist es unangenehm, Vorkehrungen für den eigenen Unglücksfall zu treffen. Wer aber sein Unternehmen verantwortungsvoll führen will, kommt nicht umhin, folgende Fragen zu klären:
  • Wer kann im Notfall (zumindest temporär) die Geschäftsführung übernehmen?
  • Welche Voraussetzungen müssen dafür erfüllt werden (Vollmachten, Prokura etc.)?
  • Bei Gesellschaften: Welche Regelungen dazu muss der Gesellschaftsvertrag beinhalten?
  • Sind Lebenspartner und Kinder bei Unfall oder Krankheit versorgt?
  • Berücksichtigen Ehevertrag, Erbvertrag oder Testament die aktuelle Unternehmenssituation?
  • Testament: Wie ist die Unternehmensnachfolge geregelt? Können z.B. durch vorweggenommene Erbfolge unnötige Liquiditätsabflüsse durch Pflichtteile, (Erbschaft-)Steuerlasten etc. vermieden werden?
  • Wie wird sichergestellt, dass eine Vertrauensperson im Ernstfall Zugriff auf alle notwendigen Unterlagen und Informationen erhält?
     
Der „Notfallkoffer” des ordentlichen und gewissenhaften Kaufmanns kann ein Ordner oder ein Umschlag sein. Auch können die Unterlagen in digitaler Form (im DMS, auf Datenspeicher oder in einer gesicherten Daten-Cloud) vorgehalten werden. Es muss sichergestellt sein, dass der Koffer an einem sicheren Ort aufbewahrt wird. Hier bietet sich der Steuerberater, Rechtsanwalt oder Notar des Unternehmens an. Diese Personen benötigen genaue Anweisungen, unter welchen Umständen der Koffer zum Einsatz kommt und in welchen Fällen der Notfallkoffer wem ausgehändigt werden darf. Vertrauenspersonen (Familienmitglieder, Mitarbeiter, Berater) müssen zumindest über die Existenz des Notfallkoffers und über dessen Aufbewahrungsort informiert sein.
 
zuletzt aktualisiert am 28.04.2014
 

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