Betrugs- und Unterschlagungsprüfungen: Tatort Unternehmen

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zuletzt aktualisiert am 30. April 2020 | Lesedauer ca. 2 Minuten


Wirtschaftskriminalität und betrügerische Handlungen sind Themen, mit denen sich Unternehmen heutzutage regelmäßig konfrontiert sehen. Der Betrug am Arbeitsplatz ist nach Untersuchungen der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) dabei die größte und am weitesten verbreitete Bedrohung in Form von Wirtschaftskrimi­nalität für Unternehmen. Verstanden wird hierunter der „Angriff von Innen”, also be­trügerische Handlungen gegen ein Unternehmen durch die gesetzlichen Vertreter oder eigene Mitarbeiter.


Bei der Aufarbeitung oder zur Vorbeugung kann eine Betrugs- und Unterschlagungsprüfung notwendig sein. Das ist eine Sonderprüfung, die meist kurzfristig durchgeführt werden muss.
 
Anlässe für eine solche Prüfung können sein:

  • Es liegen konkrete Verdachtsmomente vor.
  • Es stehen Beschuldigungen oder Mutmaßungen zu einer begangenen Tat im Raum.
  • Es sollen präventive Maßnahmen zur Verhinderung einer wirtschaftskriminellen Handlung ergriffen werden.

 
Mit Hilfe einer Betrugs- und Unterschlagungsprüfung sollen das Schadensausmaß und die Auswirkungen im Unternehmen ermittelt werden, um ggf. arbeitsrechtliche Maßnahmen einzuleiten oder Schadensersatzan­sprüche geltend machen zu können. Weiter sollen Schwachstellen im Internen Kontrollsystem (IKS) aufgedeckt werden, um künftige Betrugsfälle verhindern zu können.
 

Auftrag: Identifikation

Betrügerische Handlungen sind fast immer vorbereitet und in Transaktionen integriert, die den Anschein der Ordnungsmäßigkeit erwecken. Das aufzudecken ist kein leichtes Unterfangen. Nur wer im Umgang mit dem Zahlenmaterial des Unternehmens versiert ist, kommt hier weiter. Aufgrund seiner Unabhängigkeit und hohen Integrität ist der Wirtschaftsprüfer die Idealbesetzung für eine Betrugs- und Unterschlagungsprüfung.
 
Ob als Einzelauftrag oder im Fahrwasser der Internen Revision bzw. anderer Ermittler („Shadow Audit”): Die Durchführung einer schnellen und geräuschlosen Betrugs- und Unterschlagungsprüfung verlangt ein hohes Maß an Diskretion und Fingerspitzengefühl bei der Gratwanderung zwischen Vorwarnung eines Verdächtigen und Beunruhigung unbescholtener Mitarbeiter.
 
Was den Umfang einer solchen Untersuchung angeht, gibt es keine formalen Mindestanforderungen. Betrugs- und Unterschlagungsprüfung beinhalten typischerweise u.a. elektronische Datenanalysen, systematische Analysen von Kennzahlen und Berichten, gezielte Einzelfallprüfungen bei verdachtsgründenden Buchungen, aber insbesondere auch Interviews.


Die Durchführung von strukturierten Interviews mit potenziellen Zeugen, Mitwissern und Verdächtigten bedarf besonderer Techniken, die aus den Bereichen der Psychologie oder Kriminologie stammen können.
 

Prüfungsergebnisse und Handlungsempfehlungen

Das Ergebnis der Prüfung kann entweder als Einzelbericht oder eingebettet in eine Matrix nach Vorgabe des Auftraggebers präsentiert werden. Typische Prüfungsergebnisse sind i.d.R.:

  1. Betrug oder Unterschlagung werden erkannt und der Verdacht ist begründet! Für die Geschäftsleitung sind dann die folgenden Fragen zu beantworten: Wer ist der Täter und hat er allein agiert? Wie hoch ist der Schaden? Was sind die Gründe für die Tat? Warum wurde der Vorfall nicht früher erkannt? Was kann man jetzt tun (Schadensbegrenzung)?
  2. Betrug oder Unterschlagung können nicht festgestellt werden und Verdachtsmomente, die Anlass zur Prüfung gaben, werden entkräftet! Dann ist zumindest zu klären, ob ein eventuell bestehendes Hinweisgebersystem (Whistleblowing) überarbeitet werden muss, um z.B. das Risiko falscher Anschuldigungen zu reduzieren.
  3. Eine Unterschlagung wird nicht festgestellt oder es gibt Hinweise, die sich weder beweisen noch entkräften lassen, aber es werden Schwächen im Internen Kontrollsystem festgestellt! Hier müssen künftige Unterschlagungsmöglichkeiten aufgedeckt und beseitigt werden – ein Prozess, der von der Einführung ethischer Kodizes bis zu detaillierten arbeitsorganisatorischen Regelungen reichen kann.

 
Egal wie das Ergebnis einer Betrugs- und Unterschlagungsprüfung ausfällt: Es bringt mehr Sicherheit und stellt verloren gegangenes Vertrauen wieder her.
 

Fokus Mittelstand

Mittelständische Unternehmen sind sehr anfällig für Betrug und Unterschlagung, weil durchgängige und funktionierende interne Kontrollen meist nicht etabliert sind. Zudem ist sehr häufig keine Interne Revision eingerichtet, die Schwachstellen im IKS identifizieren könnte.


Die Geschäftsführungen sind deshalb in zunehmendem Maße gefordert, eine aktive Rolle bei der Prävention und der Aufdeckung von unternehmens­schädigenden Handlungen einzunehmen.


Der gesteuerte Umgang mit Betrug und Unterschlagung muss fester Bestandteil des Risikomanagements sein.

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