Information Governance: Effizienz und Transparenz durch Datenqualität

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​Das Daten- und Informationsmanagement – kurz Data und Information Governance – erhält mit aktuellen und strategisch relevanten Themen wie Big Data, Process Mining aber auch der EU Datenschutz­grund­ver­ordnung eine wachsende Bedeutung für die Wertschöpfung des Unternehmens und die Einhaltung von regulatorischen Anforderungen. Grundlage für aktuelle und verlässliche Informationen ist dabei ein konsequentes Verständnis zur Information bzw. Data Governance – d.h. die Definition von Regeln und einem definierten Lebenszyklus für die im Unternehmen verwendeten Informationen sowohl in Papier- als auch in elektronischer Form (Daten).


Inkonsistenzen, Fehlentscheidungen und hohe Prozesslaufzeiten durch mangelnde Datenqualität

Gewachsene Strukturen, heterogene Systemlandschaften, ständige Veränderungen des Unternehmensumfelds durch neue Geschäftspartner, neue Geschäftsfelder oder auch Unternehmenszukäufe wirken sich direkt auf das Datenmodell des Unternehmens aus und führen ohne Information Governance zu Dateninkonsistenzen, Fehlentscheidungen und hohen Such- und Prozessdurchlaufzeiten.


Information Governance stellt die nachhaltige Organisation und Steuerung von Informationen im Unternehmen sicher. Erst mit einer zuverlässigen Governance lassen sich die Unternehmensdaten operativ nutzbar machen und Wettbewerbsvorteile durch hohe Prozesstransparenz, verringerte Prozesskosten und schnelle Entscheidungen auf Basis verlässlicher Informationen generieren.


Was ist Information Governance und was ist Data Governance?

Information Governance verstehen wir als Überbegriff, der sowohl Papierdokumente und Daten betrachtet als auch Teilbereiche wie die Data Governance und Master Data Governance umfasst. Information Governance geht dabei über das traditionelle Records Management und die Archivierung von Daten und Dokumenten hinaus. Es umfasst nach unserem Verständnis auch Themen wie die Vertraulichkeit der Informationen, die Bewertung deren Bedeutung für die Wertschöpfung des Unternehmens, die Bereitstellung zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort, das Sicherstellen von Aktualität und Verlässlichkeit, den angemessenen Schutz (Informationssicherheit) sowie die Definition der Aufbewahrung und Löschung.


Welche Vorteile ergeben sich aus Information Governance?

Folgende Vorteile ergeben sich für Ihr Unternehmen aus der Einführung von Information Governance:

  • Verlässliche und aktuelle Informationen sind für unterschiedliche Zwecke für verschiedene Adressaten verfügbar.
  • Der Aufwand für die Beschaffung, Qualitätssicherung/Validierung von Informationen im Unternehmen verringert sich wesentlich und ist auch ohne Expertenhilfe möglich.
  • Entscheidungsprozesse der Unternehmensführung stehen auf einer soliden Informationsbasis.
  • Der Aufwand für die Suche und Aufbewahrung/Speicherung von Informationen verringert sich durch definierte Lebenszyklen.
  • Die Einhaltung von stetig steigenden Anforderungen durch gesetzliche Vorgaben und behördliche Richtlinien wie z.B. zum Datenschutz wird sichergestellt.


Erstellung und Einführung eines Information Governance Modells

Wir unterstützen Sie gerne bei der Erarbeitung Ihres Information Governance Modells oder beraten Sie zur Optimierung. Das umfasst folgende Themenbereiche, die wir auf Ihre Situation und Ihren konkreten Bedarf zuschneiden:

  • Aufnahme, Bewertung und Klassifizierung (Informationsklassen) der im Unternehmen genutzten Informationen,
  • Definition eines Unternehmens-Datenmodells (Logisches Datenmodell) auf Basis der genutzten Unternehmensdaten,
  • GAP-Analyse auf Basis der definierten internen und externen Anforderungen zur Informationen Governance unter Berücksichtigung von aktuellen relevanten Gesetzen und Verordnungen (Information Compliance),
    • Entwicklung eines Information Governance Modells:
      • Definition des Soll-Zustands,            
      • Formulierung von Richtlinien und Verfahren (Entstehung/Erhebung, Verwendung, Aufbewahrung und Löschung, Definition der Zuständigkeiten),
      • Definition der Ablauf- und Aufbauorganisation, der relevanten Systemlandschaft und Schnittstellen,
      • Definition eines nachhaltigen Prozesses zur Abbildung von Veränderungen;
  • Erstellung eines Umsetzungskonzepts und Unterstützung bei der Einführung des Information Governance Modells z.B. durch zielgruppengerechte Schulungen, Post-Implementation-Reviews (PIR) und nachgelagerte Optimierung,
  • Ableitung eines Aufbewahrungs- und Löschkonzepts auf Basis des definierten Lebenszyklus von Informationsklassen,
  • Beratung bei der Anforderungsdefinition und Lösungsauswahl zur Unterstützung von Verfahren zur zentralen Verwaltung Ihrer Informationsklassen, Systeme, Verfahren, Risiken, Datenmodelle, Zuständigkeiten etc.,
  • Datenanalysen und Datenbereinigung zur Verbesserung der Datenqualität im Unternehmen z.B. Datenvalidierung, Dubletten in Stammdaten, Inkonsistenzen in strukturierten und unstrukturierten Daten sowie
  • die Unterstützung der Einführung des Information Governance Modells.

Als Berater und Prüfer des Mittelstands liegt unser Fokus darauf pragmatische, umsetzbare Lösungsvorschläge und Maßnahmen zu erarbeiten, die für Ihre Unternehmensgröße und Situation passgenau sind. Zudem darauf Risiken zu vermeiden und die Wertschöpfung in Ihrem Unternehmen möglichst nicht zu beeinflussen, sondern nachhaltig zu verbessern.

Kontakt

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Armin Wilting

Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Leiter IT-Prüfung

Partner

+49 221 9499 091 65

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Hannes Hahn

CISA - CSP - DSB, IT-Auditor IDW

Partner, Rödl IT Secure GmbH

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