Prüfung von Archivsystemen

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​Immer mehr Unternehmen führen Archivsysteme ein und verschlanken dadurch Prozesse bzw. steuern und dokumentieren Kontrollprozesse über die IT. Grund dafür sind bspw. die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD), die Verpflichtung, digital empfangene Rechnungen auch digital zu archivieren sowie der Trend zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse.  Die Archivsysteme müssen aber die handels- und steuerrechtlichen Anforderungen erfüllen, damit es später keine bösen Überraschungen gibt.
 
§ 257 HGB für handelsrechtliche Zwecke und § 147 AO für steuerrechtliche Belange definieren die Vorgaben, die Archivsysteme erfüllen müssen. Diese werden durch den Rechnungslegungsstandard  IDW RS FAIT 3 des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) im handelsrechtlichen Bereich und durch die GoBD für den steuerrechtlichen Bereich konkretisiert.
 
Daneben enthält auch das Umsatzsteuergesetz UStG) in §§ 14 ff. bzw. 14 b Regelungen zur Aufbewahrung von Rechnungen.
 
Im BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012 (IV D 2 – S 7287-a/09/10004:003) wurden die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung – konkretisiert. Damit wurde die Nutzung digitaler Rechnungen im Vergleich zur bis dahin geltenden Rechtslage deutlich erleichtert.  

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Jürgen Schwestka

Diplom-Kaufmann, CISA, Zertifizierter IT-Security-Auditor, IT-Auditor IDW

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