Nachhaltiges Lizenzmanagement sowie Prüfung der Über- und Unterlizenzierung

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​Im Einkauf liegt der Gewinn

Häufig belaufen sich Lizenzen und damit verbundene Wartungsverträge für die eingesetzte Software auf bis zu ein Drittel des Budgets von IT-Abteilungen. Damit sind sie ein wesentlicher Kostenfaktor. Gerade beim Einsatz von Software und Hardware der großen Anbieter wie SAP, IBM, Oracle, VMWare oder Microsoft kann es sich schnell um Millionenbeträge handeln. Oft fehlt jedoch der Überblick, welche Lizenzen gerade genutzt, in Zukunft benötigt oder auch gekündigt werden können.

 
Ein wirksames Management von Softwarelizenzen – auch Software-Asset-Management (SAM) genannt – erfordert die Integration von Prozessen zur Beschaffung, Verwendung und Freigabe dieser sowie Informationen der Unternehmensorganisation, IT-Planung und der zugrunde liegenden Verträge, um kontinuierlich deren Nutzung zu überwachen und finanzielle Nachteile und Risiken aus einer Über- und Unterlizenzierung zu vermeiden.

 
Darüber hinaus können taktische oder methodische Fehler in der Zusammenarbeit mit den Software-Anbietern im Falle einer Lizenzprüfung oder auch nur das falschen Ausfüllen einer Checkliste zu Nachzahlungen in wesentlicher Höhe führen. Die folgende Liste üblicher Fehler gibt einen Überblick:

  • Fehler in der Beantwortung von Fragebögen/Checklisten können zu Nachzahlungen in Millionenhöhe führen
  • Fehlinterpretation von Lizenzbestimmungen z.B. Zuweisung der Bundles
  • Keine Berücksichtigung der Historie der Lizenzbestimmungen (Versionierung, Änderungen der Metrik, Bundling und Unbundling)
  • Inkonsistenz der Versionierung – alle Versionen müssen aktualisiert werden, wenn eine neue Version genutzt wird
  • Kein Ausnützen von Lizenzierungsspielräumen – im Konzern dürfen Lizenzen ausgetauscht werden (gemeinsamer Lizenzbestand)
  • Nicht-Erfüllung der IBM Sub-Capacity Bestimmungen oder
  • Fehlende Installation der Systemvermessungs- und Erkennungstools (z.B. ILMT für IBM – gemäß Lizenzvertrag: Passport Advantage Agreement) mit sehr hohem Nachzahlungsrisiko

 

Das lässt sich durch eine frühzeitige Einbindung unserer Experten mit dem Wissen über die Vorgehensweisen, Prüfungsgrundlagen und Tools vermeiden.

 
Auf den Punkt gebracht: Mit einem durchgängigen, wirksamen Lizenzmanagement (Software-Assett-Management) lässt sich viel Geld und Zeit sparen.

 

Unsere interdisziplinären Leistungen im Bereich Software-Asset-Management (SAM)

Rödl & Partner verfügt sowohl über IT-Experten, die über das Prozesswissen und technische Know-how für technische Analysen verfügen als auch über Spezialisten, die juristische Fragestellungen klären, Verträge beurteilen und Verhandlungen mit den Softwareanbieter begleiten können.

 

Rödl & Partner kann Sie interdisziplinär z.B. in folgenden Themen unterstützen:
  • Schaffen von Transparenz durch Aufnahme und kritischer Begutachtung des Lizenzmanagements/SAM in Ihrem Unternehmen
  • Reduzieren von finanziellen Risiken durch Abgleich des Lizenzbestand (kaufmännische Betrachtung) mit den benötigen/verwendeten Lizenzen (technische Betrachtung)
  • Nachhaltige Reduzierung der Prozesskosten durch Definition und Einführung eines pragmatischen SAM-Prozesses auf Basis Ihres Software-Lifecycles und der ermittelten Anwendungsszenarien
  • Reduzieren der Lizenzkosten durch Ableitung von Strategien für die Nutzung und Beschaffung von Lizenzen unter Berücksichtigung der langfristigen IT-Planung und IT-Architektur
  • Technische Analyse der Lizenznutzung u.a. durch Einsetzen von spezialisierten Tools auf Basis der in den Verträgen definierten Lizenzmetriken
  • Durchführung einer Lizenzinventur für den Aufbau/die Aktualisierung des Lizenzbestands mit Informationen zur Lizenzart, Lizenzklasse, Lizenztyp und Lizenzmetrik zur Abbildung in einem SAM-System
  • Beratung und Prüfung von juristischen Sachverhalten z.B. im Rahmen von Lizenzprüfungen durch die Anbieter, Beweissicherungen oder Verhandlungen
     

Aufgrund der Komplexität des Themas Lizenzmanagement/SAM, können wir nur einen Auszug unserer Leistungen und eine beispielhafte Vorgehensweise darstellen. Sollte Ihnen ein konkretes Thema fehlen, zögern Sie bitte nicht, uns anzusprechen.

 

Projektbeispiel: Unser Vorgehen

Sowohl das Projektvorgehen als auch Inhalt und Umfang der einzelnen Phasen passen wir auf die konkrete Unternehmenssituation und Ihren Bedarf an.

 

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Kontakt

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Torsten Enk

IT-Auditor, Leiter Digital GRC

+49 30 810 795 85

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Armin Wilting

Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Leiter IT-Prüfung

Partner

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