E-Bilanz: Abwarten ist gefährlich

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​Für das laufende Wirtschaftsjahr 2013 gilt erstmals die Pflicht, Jahresabschlüsse in einer vorgegebenen Kontenstruktur (Taxonomie) und im XBRL-Datenformat elektronisch ans Finanzamt zu übermitteln. Viele Unternehmen scheuen noch den erforderlichen Umstellungsaufwand. Doch eine weitere Verzögerung bei der E-Bilanz birgt zahlreiche Risiken, warnt Monika Völkel.
 

Manchmal wird Aufwand überschätzt

Bei bisherigen Umstellungsprojekten hat die Wirtschaftsprüferin und Steuerberaterin meist positive Erfahrungen gemacht: „Oft war beim Unternehmen der Aufwand für die Anpassung des Kontenplans an die Taxonomie geringer als befürchtet.” Das gilt insbesondere für Unternehmen, deren Finanzbuchhaltung sich stark an einem  Standardkontenrahmen orientiert. Eine Kontenplanrevision konnte hier innerhalb eines Tages realisiert werden.
Weil die Pflicht zur E-Bilanz bereits die Finanzbuchhaltung des laufenden Geschäftsjahres betrifft, ist das Thema mehr als dringlich. Dennoch zögern derzeit die meisten Unternehmen bei der Umstellung.
 

Erwartete Umstellungswelle lässt knappe Ressourcen befürchten

„Das kann gefährlich werden”, befürchtet Völkel. Sie rechnet damit, dass spätestens mit Beginn 2014 die Nachfrage nach Unterstützung beim E-Bilanz-Projekt enorm zunehmen wird. Je später dieses begonnen wird, desto mehr riskiert man personelle Engpässe – in der eigenen Rechnungswesensabteilung und auch bei den dafür geeigneten Beratern. Schließlich sind von der E-Bilanz alle bilanzierungspflichtigen Unternehmen betroffen, auch wenn es für bestimmte Bereiche Übergangsregelungen gibt, etwa für die ausländischen Betriebsstätten von deutschen Unternehmen.
 

Insbesondere kleinere Unternehmen im Visier

Mit einer Verlängerung der Nichtbeanstandungsregelung ist nicht zu rechnen. Konkret heißt das: 2014 ist die Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung zwingend mit einem detaillierteren Aufbau und größeren Datenumfang elektronisch ans Finanzamt zu übermitteln. Diese zusätzlichen Informationen  bezwecken eine Datensammlung der Finanzbehörden. Dadurch können sie leichter unternehmensinterne wie auch unternehmensübergreifende Branchen- und Zeitreihenvergleiche durchführen. Die Datenbank zielt insbesondere auf die bislang nur selten und eher zufällig geprüften kleineren und mittelgroßen Unternehmen. Auffällige Firmen laufen Gefahr, eher ins Raster der Betriebsprüfung zu geraten. Unternehmen, die mit Informationen sehr geizen, müssen befürchten, dass sie systematisch ausgewählt werden, um näher durchleuchtet zu werden.
 
Viele Unternehmen haben aus der Krisenzeit hohe Verlustvorträge. Bei entsprechend scharfen Lohnsteuer- oder Umsatzsteuersonderprüfungen könnten die Außenprüfer für deutliche Mehrergebnisse sorgen. Zeigt sich das Unternehmen bei der E-Bilanz auskunftsfreudig und kooperativ, kann es beim Risikomanagement des Finanzamts positiv punkten. Die E-Bilanz ist also ernst zu nehmen und kein rein steuerdeklaratorisches Problem. Sie ist als Anlage zur Steuererklärung zu verstehen. Nach einer von Völkel empfohlenen Neutralstrategie liefert sie die von der Finanzverwaltung geforderten Daten, sodass keine Nachteile fürs Unternehmen zu befürchten sind.
 

Finanzämter legen Datensammlungen an

Genauere Informationen will das Finanzamt etwa bei den Erlösen, die jetzt nach Umsatzsteuertatbeständen dargestellt werden müssen. Das schließt nicht nur den relevanten Steuersatz mit ein. Bei den Finanzanlagen ist zu unterscheiden zwischen Anteilen an Personen- und Kapitalgesellschaften. Die Differenzierung des Mietaufwands für bewegliche und unbewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens soll der Finanzverwaltung ermöglichen, gewerbesteuerliche Konsequenzen besser zu identifizieren. Sicherlich ungern geben Unternehmen mehr Daten über die Höhe von Geschäftsführer-Gehältern preis. Und auch Angaben über die unterschiedlichen Zinsaufwendungen für Gesellschafterdarlehen – etwa von einem Gesellschafter-Geschäftsführer im Gegensatz zu dem eines Minderheitsgesellschafters  – werden manche Unternehmer eher widerwillig in der E-Bilanz darstellen wollen. „Letztlich ist es eine Entscheidung des Steuerpflichtigen, welche Daten er dem Finanzamt zur Verfügung stellt. Als Berater geben wir Empfehlungen ab, sodass er sich nicht selbst schadet.”
  

Genügt die Finanzsoftware den Anforderungen?

Zu beachten ist eine Reihe organisatorischer und technischer Herausforderungen. Völkel hat die Erfahrung gemacht, dass längst nicht jede betrieblich genutzte Finanzsoftware in der Lage ist, einen XBRL-Datensatz zu erstellen. Viele Unternehmen verlassen sich hier auf ihren Steuerberater. Auf diese Weise ist jedenfalls sichergestellt, dass zwischen der Steuererklärung und der E-Bilanz keine Differenzen entstehen. Dies würde beim Finanzamt erst Recht Fragen aufwerfen.
  
Die Umstellung auf die E-Bilanz liefert aktuell neue Argumente dafür, die bei vielen Unternehmen dominierende und an steuerlichen Ansprüchen ausgerichtete Einheitsbilanz, zu hinterfragen. Weiterhin ist eine einheitliche handelsrechtliche Buchführung möglich, aus der dann die Handelsbilanz und anschließend daraus durch entsprechende Umbuchungen eine Überleitungsrechnung für das Finanzamt gebildet werden. Bei einer Zweikreisbuchführung werden die Geschäftsvorfälle dupliziert, die im Handels- als auch im Steuerrecht analog verbucht werden. Lediglich die abweichenden Buchungen werden dann im jeweiligen handels- beziehungsweise steuerrechtlichen Buchungskreis getrennt vorgenommen. Auf diese Weise werden eine separate Handels- und Steuerbilanz erstellt, die besser den jeweiligen Zwecken dienen. Schließlich gibt es für die Steuerbilanz nur einen Adressaten: das Finanzamt. Insbesondere für die Anlagenbuchführung mit der Ermittlung der Abschreibungen bietet das Zweikreissystem mehr Vorteile.
 

Effizientere Prozesse

Das Umstellungsprojekt birgt noch weitere Chancen: Die Überprüfung des Kontenrahmens löst häufig ein Nachdenken über bestehende Prozessabläufe – beispielsweise in der Materialwirtschaft eines Fertigungsunternehmens – aus. Oft zeigt sich, dass im Rechnungswesen eine andere Gliederung betriebswirtschaftlich sinnvoller wäre. Jahrelang hat man sich darüber keine Gedanken gemacht. Erst im Zuge des Projekts werden tradierte Vorgehensweisen auf den Prüfstand gestellt und dann auch geändert. Schlussendlich kann ein effizienteres Controlling daraus resultieren.
     
Für Unternehmen mit sehr unterschiedlichen vor- und nachgelagerten Informationssystemen und die zusätzlich einen recht individuell zugeschnittenen Kontenrahmen verwenden, könnte das E-Bilanz-Projekt in der Tat sehr aufwändig werden. Umso dringender klingt hier Völkels Appell: „Für diejenigen, die jetzt nicht anfangen, wird die Zeit knapp.” 
 
 
zuletzt aktualisiert am 25.10.2013
 

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