E-Rechnungslegung – Anforderungen im internationalen Vergleich

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von Ulrich Schäfer und Monika Völkel

 
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat sich nach 18-monatiger Diskussion mit dem Schreiben vom 14. November 2014 nun endgültig zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum  Datenzugriff geäußert. Damit wurden die Anforderungen in Deutschland klar definiert. Doch wie stellen sich diese im internationalen Vergleich dar?
 

Grundsätzlich gilt: An die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher samt erforderlicher Aufzeichnungen sind die gleichen Anforderungen zu stellen wie an manuell geführte.
 

Verfahrensdokumentation

In Deutschland wird es wohl die größte Herausforderung sein, eine sog. Verfahrensdokumentation zu erstellen. Darin müssen der Weg und die Verarbeitung eines Belegs von seiner Entstehung bis zu einem evtl. Aufruf durch einen Betriebsprüfer für einen fremden Dritten verständlich dargestellt werden. Es ist notwendig, dass die Nachprüfbarkeit über alle Verfahrensschritte progressiv, d.h. vom Beleg bis zu der Steueranmeldung / -erklärung, bzw. retrograd in umgekehrter Richtung erfüllt ist. Die Verfahrensbeschreibung muss sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisen und dem in der Praxis eingesetzten Prozess entsprechen.
 

Datenverarbeitungssystem

Zum Datenverarbeitungssystem gehören nicht nur das sog. Hauptbuch, sondern auch alle „elektronischen” Vor- und Nebensysteme. Diese umfassen neben den klassischen Nebenbüchern wie Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und Warenwirtschaftssystem, auch alle Arten von Systemen, in denen Daten elektronisch aufgezeichnet werden: z.B. Zahlungsverkehrssysteme, Kassensysteme, Taxameter, Geldspielgeräte oder elektronische Waagen.
 
Künftig gilt der Grundsatz: Überall dort, wo Elektronik zum Einsatz kommt und Daten Einfluss auf die Rechnungslegung haben, müssen diese elektronisch archiviert, gegen Veränderlichkeit geschützt und über die Dauer der Aufbewahrungsfristen jederzeit lesbar bzw. maschinell auswertbar bereitgestellt werden können. Und das in angemessener Zeit.
 

Elektronische Belege und Kontierung

Zudem sind in Deutschland Angaben zu Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage sowie zum Buchungsdatum auf dem Papierbeleg Pflicht. Bei elektronischen Belegen wird die Kontierung durch die Verbindung mit dem Datensatz oder durch eine elektronische Verknüpfung, z.B. einen eindeutigen Index oder Barcode, erreicht. Andernfalls muss durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt werden, dass Geschäftsvorfälle auch ohne Angaben auf den Belegen in angemessener Zeit nachvollziehbar und nachprüfbar sind. Gehören mehrere Belege zu einer Buchung, bedarf es zusätzlicher Zuordnungsmerkmale, um eine Verknüpfung der Belege untereinander herzustellen.
 

Papierbelege

In Deutschland sind Belege grundsätzlich in ihrer ursprünglichen Form aufzubewahren. Ist ein Beleg elektronisch entstanden, muss der zugrunde liegende Datensatz verwahrt werden. PDF-Rechnungen sind als solche zu archivieren. Die Aufbewahrung eines Ausdrucks in Papierform genügt den Anforderungen des BMF regelmäßig nicht. Ebenso dürfen Strukturmerkmale des Ursprungsbelegs durch die gewählte Form der Archivierung nicht verloren gehen. So kommen z.B. bei der Umwandlung von sog. PDF / A-3- in TIFF-Dateien die in der ursprünglichen Datei beinhalteten XML-Informationen abhanden und der Beleg verliert seine maschinelle Auswertbarkeit. Gleiches gilt, wenn man eine EMail als PDF-Datei archiviert, da in dem Fall der Absender nicht mehr maschinell auswertbar ist. Bei der Umwandlung einer EDI-Rechnung (Electronic Data Interchange) in ein sog. Inhouse-Format müssen beide Versionen aufbewahrt werden. Die konvertierte Version ist dabei als solche zu kennzeichnen. Kommen Kryptografietechniken zum Einsatz, sind die eingesetzten Schlüssel zu verwahren. 
 
E-Mails sind als solche nur dann aufzubewahren, wenn sie selbst die Funktion eines Belegs erfüllen. Dienen sie als reines Transportmittel für eine angehängte elektronische Rechnung, muss die E-Mail selbst nicht verwahrt werden.
 
Eingescannte Papierbelege dürfen künftig vernichtet werden, wenn die im neuen BMF-Schreiben geforderte Organisationsanweisung des Scanvorgangs an sich existiert und außersteuerliche oder steuerliche Vorschriften dem nicht im Wege stehen. Ein einmal gescannter Beleg darf nur noch elektronisch weiter bearbeitet werden. Es ist wichtig für die Frage, ob man sich für das sog. frühe Scannen (bereits bei Belegeingang) oder doch lieber für das späte Scannen (zum Zwecke der Archivierung) entscheidet.
 

Auch international eine Herausforderung

Die Regelungsdichte durch Gesetze, Erlasse und die Rechtsprechung in Deutschland – gerade zu Themen des Rechnungswesens – ist weltweit einzigartig. Viele Länder der Europäischen Union stehen dem dennoch in nichts nach. Die Konsequenzen bei Missachtung sind dabei die Gleichen: Es drohen die Verwehrung des Vorsteuerabzugs, die Versagung des Betriebsausgabenabzugs, Strafzuschläge, Zinsen oder gar strafrechtliche Konsequenzen. 
 
Die Regelungen zur digitalen Belegverarbeitung und -aufbewahrung sowie zu den Zugriffsmöglichkeiten darauf bei der  Steuerprüfung oder Umsatzsteuernachschau sind in den EU-Ländern im Wesentlichen durch die Umsatzsteuergesetzgebung geprägt: Die Belastungsneutralität des Europäischen Umsatzsteuersystems bedingt den Abzug der Vorsteuer, was wiederum betrugs- und manipulationsanfällig ist. Riskant wird es v.a. immer dann, wenn z.B. in einem Shared Service Center die Buchhaltungen mehrerer Länder in einem anderen EU-Land oder sogar außerhalb der EU erstellt werden und wenn in diesem Zuge Originale (in Papierform oder digital) nicht im Herkunftsland verbleiben.
 
Die sich aus Artikel 233 (1) der Mehrwertsteuersystemrichtlinie ergebenden Anforderungen haben alle EU-Länder gemein:
  • Echtheit der Herkunft des Belegs;
  • Unversehrtheit des Inhalts;
  • Lesbarkeit.
     
Details, wie die Notwendigkeit einer vorherigen schriftlichen oder konkludenten Zustimmung zum digitalen Rechnungsempfang, die Beweislast für die Echtheit und Unversehrtheit von Herkunft und Inhalt der Belege sowie die Dauer der Aufbewahrungsfrist, sind aber von Land zu Land unterschiedlich geregelt. In Rumänien z.B. müssen Belege 10 Jahre aufbewahrt werden, in Schweden nur 6 Jahre.
 
Auch sind die Zugriffsrechte des Steuerprüfers unterschiedlich geregelt. Eine detaillierte Regelung wie die deutschen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), für die der Betriebsprüfer sogar eigene Zugriffsrechte zum ERP-System des Steuerpflichtigen anfordern kann, sucht sicherlich ihresgleichen. Generell werden den Behörden aber in allen Ländern der Union gewisse Zugriffsrechte auf digitale Daten zugestanden.
 

Fazit

Sie müssen überall dort, wo in- oder ausländische Steuerbehörden auf Ihre Daten zugreifen dürfen, besonders aufmerksam und mit den Anforderungen an die E-Rechnungslegung des jeweiligen Landes vertraut sein. Klassischerweise betrifft das ausländische Tochtergesellschaften, aber auch ausländische Niederlassungen, steuerliche Betriebsstätten und die umsatzsteuerliche Registrierung im Ausland. Gerne vergessen, aber auch relevant: Selbst bei der einfachen Registrierung als ausländischer Arbeitgeber müssen die im Ausland geltenden Regelungen beachtet werden. Informieren Sie sich frühzeitig über die länderspezifischen Anforderungen, um im Falle einer Steuerprüfung nicht böse überrascht zu werden.

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Ulrich Schäfer

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