Externe Spezialisten im Personalbereich – Abwendung von Haftungsfragen

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Im Personalbereich bestehen vielfältige Möglichkeiten, sich externer Spezialisten zur Auslagerung spezifischer Themenstellungen zu bedienen. Sie helfen v.a. dabei, Haftungsfragen in bestimmten Bereichen zu begegnen und Schaden vom Unternehmen abzuwenden.
​Outsourcing bietet sich bei der Personalabteilung für Themen an, die entweder aufgrund ihres seltenen Auftretens einen hohen Zeitaufwand für eine effektive Einarbeitung erfordern oder sehr haftungsträchtig sind. In solchen Situationen kann es hilfreich sein, sich externe Unterstützung zu holen.
 

Prüfungsfokus: Freelancer und Selbständige

Ein Beispiel für eine sinnvolle Möglichkeit, Outsourcing in der Personalabteilung einzusetzen, besteht im Zusammenhang mit dem Einsatz von Freelancern und Selbstständigen bzw. bei der Vergabe von Subunternehmerleistungen im Unternehmen. Das gilt nicht nur bei Einsätzen über Ländergrenzen hinweg. Es handelt sich um Dienste, die Unternehmen oftmals in Anspruch nehmen, die jedoch meist nicht als übermäßig haftungsträchtig wahrgenommen bzw. nicht mit der erforderlichen Aufmerksamkeit bedacht werden. Die Behörden (Zoll bzw. Sozialversicherungsträger) greifen solche Themen allerdings verstärkt auf, da es hier durch die Divergenz der bisherigen und der tatsächlich richtigen Handhabung meist gute Mehrergebnisse zu erzielen gibt.
 
Das betrifft nicht nur Unternehmen der Baubranche, denn die Fälle geraten unabhängig von Branchenzugehörigkeiten verstärkt in den Prüfungsfokus. Es gibt in diesem Zusammenhang steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Themenstellungen, die zu beachten sind, um für das Unternehmen Haftungsgefahren abzuwenden. Insbesondere geht es um die Abführung von Lohnsteuer und Sozial­versicherungsbeiträgen (im richtigen Land) bzw. um Antrags- und Nachweispflichten oder die Einhaltung des Mindestlohns, die aufgrund fälschlicherweise angenommener Fallkonstellationen nicht beachtet werden.
 
Durch die unterlassene Abführung, den fehlenden Einbehalt und die mangelhafte Dokumentation eröffnen sich mitunter strafrechtliche Themenstellungen und Fragen der Durchgriffshaftung für Organe.
 

Achtung: Einsatzbedingungen und Kontrolle

Beim Einsatz von Subunternehmern und Freelancern ist darauf zu achten, dass sie auch tatsächlich eine Dienstleistung durchführen (können) und nicht in das Unternehmen eingegliedert werden. Sollten die Voraussetzungen nicht eingehalten werden, kann es zur Annahme von Scheinselbständigkeit oder illegaler Arbeitnehmerüberlassung kommen.
 
Wichtig ist also, vor Beginn der Zusammenarbeit die Bedingungen für den Einsatz zu klären, also ob die ggf. erforderlichen Erlaubnisse vorliegen und auch die vertraglichen Regelungen darauf abgestimmt sind. Ebenso wichtig ist eine regelmäßige Kontrolle der tatsächlichen Durchführung, denn sonst könnte auch Organisationsverschulden ein Thema sein.
 

Prüfung von Abgaben und Haftungsrisiko

Outsourcing im Personalbereich kann von einer Übernahme der Eignungsprüfung des Dienstleisters über die Erstellung von Verträgen und von Checklisten zum Risikomanagement sowie der Beantragung von Erlaubnissen bis hin zur Überprüfung der tatsächlichen Durchführung reichen. Auch die Prüfung der ordnungsmäßigen Abführung von Sozialabgaben und Steuern durch den Subunternehmer bzw. Freelancer ist ratsam. Die Sicherstellung eines compliancegerechten Verhaltens des Subunternehmers ist zur Vermeidung der Inanspruchnahme bspw. im Rahmen der Generalunternehmerhaftung essenziell.
 
Ein (auch nur partielles) Outsourcing in den genannten Bereichen kann das Haftungsrisiko erheblich vermindern. Sofern Fehler durch Prüfungen aufgedeckt wurden, ist die Berichtigung für die Vergangenheit oftmals mit sehr hohen Kosten und unangenehmen Verfahren verbunden, die bei sorgfältiger Vorabprüfung und entsprechender Durchführung vermieden worden wären.

 Bitte beachten Sie:

  • Nehmen Sie den Ist-Zustand auf.
  • Erstellen Sie saubere vertragliche Regelungen.
    Prüfen Sie Erlaubnispflichten und ggf. Antragstellungen.
  • Überwachen Sie die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge und der Lohnsteuer durch Subunternehmer und Freelancer.
  • Unterziehen Sie auch die ordnungsgemäße Durchführung aller Anweisungen sowie die eingeführten Kontrollmechanismen einem regelmäßigen Monitoring.

 Aus dem Entrepreneur

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Susanne Hierl

Rechtsanwältin, Fachanwältin für Steuerrecht

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