Chancen ergreifen – Business Process Outsourcing im digitalen Zeitalter

PrintMailRate-it

von Monika Völkel
 

Die Digitalisierung hat sich längst im Privatleben und besonders in der Geschäftswelt etabliert. Kommunikation findet nahezu ausschließlich elektronisch statt – Festnetztelefon und Brief haben ausgedient. Das wirkt sich zweifelsohne auf die Geschäftsprozesse im Unternehmen selbst, aber auch auf die Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten und Kunden aus. Die Industrie 4.0 ist in vollem Gange und das bleibt nicht ohne Folgen.

Mit den dynamischen Entwicklungen in der Arbeitswelt entstehen neue Geschäftsmodelle, gemäß dem Motto „Konzentration auf die eigene Kernkompetenz”. So kooperieren bspw. der Automobilhersteller Daimler und der Autovermieter Europcar in dem Carsharing-Konzept „car2go” – das Auto zum Mitnehmen.
 
Über eine Applikation (kurz: App) kann der Kunde nach einem mietbaren Fahrzeug in der Nähe suchen; den Vertrag schließt er online über die App ab. Am Ende des Monats erhält der Kunde per E-Mail seine Abrechnung über die Dienstleistung und die gefahrenen Kilometer. Das Angebot kann derzeit in ca. 30 Innenstädten in 9 Ländern wahrgenommen werden und veranschaulicht, wie digitale Geschäftsmodelle unseren Alltag beeinflussen.

 

Zukunftsfähige Geschäftsmodelle

Um in der neuen Geschäftswelt mithalten zu können, ist eine Modernisierung der bewährten Prozesse Grundvoraussetzung. Denn sie beeinflusst die gesamte Wertschöpfungskette im Unternehmen wie Einkauf, Produktion, Logistik, Vertrieb und Service. Auch das Finanz- bzw. Rechnungswesen sind betroffen: Wenn die Daten zwischen den Geschäftspartnern digital ausgetauscht werden, kommen sie auch in der Buchhaltung digital an.
 
Noch ist allerdings zu beobachten, dass Unternehmen zwar schon digital mit ihren Geschäftspartnern vernetzt sind und die Produktion über ein modernes ERP-System gesteuert wird, in der Buchhaltung aber durchaus das Papier die Oberhand behält.
 
Einerseits sind die Arten der Abrechnungsbelege sehr heterogen. Sie liegen in Papier- oder elektronischer Form vor, z.T. aber auch als digitale Datensätze, deren Anteil stetig steigt. Wird der Prozess des Rechnungswesens andererseits tiefer betrachtet, zeigt sich, dass bspw. Freigaben von Rechnungen und Zahlungsläufen oder die Aufstellung des Jahresabschlusses häufig noch mit Printbelegen unterstützt werden. Das wird sich durch die neuen Geschäftsmodelle zwangsläufig ändern: Wenn Belege nicht mehr in Papierform vorliegen, muss auch das Rechnungswesen digital werden. Für manche Unternehmen ist das eine große Herausforderung.
 

Klassisches und modernes BPO

Die Digitalisierung macht Geschäftsprozesse schlanker und effizienter. Darüber hinaus öffnet sie den Unternehmen eine wichtige Tür: Man kann sich von den Teilen des Geschäftsprozesses lösen, die andere besser können – sie werden ausgelagert.
 
Bisher hat man unter Outsourcing verstanden, dass ganze Teilbereiche des Unternehmens abgegeben werden. Klassiker sind die Auslagerung des IT-Systems an einen IT-Hosting-Partner oder der Logistik an ein Speditionsunternehmen. Ziel ist es, Kosten einzusparen und sich von Abläufen zu lösen, die nicht zu den eigenen Stärken gehören.
 
Wie modernes Outsourcing funktionieren kann, zeigt das eingangs erwähnte Beispiel „car2go”, bei dem 2 Unternehmen ihre Fachbereiche zu einem neuen Angebot kombinieren.
 

Pionier Informationstechnologie

Durch die Digitalisierung nehmen die beschriebenen Abläufe neue Dimensionen an – die Informations­technologie ist auch hier Vorreiter. Der Begriff „Cloud” hat sich etabliert und ist nicht mehr aus dem Geschäftsleben wegzudenken. Bevor ein Unternehmen in der Vergangenheit über die Einführung einer neuen Anwendungssoftware zur Unterstützung des Geschäftsprozesses entschieden hat, musste geprüft werden, ob u.a. die bestehende Hardwareausstattung geeignet und hierfür überhaupt das entsprechende Know-how vorhanden war. Heute gibt es für unterschiedliche Software-Lösungen eine App, mit der man die Anwendungen bequem über das Internet als „Software as a Service” (kurz: SaaS) beziehen und nutzen kann.
 
Betreiber der App ist ein Unternehmen, dessen Spezialgebiet genau diese IT-Lösung ist. Es bietet die notwendige Infrastruktur, wodurch ein größerer Kundenkreis als zuvor erreicht wird.
 

Veränderungen im Rechnungswesen

Diese Entwicklung macht sich nun auch im Rechnungswesen bemerkbar. Ein gutes Beispiel ist der Fakturierungs­prozess: Von den Kunden werden die Rechnungen mittlerweile in unterschiedlichsten Formaten angefordert. Der eine möchte seine Ausgangsrechnung klassisch in Papierform per Post erhalten, ein anderer möchte ein PDF-Dokument und wieder ein anderer die Rechnung im EDI-Format (EDI kurz für „Electronic-Data-Interchange”).
 
Der Gesetzgeber hat die unterschiedlichen Formen möglich gemacht. Da der Kunde König ist, möchte man als Unternehmen den Wünschen gerne nachkommen; das ist jedoch eine größere Herausforderung für das eigene ERP-System. So stellt sich die Frage: Warum nicht outsourcen? Die Daten für den Fakturierungslauf sind digital und lassen sich einem Geschäftspartner leicht bereitstellen, der genau diese Aufgabe des Rechnungsversands in unterschiedlichen Formaten übernimmt.
 

Chancen und Herausforderungen

Outsourcing schafft neuen Raum für Ideen. Das ist verlockend, aber nur erfolgreich, wenn gewisse Spielregeln beachtet werden.
 
Um den Einfluss der Digitalisierung – und die daraus resultierende Auslagerungschance – auf das eigene Unternehmen einschätzen zu können, muss man die Branche und das Umfeld sowie die Wirkung auf die eigene Wertschöpfungskette kennen. Nur dann können strategische Entscheidungen getroffen werden, z.B. wie das eigene Produkt weiterentwickelt werden muss, um gegen den Wettbewerb zu bestehen. Der Schlüssel ist das Wissen über die eigenen Stärken.
 
Weitere zwingende Herausforderungen für erfolgreiches BPO sind ein modernes ERP-System, das einen reibungslosen Datenaustausch ermöglicht, sowie strukturierte Prozesse (Stichwort: Lean Management) entlang der gesamten Wertschöpfungskette.
 
Weitere wichtige Bausteine für den Erfolg eines neuen „gesharten” Geschäftsprozesses sind eine klare Aufgabenverteilung, die Festlegung von Verantwortlichkeiten in „Service-Level-Agreements” und „Segregation of Duties”. So wird das Risiko der Zusammenarbeit für beide Seiten handhabbar.
 

Fazit

Die Vorteile des BPO und die damit einhergehende Konzentration auf Kernkompetenzen liegen auf der Hand: Skalierung von Kosten, Minimierung von Risiken und die Modernisierung des Geschäftsmodells. So kann man die Herausforderung Industrie 4.0 bestens meistern und in der neuen Geschäftswelt bestehen.

 Bitte beachten Sie:

  • Erarbeiten Sie die Kernkompetenzen Ihres Unternehmens.
  • Stellen Sie für ein erfolgreiches Outsourcing sicher, dass Sie über ein modernes ERP-System verfügen.
     

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Jens Wergin

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