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Digitalisierung in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft

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​Schnell gelesen:

Die Digitalisierung verändert nicht nur die Gesellschaft, sondern auch die Wirtschaft – und das in praktisch allen Bereichen. Während es im privaten Umfeld vor allem die Art wie wir miteinander kommunizieren, Informationen finden oder Filme sehen betrifft, hat die Entwicklung bei Unternehmen eine viel stärkere Auswirkung.

Während früher viele Prozesse manuell oder mit punktueller IT-Unterstützung durchgeführt wurden, sind heute kaum noch Prozesse denkbar, die nicht von der IT abhängen. Dies bietet zum einen sehr viele Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und erleichtert den Mitarbeitern die Arbeit, auf der anderen Seite führt es aber zu einer starken Abhängigkeit der Unternehmen von IT-Systemen.

 

Belege werden digital

Deutlich spürbar ist die Digitalisierung in der Art und Weise wie Unternehmen Rechnungen verarbeiten. Während in der Vergangenheit die Buchhalter alle Belege manuell im Buchhaltungssystem erfassen mussten, wird diese Arbeit immer stärker von IT-Systemen übernommen: Rechnungen kommen in Papierform an, werden auf einem Scanner digitalisiert, die Rechnungsinformationen per Texterkennung ausgelesen und in einen Buchungsvorschlag übernommen. Im Anschluss daran erfolgt eine workflowgestützte Prüfung und Freigabe der Belege.

 

Dies ist aber nur ein erster Schritt. Basiert die Rechnung auf einer Bestellung, kann das System automatisch überprüfen, ob die Rechnung zur Bestellung „passt” und diese ebenfalls automatisch freigeben. Auch die Papierbelege werden in der Zukunft in einigen Bereichen der Vergangenheit angehören: Bereits ab 2019/2020 müssen öffentliche Auftraggeber Rechnungen als XRechnung in elektronischer Form empfangen und ihre Auftragnehmer sie entsprechend versenden können. Eine Sichtprüfung in der bisherigen Form ist dann nicht mehr möglich.

 

Für Unternehmen ist es wichtig, dass sie ihre Belege in elektronischen Archiven speichern, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und für ihre Archivierungsprozesse ein wirksames Internes Kontrollsystem einrichten.

 

Aber nicht nur die Rechnungsverarbeitung findet immer mehr in ausschließlich elektronischer Form statt: Bewerbungen werden zunehmend nur als Online-Bewerbungen akzeptiert, die Dokumentation im Bereich der Pflege erfolgt elektronisch, Patienten- und Personalakten werden nur noch elektronisch geführt, ... Es gibt zahlreiche Beispiele, aber sie alle haben eine Gemeinsamkeit: Die Unternehmen werden abhängig von der Verfügbarkeit der IT-Systeme.

 

Unternehmen werden abhängig von der IT

Die Digitalisierung bietet viele Vorteile (z.B. schnellere Prozessabläufe, bessere Möglichkeit Skonti zu ziehen, aktueller Überblick über offene Rechnungen), gleichzeitig führt sie aber auch zu Abhängigkeiten von den IT-Systemen.

 

Wenn Informationen nur noch in elektronischer Form vorhanden sind, muss die IT zuverlässig funktionieren und möglichst immer verfügbar sein. Bei temporärer Nichtverfügbarkeit eines Rechnungsarchivs kann man Rechnungen für eine gewisse Zeit nicht einsehen – wenn das Archiv aber komplett verloren geht, kann das Unternehmen gesetzliche Vorschriften zur Aufbewahrung nicht einhalten. Noch spürbarer werden Systemausfälle, wenn sie Auswirkungen auf Leib und Leben haben können, z.B. im medizinischen Bereich. Elektronische Patientenakten enthalten die Anamnese, Behandlungsdaten, Medikamente, Allergien und weitere Gesundheitsdaten der Patienten. Wenn Ärzte darauf nicht mehr zugreifen können, weil bei einem Systemausfall keine Papierkopie mehr vorhanden ist, ist die Behandlung des Patienten gefährdet.

 

Auswirkungen auf das Gemeinwohl

Auch der Gesetzgeber hat erkannt, wie wichtig IT-Systeme für das Funktionieren von Geschäftsprozessen und Dienstleistungen ist. So wurden sieben Sektoren ermittelt, die für das Gemeinwohl besonders wichtig sind und bei denen ein Ausfall ihrer Dienstleistungen zu einer Gefährdung der Inneren Sicherheit führen könnte. Hierzu zählen u.a. Energie, Ernährung, Gesundheit und Wasser.

 

Unternehmen dieser Sektoren, die bestimmte Schwellwerte überschreiten, gelten als kritisch und müssen gegenüber dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI)  angemessene organisatorische und technische Vorkehrungen zur Vermeidung von Störungen der Verfügbarkeit, Integrität, Authentizität und Vertraulichkeit ihrer informationstechnischen Systeme, Komponenten oder Prozesse nachweisen.

 

Dieser Nachweis muss alle zwei Jahre geführt werden. Aber auch wenn man nicht zu den sogenannten Kritischen Infrastrukturen zählt, sollte man sich als Unternehmen mit dem Thema IT-Sicherheit beschäftigen. Der Ausfall des Klinischen Informationssystems (KIS) kann in einem Krankenhaus z.B. zu unvorhergesehenen Problemen führen, wenn Patienten über mehrere Tage nicht aufgenommen werden können, wenn keine Befunde geschrieben, keine Leistungen dokumentiert und nicht abgerechnet werden kann.

 

IT-Zwischenfälle können schnell zu Reputationsschäden für Unternehmen führen, auch wenn es sich nicht um Systemausfälle handelt. Insbesondere in Zeiten der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) können auch Beeinträchtigungen der Vertraulichkeit zu großen finanziellen Schäden für Unternehmen führen.

 

Das Thema IT-SICHERHEIT sollte daher für alle großgeschrieben werden.

 

Wirtschaftsprüfer müssen mit der Zeit gehen

In Zeiten der Massendaten müssen Wirtschaftsprüfer reagieren und ihre Arbeitsweise anpassen – ein weiter so wie früher ist nicht möglich. Rödl & Partner führt daher im Rahmen der Abschlussprüfungen umfangreiche Datenanalysen der Buchungsjournale durch, um potenzielle Risiken für die Abschlussprüfung erkennen und durch gezielte Belegprüfungen die Sicherheit erhöhen zu können.

 

Darüber hinaus führen wir intensive IT-Prüfungen durch unsere erfahrenen IT-Auditoren auf Wunsch des Mandanten durch, um Schwachstellen in der IT-Umgebung zu finden, sodass diese behoben werden können. Denn eine sichere Umgebung ist die Voraussetzung für funktionierende IT-Anwendungen und ohne diese können auch die Geschäftsprozesse nicht ordnungsgemäß funktionieren.

 

Mit unserer langjährigen Erfahrung sind wir Gesprächspartner auf Augenhöhe und können auch komplexe IT-Projekte für jeden verständlich und greifbar machen.

 

Kontakt

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Jürgen Schwestka

Diplom-Kaufmann, CISA, Zertifizierter IT-Security-Auditor, IT-Auditor IDW

Partner

+49 911 9193 3508
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