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Festpreis, Pauschale oder pauschaler Festpreis – Preismodelle im FM gewinnen in der Pandemie an Bedeutung

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​veröffentlicht am 2. August 2021

 

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Nach der Pandemie werden andere Anforderungen an die Leistungen von Faciltiy Services-Dienstleister gestellt werden. Flächen werden weniger intensiv oder anders genutzt als vor der Pandemie. Damit verbunden sind flexiblere Leistungsanforderungen an Dienstleister und die Frage, welche Auswirkungen das auf deren Vergütung hat. Eine sog. Pandemieklausel im FM-Vertrag ist dabei hilfreich, aber keinesfalls ausreichend. Die Beteiligten sollten sich auch über das grundsätzliche Preismodell des Vertrags Gedanken machen und gegebenenfalls erforderliche Klärungen herbeiführen. Festpreis, Pauschale und pauschaler Festpreis sind Begriffe, die in diesem Zusammenhang oft verwendet und häufig unterschiedlich interpretiert werden. Das hat Diskussionen zur Folge, die bei entsprechender Gestaltung und guter Kommunikation vermeidbar wären. 


Es ist zu erwarten, dass die Pandemie deutliche Veränderungen für unsere Arbeitswelt und damit die Nutzung von Immobilien haben wird. Flächendeckend wird derzeit diskutiert, wo und in welchen Arbeitswelten künftig gearbeitet werden soll. Ein Stichwort, das dabei immer wieder fällt, ist die Flexibilisierung unserer Arbeit und unserer Arbeitsumgebung. Sämtliche Überlegungen dazu haben einen unmittelbaren Bezug zu den Anforderungen an Facility Services und die dafür eingesetzten Dienstleister.

 

Flächen werden möglicherweise nicht mehr in der gleichen Intensität wie vor der Pandemie genutzt oder einer anderen Nutzung zugeführt. Für die FM-Branche hat das zur Folge, dass insbesondere Leistungen des infrastrukturellen Gebäudemanagements an solche Veränderungen angepasst werden müssen.


Während der Lockdown-Phasen der Pandemie scheint die Abstimmung zwischen den Auftraggebern und den FM-Dienstleistern in den meisten Fällen gut funktioniert zu haben und eine für beide Seiten vertretbare Lösung zum Umgang mit der besonderen Situation und den Anpassungen bei Leistung und Vergütung konnte gefunden werden. Die vielfach insoweit entstandenen Pandemieklauseln sind aber nicht geeignet, die Fragen nach der Pandemie zu klären und sind deshalb nur ein Baustein.


Mit der Pandemieklausel im FM-Vertrag ist es nicht getan

Um die Erfahrung der Pandemie in den Facility Services-Verträgen sachgerecht abzubilden, wurden zuletzt zahlreiche Pandemieklauseln als Nachträge vereinbart. Sie regeln, wie mit den vereinbarten Leistungen in Fällen stark veränderter Rahmenbedingungen umgegangen werden soll. Meist wird dabei davon ausgegangen, dass bestimmte Leistungen, die vom Auftraggeber nicht benötigt werden, vollständig entfallen.


Für diese Fälle werden „Sockelvergütungen” vereinbart, die vom Auftraggeber in genau definierten Ausnahmefällen auch dann gezahlt werden, wenn der Facility Services-Dienstleister die vereinbarte Leistung nicht erbringen soll oder kann. Das ist sachgerecht, weil der Auftraggeber ein Interesse daran hat, dass der Facility Services-Dienstleister leistungsfähig bleibt und kurzfristig wieder einsatzfähig ist und der Dienstleister das nur sicherstellen kann, wenn seine Fixkosten für den jeweiligen Auftrag auch dann – zumindest teilweise – gedeckt bleiben, wenn die Leistung nicht abgerufen wird.

 

Diese Klauseln kommen aber nur in Ausnahmefällen zum Tragen und regeln nicht die „neue Normalität” nach der Pandemie. Wenn Flächen durch intensives mobiles Arbeiten nicht mehr so intensiv genutzt werden und damit z. B. Reinigungsintervalle verändert werden, wird das künftig kein Fall der Pandemieklausel sein, sondern über die Regelungen zu Leistungsänderungen dargestellt werden. Die meisten Facility Services-Verträge sehen hierfür unter den Stichworten „Leistungsänderungen” und „Zusatzleistungen” Mechanismen vor, die dem Auftraggeber die Möglichkeit geben, Mehr- oder Minderleistungen, aber auch Zusatzleistungen, vom beauftragten Dienstleister zu fordern. In den Regelungen zur Vergütung des Dienstleisters werden die Auswirkungen solcher geänderter Anforderungen auf den Preis geregelt. Nicht immer ist allen Beteiligten dabei klar, was tatsächlich vereinbart ist. Je konkreter die Anforderungen der „neuen Normalität” werden, desto deutlicher wird erkennbar, dass Auftraggeber und Dienstleister unsicher bei der Beurteilung dieser Zusammenhänge sind. Diskussionen über die Auslegung der vertraglichen Regelungen werden häufiger.


Leistungsänderungen bei vereinbartem Festpreis – Alles klar?

In diesem Zusammenhang sollten die Parteien ihr Verständnis der gewählten Begriffe zum Preismodell klären. Wird ein Festpreis vereinbart, so ist damit in der Regel gemeint, dass der Preis für eine bestimmte Leistung (z. B. Einheitspreisposition aus dem Leistungsverzeichnis „Grundreinigung Bürofläche/m2”) für einen bestimmten Zeitraum nicht angepasst wird. Änderungen bei Tariflöhnen, höhere Materialkosten o. ä. sollen in diesen Fällen regelmäßig keine Auswirkung auf den zu zahlenden Preis für die konkrete Leistung haben.


Die Klauseln zur Leistungsänderung, wonach bestimmte Abweichungen beim Leistungsabruf keine Auswirkungen auf die vereinbarten Festpreise haben, relativiert diese Festlegung und setzt dem Festhalten am Einheitspreis Grenzen. Das ist sachgerecht, weil Leistungsänderungen die Annahmen der Kalkulation des Auftragnehmers erheblich ins Wanken bringen können. Für Preisgleitklauseln ist in diesem Fall grundsätzlich kein Raum. Enthält der Vertrag dennoch eine Preisgleitklausel, sollte geklärt werden, für welche Fälle diese greifen soll (z. B. für den Fall der optionalen Verlängerung der Vertragslaufzeit). Der vereinbarte Festpreis ist damit – auch innerhalb der vereinbarten Bandbreite von Leistungsänderungen - eine stabile Größe für die Berechnung der monatlichen oder quartalsweisen Vergütungen (Menge x Einheitspreis), sagt aber noch nichts über die tatsächliche Höhe der Vergütung aus.

 

Leistungsänderungen durch Zu- oder Abbestellungen des Auftraggebers haben in diesen Fällen direkte Änderungen für die Abrechnung zur Folge und bereits geleistete Zahlungen sind regelmäßig als Abschläge zu verstehen, die dann mit der Schlussrechnung unter Berücksichtigung der tatsächlich erbrachten Leistung saldiert und final abgerechnet werden.


Anders zu beurteilen ist regelmäßig die Vereinbarung einer Pauschale. Eine Pauschale zeichnet sich eher durch ihre Ergebnisorientierung aus. Die Parteien vereinbaren eine bestimmte Leistung, meist im Paket, und einen dazu gehörenden Preis. Einheitspreise oder zum Teil auch die Art und Weise der Leistungserbringung spielen dabei häufig keine oder lediglich eine erläuternde Rolle für die Festlegung der Pauschale. Ist eine Pauschale vereinbart, gehen Leistungsänderungen, die durch geänderte Rahmenbedingungen oder die vertragliche Möglichkeit des Auftraggebers auf Art und Umfang der zu erbringenden Leistung Einfluss zu nehmen, begründet sind, zulasten einer der beiden Parteien. Das kann bei geringerem Leistungsabruf ein Vorteil für den Dienstleister sein, bei erhöhtem Abruf aber auch ein Nachteil. Pauschalen haben den entscheidenden Vorteil, dass ihre kaufmännische Abwicklung und Planbarkeit einfacher ist als bei vereinbarten Festpreisen. Die Wahrscheinlichkeit, dass der „richtige“ Preis für die erbrachte Leistung gezahlt wird, ist aber auch geringer, weil Veränderungen bei der Leistungserbringung immer einen betriebswirtschaftlichen Vorteil für die eine und gleichzeitig einen Nachteil für die andere Partei bedeuten.

 

Auch bei Pauschalen können Bandbreiten vereinbart werden, deren Überschreitung zu einer Anpassung der Pauschale führen kann. Auf eine Pauschale geleistete Zahlungen sind allerdings in der Regel keine Abschläge, sondern „echte” befreiende Zahlungen. Preisgleitklauseln sind bei Pauschalen gerade bei längeren Leistungszeiträumen sinnvoll, weil damit die Veränderungen der Kalkulationsbasis abgebildet werden können und nicht zusätzlich als Risikoaufschlag in die Pauschale einkalkuliert werden müssen. Wird von den Parteien allerdings der Begriff des pauschalen Festpreises gewählt, ist auch diese Dynamik der Preisanpassung regelmäßig ausgeschlossen.

 

Preismodelle sollten vor Vertragsschluss intensiver diskutiert werden

Im Ergebnis zeigen die vermehrten Diskussionen um die richtige Anwendung der vertraglichen Regelungen zur Anpassung von Leistungen und der daraus folgenden Wirkungen auf den Preis der erbrachten Leistung, dass sich viele Parteien nicht ausreichend mit den Mechanismen der FM-Verträge befassen. Häufig stehen die Zahlen für einzelne Leistungen oder Leistungspakete im Mittelpunkt, ohne die Wirkung geänderter Anforderungen darauf zu diskutieren. Gerade nach der Pandemie mit den erwartbaren Änderungen an unsere Arbeitswelt erweist sich das zunehmend als Nachteil und sollte künftig von beiden Parteien frühzeitig geklärt werden, um Streit während der Vertragslaufzeit zu vermeiden.

 

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