Fitness-Check der kommunalen IT

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Viele Kommunalverwaltungen stehen vor dem Hintergrund der stetig steigenden IT-Durchdringung aller Verwaltungsprozesse vor der Frage, ob sie noch „richtig” aufgestellt sind. Dabei bezieht sich das „richtig” auf technologische, organisatorische, regulatorische und personelle Sachverhalte.

 

Durch die oftmals seit Jahren rückläufigen finanziellen Mittel befinden sich manche IT-Fachbereiche genauso wie andere Fachbereiche vor einem Investitionsstau, vor personellen Nöten im Zuge der Wiederbesetzung vakanter Stellen mit qualifiziertem Personal und dies begleitet von einer fehlenden Zielvorgabe, sprich IT-Strategie.

Dabei drücken von allen Seiten Innovationswünsche (mobile Endgeräte, belegloses Büro, Datenräume für Bürger und Wirtschaft etc.), die Forderung nach permanenter Verfügbarkeit der IT-Services (weit angelegte Öffnungszeiten, 24h Ratsinformationssystem, etc.) und die hohen Sicherheitsanforderungen (Zunahme der Cyberangriffe, Komplexität der Netzwerke, etc.) auf die IT. Eine aus vielen Gesichtspunkten nur schwer zu lösende Gleichung.

Wir empfehlen, mit einem Fitness-Check der kommunalen IT die Grundlage für eine mittel- bis langfristig wirkende IT-Strategie zu legen.

 

 
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In einem ersten Schritt wird die gesamte IT-Organisation der Verwaltung in Bezug auf relevante Merkmalsausprägungen hin untersucht und im Sinne von Stärken und Schwächen bewertet. Dabei biete sich bei den Merkmalsausprägungen folgende Struktur an:

 


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Die Bewertung über die Stärken und Schwächen werden sodann in Bezug zu den Anforderungen aus verschiedenen Sichten gespiegelt und hinsichtlich ihrer Umsetzung tiefergehend bewertet. 

 

  • Anwendersicht (Welcher Fachbereich benötigt welche Funktionen zur Abbildung effizienter Verwaltungsprozesse?) 
  • Sicht des Rates (Welche Funktionen benötigt der Rat und welchen Schwerpunkt sieht er kommunalpolitisch?)
  • Finanzsicht (Welche finanzpolitischen Rahmenbedingungen sind bei weiteren Überlegungen zu beachten? Welche Finanzierungsformen sind möglich?)
  • Technologiesicht (Welche Basistechnologien und welche Best-Practices sind für einen effizienten und effektiven IT-Betrieb anzustreben?)
  • IT-Sicherheit (Welche organisatorischen und technischen Grundvoraussetzungen müssen für einen sicheren IT-Betrieb gegeben sein?)

Dazu bieten sich entsprechende Gruppeninterviews und Workshops mit dem IT-Fachbereich, Vertretern aus den nutzenden Fachbereichen, der Verwaltungsspitze sowie dem Rat an. 

 

Die Bewertung schließt mit dem Verständnis, welche Handlungsbedarfe vorrangig umzusetzen sind (Wirkung bzw. Effekt, Umsetzungshorizont, Kritikalität, etc.). 

 

In Verbindung mit dem Umsetzungshorizont lassen sich die kurz-, mittel- und langfristigen Handlungsstränge ableiten, die auch die erforderlichen technologischen und personellen Rahmenbedingungen beinhalten. 

 

Nach dem Aufbau der Handlungsstränge schließt sich die Ableitung einer für die Kommunalverwaltung individuellen IT-Strategie an. Die Grundlage hierfür wurde in den Schritten davor gelegt. 

 

Mit Abschluss des Fitness-Checks zur kommunalen IT hält die Kommune somit den konkreten Fahrplan für die nächsten Jahre in Händen.

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Hannes Hahn

CISA - CSP - DSB, IT-Auditor IDW

Partner, Rödl IT Secure GmbH

+49 221 9499 092 00
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