Wie hebt man die Digitalisierungsrendite?

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​Digitalisierung ist in aller Munde. Die Digitalisierung wird als Megatrend verstanden, wie vor 100 Jahren die Industrialisierung. Die Bundesregierung hat das Feld „Moderner Staat” als eines von 5 Handlungsfeldern der Digitalisierung ausgegeben. Dabei soll ordentlich aufs Tempo gedrückt werden. Bis Ende 2022 sollen alle Verwaltungsleistungen digital angeboten werden. Für die öffentliche Verwaltung ist das die Chance, selbst von der Digitalisierung zu profitieren und die sogenannte Digitalisierungsrendite zu heben.


Digitalisierung als Dreiklang von Mensch, Prozess und Informationstechnologie

Das Grundverständnis von Digitalisierung ist die Transformation von Prozessen, Produkten, Dienstleistungen oder Geschäftsmodellen mithilfe von Informations- und Kommunikationstechnik. Die Gemeinsamkeit von Digitalisierung und Industrialisierung ist die Rationalisierung, also die Steigerung der Arbeitsproduktivität einer Verwaltung durch verschiedene Maßnahmen (Digitalisierungsrendite). Diese Maßnahmen waren bei der Industrialisierung die Technisierung durch Antriebstechniken und die Änderung von Produktionstechniken, z. B. die Fließbandproduktion statt einer Werkstattfertigung. Heute sind es Online-Plattformen, elektronische Kommunikation, künstliche Intelligenz und andere Technologien, die einen Mehrwert schaffen sollen. Die Bundesregierung will den Austausch mit der Verwaltung und die Beantragung von Leistungen für alle einfach und sicher machen. Bürger sollen Anträge online, also von überall aus und jederzeit stellen können, anstatt „aufs Amt” zu gehen. Die öffentliche Verwaltung soll dadurch zeitliche und finanzielle Einsparungen erzielen können, also ihre Digitalisierungsrendite heben können.

 

Erste Bereiche, wie ein notwendiger digitaler Rechnungseingang 1, sind Vorboten, mit denen sich Kommunen und kommunale Unternehmen jetzt auseinandersetzen müssen, wenn sie digitaler werden sollen und wollen. Softwareanbieter versprechen für die Digitalisierung schnelle und einfache Lösungen. Das Motto lautet: Einfach das Produkt auswählen, auf die bestehenden Strukturen in der Kommune oder im kommunalen Unternehmen „überstülpen”, die Mitarbeiter für das Produkt schulen, den Produktivbetrieb starten und schon ist die digitale Transformation geschafft. Diese Vorgehensweise ist IT-getrieben. Digitalisierung wird mit Informationstechnologie gleichgesetzt. Es heißt vielerorts: „Digitalisierung – da kümmert sich unsere EDV drum”. Doch so einfach ist die Digitalisierung der Verwaltung nicht, denn dabei werden zwei Punkte schnell vergessen: Erstens der Mensch (Anwender) und zweitens der  Prozess (Arbeitsablauf).

 

Prozesse müssen nicht nur digital, sondern auch besser werden

Werden nun schlecht gestaltete Prozesse (bspw. nicht notwendige Arbeitsschritte) mithilfe von Informations- und Kommunikationstechnik digitalisiert, dann sind die Prozesse zwar digital, aber immer noch mangelhaft. Die Transformation von wiederkehrenden Abläufen stiftet nicht alleine schon einen Nutzen. Wenn also ohnehin Verwaltungsbereiche oder -abläufe digitalisiert werden sollen, dann sollten die Prozesse analysiert und optimiert werden. Sog. Kaiser-Wilhelm-Prozesse („Haben wir schon immer so gemacht.”) sollten gemäß den Leitprinzipien der Digitalisierung „digital first” und „once only” beachtet werden.

 

„Digital first” setzt digitale Prozesse und Dienstleistungen an erste Stelle. Das bedeutet, dass Prozesse und Dienstleistungen derart gestaltet werden sollen, dass sie vorrangig digital genutzt werden. Bei Dienstleistungen heißt das, dass Bürger sich dazu entscheiden, lieber online einen Antrag zu stellen, als „aufs Amt” zu gehen. Mit diesem Leitmotto müssen Bürgerdienste so ausgerichtet werden, dass der Bürger den digitalen Weg bevorzugt.

 

Um die Digitalisierungsrendite zu heben, muss klar sein, welche Anforderungen vom Bürger gestellt werden, welche Dienstleistungen sich dafür eignen und wie die Prozesse dahinter gestaltet werden müssen. Darüber hinaus werden neue Prozesse und Dienstleistungen dafür zunächst in einer digitalen Welt konzipiert und vorhandene analoge Daten werden in die elektronische Datenverarbeitung integriert.

Das „Once-Only-Prinzip” zielt verwaltungsextern darauf ab, dass Bürger und Unternehmen den Behörden und Verwaltungen bestimmte Standardinformationen nur noch einmal mitteilen müssen. Verwaltungsintern ist die Maxime, dass Prozessschritte nur einmal – eben digital und nicht noch zusätzlich papierhaft – durchgeführt werden.

 

Um die Digitalisierungsrendite zu heben, müssen Arbeitsschritte konsequent auf deren Notwendigkeit hinterfragt werden. Somit können ggf. nicht notwendige Arbeitsschritte entfallen und ein medienbruchfreier digitaler Prozess kann definiert werden.

 

Der Mensch steht im Mittelpunkt

Die Berücksichtigung des Faktors Mensch bei der Digitalisierung zielt auf Veränderungen ab, die von der Transformation von Prozessen, egal ob analog oder digital, ausgelöst werden. Der Erfolg von Digitalisierung hängt davon ab, die Menschen mitzunehmen. In Bezug auf die Mitarbeiter bedeutet „mitnehmen”, dass es nicht ausreicht, sie für die Anwendung der digitalen Software-Lösung zu schulen, sondern sie aktiv in den Digitalisierungsprozess einzubinden. Das umfasst, offen über Ziele und Notwendigkeit der Digitalisierung zu sprechen, Ängste und Meinungen der Mitarbeiter aufzunehmen,  das Wissen der Mitarbeiter in die Prozessanalyse und -optimierung einzubringen und die Digitalisierung für alle „erlebbar” zu machen. In Bezug auf die Bürger bedeutet „mitnehmen”, sich der Anforderungen der Bürger bewusst zu werden. Dieses Mitnehmen kann von einer Überarbeitung des kommunalen Außenauftritts über  eine Bürgerbefragung bis hin zu einer Bürgerwerkstatt reichen.

 

Die Digitalisierungsrendite ist das Ergebnis einer konsequenten Umsetzung

Um die Chancen der Digitalisierung zu ergreifen, muss ein Mehrwert für die Bürger geschaffen werden. Innerhalb der Kommunen und kommunalen Unternehmen sollten zeitliche und finanzielle Ressourcen schonend eingesetzt werden. Die Umsetzung der Digitalisierung erfordert ein konsequentes Vorgehen und eine ganzheitliche Beratung.


Rödl & Partner hat aus seinen Erfahrungen bei diversen Projekten 5 Prinzipien für Digitalisierungsprojekte entwickelt:

 

  1. Bei allen Digitalisierungsaktivitäten sind folgende drei Gruppen zu berücksichtigen:





  2. Eine Digitalisierungspotenzialanalyse entscheidet über zu digitalisierende Prozesse. Anhand von Fallzahlen, Komplexität von Abläufen und Kosten werden einzuleitende Maßnahmen priorisiert.
  3. Nicht der ideale Soll-Prozess muss sich der IT-Lösung unterordnen, sondern die ideale IT-Lösung muss sich am sinnvollen Soll-Prozess orientieren.
  4. Die Mitarbeiter müssen in die Aufnahme der Ist-Prozesse und die Erarbeitung der Soll-Prozesse einbezogen werden. Ihre Erfahrungen und ihr Wissen sind wichtig.
  5. Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Lern- und Verbesserungsprozess. Wer Fehler macht, sammelt Erfahrungen und diese helfen mehr als das beste Konzept in der Schublade. Gezieltes Ausprobieren und eine gelebte Fehlerkultur sind Voraussetzungen für den Erfolg.

Nutzen Sie unsere Expertise bei der Digitalisierung.

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