Synergien durch zentrales Vertragsmanagement

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Die Vielzahl von dezentral geschlossenen Geschäftsbeziehungen hat in den Verwaltungen dazu geführt, dass der Gesamtüberblick bezüglich Art, Inhalt, Umfang und Risiko verloren gegangen ist. Ein zentrales Vertragsmanagement hilft Ihnen, sich diesen Überblick zu verschaffen.

​In Verwaltungen wird zur Erreichung der Ziele und zur Aufrechterhaltung der Handlungsfähigkeit eine Vielzahl von Verträgen abgeschlossen. Zur Stärkung der Fachlichkeit geschieht dies in den überwiegenden Fällen dezentral auf Ebene der Ämter. Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass mehr als 90 Prozent der Verwaltungen folgende Defizite im Bereich des Vertragsmanagements aufweisen:
   
  • kein Überblick über Anzahl und Umfang der Geschäftsbeziehungen
    zu einem Vertragspartner,
  • Verträge werden aus fachlicher Sicht gut abgeschlossen, finanzielle bzw. kalkulatorische Hinweise werden vernachlässigt,
  • Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen sind sehr heterogen,
  • Kalkulationsgrundlagen werden unzureichend überprüft,
  • Kontrolle der Leistungserbringung ist nur selten vertraglich fixiert,
  • kein verbindlicher Prozess, der alle einzubindenden Akteure definiert,
  • kein Prozesscontrolling und
  • zahlreiche Einzelverträge statt Rahmenvertragswerke.

  
Die Vielzahl der handelnden Akteure in Kombination mit einem nicht einheitlich vorgegebenen und damit ungeregelten Ablauf im Bereich des Vertragsmanagements führt zu direkten und indirekten Nachteilen für die Verwaltungen. Diese Nachteile werden erst dann sichtbar, wenn aus einer zentralen Perspektive Sachverhalte transparent in der Nachschau verglichen werden. Zu diesem Zeitpunkt sind die Verträge geschlossen und Veränderungen meistens ausgeschlossen bzw. nur schwer möglich.
 

Ist in Ihrer Verwaltung schon
  • ein Vertrag unwissentlich automatisch verlängert worden?
  • eine Vertragskündigung nicht rechtzeitig erfolgt?
  • eine parallele Verhandlung mit einem Vertragspartner durch zwei Ämter erfolgt?
  • ein Originalvertrag nicht mehr aufgefunden worden?
  • übersehen worden, eine Vertragsoption auszuüben?

 
Wenn Sie eine dieser Fragen bejahen müssen, ist es an der Zeit über ein zentrales Vertragsmanagement nachzudenken. Wir unterstützen Sie bei der Klärung der Frage, wie Sie die Vorteile eines zentralen Vertragsmanagements für Ihre Verwaltung nutzen können.

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Thomas Seitz

Diplom-Betriebswirt (FH)

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