Glauben Sie noch oder prüfen Sie schon? Kommunale Vorverfahren und deren Bedeutung im doppischen Jahresabschluss

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​Schnell gelesen:

Nur wenn sichergestellt ist, dass ein Kontrollsystem intern so ausgerichtet ist, dass Fehler bereits kurz nach ihrem Auftreten
erkannt werden oder optimalerweise gleich gar nicht entstehen, kann der Abschlussprüfer sich auf Stichproben verlassen, um auf das Gesamtwerk schließen zu können. Dabei liegt ein Hauptfokus auf den Prozessen, mit denen rechnungslegungsrelevante
Daten in das Buchhaltungssystem kommen und dort weiterverarbeitet werden. Der Fokus liegt hierbei aber nach wie vor auf der Hauptbuchhaltung. Das liegt auch nahe, da das finale Zahlenwerk aus diesem System ausgelesen wird. Woher aber stammen die Zahlen aus der Hauptbuchhaltung?

​Die Prüfung von kommunalen Jahresabschlüssen wird nach dem risikoorientierten Prüfungsansatz durchgeführt. Hier erfolgt die Einschätzung der Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage der Kommune über eine grundsätzliche Risikoeinschätzung, die Analyse der Systeme und Prozesse und die grundsätzliche Prüfung des internen Kontrollsystems. Nur wenn sichergestellt ist, dass ein Kontrollsystem intern so ausgerichtet ist, dass Fehler bereits kurz nach ihrem Auftreten erkannt werden oder optimalerweise gleich gar nicht entstehen, kann der Abschlussprüfer sich auf Stichproben verlassen, um auf das
Gesamtwerk schließen zu können. Dabei liegt ein Hauptfokus auf den Prozessen, mit denen rechnungslegungsrelevante Daten in das Buchhaltungssystem kommen und dort weiterverarbeitet werden.

 

Dass also im Rahmen der kommunalen Jahresabschlussprüfung
keiner mehr einen Bogen um die Prüfung des Buchhaltungssystems
machen kann, ist inzwischen jedem klar. Der Fokus liegt hierbei aber nach wie vor auf der Hauptbuchhaltung. Das liegt auch nahe, da das finale Zahlenwerk aus diesem System ausgelesen wird.

 

Woher stammen die Zahlen aus der Hauptbuchhaltung?

Im Rahmen der IKS-Prüfung nimmt man z.B. die Prozesse auf, die zeigen, wie die einzelne Baurechnung von der Ausschreibung über alle Einzelprozesse am Ende in der Anlagenbuchhaltung landet. Optimalerweise werden dann noch Haupt- und Nebenbuch abgestimmt und die ein oder andere Abschreibung kontrolliert.

 

Was aber ist mit all den anderen Vorverfahren, die jede Menge
buchhalterische Sachverhalte generieren:

 

  • Wie entstehen die Werte, die bei örtlichen Trägern der Jobcenter
    monatlich automatisch im Bereich der Kosten der Unterkunft
    abgerechnet werden?
  • Wie erfolgt die Fallverbuchung für Kinder, die im Rahmen
    der wirtschaftlichen Jugendhilfe in einer Einrichtung unterkommen?
  • Wie valide sind die Abrechnungsdaten für die alte Dame, die Grundsicherung erhält, und wie erfolgt die Abgrenzung, wenn ein Trägerwechsel stattfindet oder die Dame in ein Altenheim wechselt?
  • u.v.m.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Spätestens im Jahresabschluss müssen alle Haupt- und Nebenbücher
inkl. aller Vorverfahren und deren Nebenbücher miteinander
abgestimmt und Differenzen geklärt sein. Dazu sind klare Zuständigkeiten festzulegen und deren Einhaltungen zu prüfen. Auch ein Fachbereich kann bspw. die Abstimmung seiner Daten, die durch Schnittstellen eingespielt werden, im Hauptsystem prüfen, schließlich sollte die Prüfung der Einhaltung der Budgetgrenzen im Rahmen der Budgethoheit sein ureigenes Interesse sein.

 

Dazu sind entsprechende Regelungen und Hilfen zu schaffen und verständlich zu kommunizieren.

 

Vor allem vor dem Hintergrund der Digitalisierung – digitale
Aktenführung und digitaler Rechnungsworkflow im kommunalen
Bereich – in Zusammenhang mit den ersten Stufen des
E-Government-Gesetzes, das in Kraft getreten ist und natürlich
vor dem Hintergrund der immer relevanteren Compliance-
Themen – egal, ob im Steuer-, Rechts- oder IT-Bereich – ist die Rechnungsprüfung gezwungen, auch die einzelnen IT-Vorverfahren intensiv inhaltlich zu prüfen. Dabei ist es nahezu irrelevant, ob man sich der Thematik im Rahmen der Jahresabschlussprüfung über das interne Kontrollsystem nähert oder dies im Rahmen der einzelnen Produktprüfungen macht. Das Ergebnis sollte das Gleiche sein und seinen Niederschlag am Ende im geprüften Jahresabschluss finden.

 

Rödl & Partner bietet hier, neben Coachings in der einzelnen Prozessaufnahme und Kommunikationsunterstützung, auch die technische Prüfung der Vorverfahren und Schnittstellen an. Sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie auf Augenhöhe.

 

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Ina Eichhoff

Steuerberaterin

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