Die Sinnhaftigkeit eines Fördermittelmanagements in Kommunen

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veröffentlicht am 7. Januar 2020

 

Bei der Finanzierung und Umsetzung kommunaler Projekte werden die Städte und Gemeinden oftmals mit Fördermitteln von EU, Bund oder Land unterstützt. Dabei klagen immer mehr Kommunen über zu bürokratische und komplexe Prozesse sowie fehlende personelle Kapazitäten bei der Beantragung von Fördergeldern. Exemplarisch hierfür ist, dass die bereitgestellten Mittel des Bundes zur Förderung von kommunalen Investitionen in Höhe von 3,5 Milliarden Euro Anfang September 2019 nur rund zur Hälfte abgerufen wurden. Der Bedarf ist jedoch – gerade zu Zeiten, in denen die Begrifflichkeit des „Investitionsstaus” regelmäßig deutschlandweit in den Sitzungssälen der Kommunen diskutiert wird – groß. Marode Infrastruktur, sanierungsbedürftige Schulen, fehlende Kindergartenplätze, die Integration von Flüchtlingen oder der Breitbandausbau sind nur einige von vielen Gründen, warum Kommunen Geld benötigen.

 

FÖRDERMITTELMANAGEMENT UND EINRICHTUNG ENTSPRECHENDER ORGANISATIONS-/GOVERNANCESTRUKTUREN

Zur Finanzierung und Umsetzung steht grundsätzlich ein bunter Strauß an Fördermitteln zur Verfügung, der aus den verschiedensten Töpfen stammt. Mal kommen sie vom Bund, mal handelt es sich um Förderungen des jeweiligen Bundeslandes oder der EU. Hier den Überblick zu erhalten, ist – beispielsweise aufgrund einer fehlenden zentralen Informationsstelle im Hinblick auf die Voraussetzungen zur Beantragung von Fördergeldern – schwer und zeitaufwendig. Auch hohe Genehmigungshürden und eine Flut an Vorschriften verhindern eine rasche Verwirklichung der Investitionspläne mancher Kommunalverwaltungen. Einen generellen Anspruch auf eine Förderung haben Kommunen nicht, gleichgültig wie sinnvoll oder nötig diese ist.

 

Die Wahrscheinlichkeit auf den Erhalt von Fördergeldern kann durch ein Fördermittelmanagement und die Einrichtung entsprechender Organisations- bzw. Governancestrukturen maßgeblich beeinflusst werden. Schließlich stellen die Beantragung von Geldern und die Umsetzung der Projekte besondere Anforderungen und Herausforderungen an die Kommune.


Im Allgemeinen gilt es Investitionsbedarfe zu ermitteln und die Förderfähigkeit der daraus abgeleiteten Projekte zu analysieren. Denn viele Fördermittelgeber verlangen von den Kommunen die Erfüllung definierter Ergebnisse bzw. Ziele (z. B. den Schutz der Umwelt). Damit geeignete Fördermittel mit den geplanten Projekten gematched werden können, bedarf es nicht nur der stetigen Recherche nach entsprechenden Töpfen, sondern erscheint es sinnvoll, (projekt-)spezifische Prozesse – beispielsweise mithilfe eines Projekthandbuchs – zu definieren, die den Ablauf von der Beantragung über die Umsetzung bis hin zur Abwicklung bzw. Abrechnung regeln.

 

UMSETZUNGSÜBERWACHUNG MITTELS PROJEKTCONTROLLING

Weitere Hürden hat der Zuwendungsempfänger bei der förderkonformen Projektorganisation und -umsetzung zu meistern. Wie bereits beschrieben, sind viele Fördermittel an spezifische Anforderungen gebunden, die sowohl bei der Beantragung als auch bei der Projektumsetzung – d. h. im Gesamtprozess – erfüllt sein müssen. Aus diesem Grund ist die Umsetzung der Projekte fortlaufend im Hinblick auf die definierten Förderziele umfassend zu überwachen. Hierzu ist es erforderlich, dass die Städte und Gemeinden beispielsweise mithilfe von Kalkulationen, Reportings sowie einer Abweichungsanalyse in die Lage versetzt werden, Planabweichungen rechtzeitig zu erkennen und so geeignete Gegenmaßnahmen einleiten können, um die Erreichung des Förderziels und die ordnungsgemäße Umsetzung sicherzustellen.

 

Zudem müssen die Kommunen durch die Bindung der Fördermittel an spezifischen Ereignissen und Ziele entsprechenden Nachweis- und Dokumentationspflichten gegenüber dem Fördermittelgeber nachkommen, um die zweckmäßige Mittelverwendung und die Einhaltung der Förderbedingungen belegen zu können. Insbesondere nach dem Abschluss des geförderten Projektes haben die Kommunen umfängliche Verwendungsnachweise zu erbringen. Hierbei ist es für die Kommune wichtig, im (projekt-)spezifischen Prozess sicherzustellen, dass die Projektakten vollständig sowie prüf- bzw. revisionssicher dokumentiert sind. Werden erhaltene Fördergelder nicht ordnungsgemäß und zweckentsprechend verwendet, besteht für den Zuwendungsgeber die (theoretische) Möglichkeit, Fördergelder zurückzufordern.

 

FAZIT

Die Beantragung von Fördermitteln und die entsprechende Umsetzung sollten zum Alltag jeder Kommune gehören, um den aktuellen Herausforderungen wie der maroden Infrastruktur, dem demografischen Wandel, dem Ausbau von Kindertagesstätten und Schulen, der Integration von Flüchtlingen oder der Digitalisierung gerecht zu werden. Die Realität sieht aufgrund fehlender personeller Kapazitäten, bürokratischer Strukturen, komplizierter Antragstellungsverfahren oder auch mangelnder Transparenz bezüglich vorhandener Förderprogramme der unterschiedlichen Institutionen bzw. der Zuständigkeit anders aus. Dies stellt die Kommunalverwaltungen u. a. vor folgende Grundsatzfragen:

 

  • Welche Förderprogramme sind überhaupt die richtigen?
  • Wo kann der Antrag gestellt werden?
  • Was habe ich während der Projektumsetzung an Bedingungen, Vorgaben und Pflichten zu berücksichtigen?
  • Wie erfolgt die Abwicklung bzw. Abrechnung der Mittel mit dem Zuwendungsgeber?
  • Wie sehen die abschließenden Prüfungen durch die Behörden aus?

 

Diesen Fragen können Städte und Gemeinden mit dem Aufbau und der Implementierung eines Fördermittelmanagements optimal entgegenwirken. Dem Fördermittelmanagement – beispielsweise in Form einer Stabsstelle – sollten u. a. die Aufgaben zukommen, in Zusammenarbeit mit den Fachämtern nach geeigneten Förderpotenzialen und -töpfen für kommunale Projekte zu suchen, eine förderkonforme Projektorganisation mittels Handbüchern oder Leitfäden zu definieren sowie die Umsetzung, Abwicklung und Abrechnung der Projekte in geeigneter Weise zu überwachen sowie zu steuern bzw. zu kontrollieren.


Gerne unterstützen und beraten wir Sie beim Aufbau, der Implementierung oder der Weiterentwicklung eines solchen Fördermittelmanagements beispielsweise mithilfe von Potenzialanalyse, ersten Handlungsempfehlungen und/oder der Erarbeitung erster Projektideen.

Kontakt

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Timo Cordes

Prüfungsassistent

+49 221 9499 092 62
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