Anforderungen an eine moderne Buchhaltung

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von Monika Völkel

Einzelaufzeichnung oder Verdichtung?

Zusammengefasste oder verdichtete Aufzeichnungen im Hauptbuch sind nach wie vor zulässig, sofern sie nachvollziehbar in ihre Einzelpositionen aufgegliedert werden können.
 
Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität hat der Bundesfinanzhof (BFH) die Pflicht zur Einzelaufzeichnung für den Einzelhandel und vergleichbare Berufsgruppen verneint.
 

 
Aber Vorsicht:

Werden in Vor- oder Nebensystemen Einzelaufzeichnungen tatsächlich technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch geführt, dann sind diese Daten auch so zu archivieren und auf Anforderung jederzeit über die Dauer der Aufbewahrungsfrist in maschinell auswertbarer Form vorzulegen.
 
An dieser Stelle sei auf das Urteil des Finanzgerichts Sachsen-Anhalt aus dem Jahre 2013 verwiesen, das sich mit dem Zugriff der Finanzverwaltung im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung auf das Warenwirtschaftssystem einer Apotheke beschäftigte. Das Finanzgericht billigte dem Prüfer den Zugriff auf die Einzelaufzeichnungen. Die Revision vor dem BFH ist zwar noch anhängig, allerdings zeigt es auf, welche Richtung hier eingeschlagen wird.
 

Elektronische Belege und Kontierung

Weiterhin sind Angaben zu Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Papierbeleg Pflicht.
 
Bei elektronischen Belegen wird die Kontierung durch die Verbindung mit dem Datensatz oder durch eine elektronische Verknüpfung (z.B. eindeutiger Index, Barcode) erreicht. Andernfalls muss durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt werden, dass Geschäftsvorfälle auch ohne Angaben auf den Belegen in angemessener Zeit nachvollziehbar und nachprüfbar sind.
 

Was heißt das?

Verzichten Sie bei einem Papierbeleg auf die Kontierung auf dem Beleg selbst, muss durch eine bestimmte Form der Ablage, dem gewählten Buchungstext oder anderer geeigneter Kriterien sichergestellt werden, dass der Beleg dem Buchungssatz eindeutig zugeordnet werden kann.
 
Wichtig ist auch, dass Sie gebuchte Belege entsprechend kennzeichnen, um sie von noch nicht gebuchten zu unterscheiden. Gehören mehrere Belege zu einer Buchung, bedarf es zusätzlicher Zuordnungsmerkmale um eine Verknüpfung der Belege untereinander herzustellen.
 
Bei einem mehrseitigen Kontoauszug in Papierform reicht es in der Regel nicht aus, nur die Kontoauszugsnummer als Zuordnungskriterium zu verwenden. Vielmehr muss diese nach Auffassung des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) noch um die Information der jeweiligen Seitennummer erweitert werden.
 

Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

Hier werden sich vor allem kleinere Unternehmen umstellen müssen. Das BMF sieht das Erfordernis der „zeitgerechten Buchung” eines Beleges nach spätestens 10 Tagen ab seiner Entstehung als erfüllt an.
 
Erfolgt die Buchhaltung nicht laufend, sondern periodisch, z.B. in Form einer Monatsbuchhaltung, wird die Zeitspanne bis zum Ende des Folgemonats ausgeweitet. Dies aber auch nur, wenn durch geeignete Maßnahmen (bspw. geordnete Ablage) die Vollständigkeit der Buchhaltung durch die spätere Erfassung nicht gefährdet wird.
 
Werden für die Buchhaltung aber elektronische Belege verwendet, stellt sich für die Finanzverwaltung die Frage der Zumutbarkeit und Praktikabilität einer zeitgerechten Verbuchung innerhalb von 10 Tagen überhaupt nicht.
 
Das Erfassungsdatum, das üblicherweise in einem IT-System protokolliert wird, wird deshalb künftig mehr in den Fokus eines Betriebsprüfers rücken.
 

Unveränderbarkeit

Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht in der Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Zustand nicht mehr feststellbar ist.
 
Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen und Aufzeichnungen müssen daher entsprechend protokolliert werden. Wurden z.B. in einem Fakturierungssystem Änderungen an den Stammdaten vorgenommen (Umfirmierung von Kunden, Adressänderungen, Anhebung von Umsatzsteuersätzen), sind die ursprünglichen Daten so vorzuhalten, dass der ursprüngliche Beleg über die Dauer der Aufbewahrungsfristen jederzeit wieder aufrufbar ist. Fehlerhafte Buchungen sind durch Stornierungen oder Neubuchungen zu korrigieren.
 

Aufgepasst:

Die Unveränderbarkeit geht noch weiter! Eine Buchhaltung ist nicht ordnungsmäßig, wenn man nachträglich Veränderungen vornehmen kann, ohne dass diese kenntlich gemacht werden!
 

Wann ist das der Fall?

Gerne werden Buchungsvorläufe bzw. Perioden bis zur Aufstellung des Jahresabschlusses offengehalten, um etwaige später erkannte Fehler zu korrigieren.
 
Das wird vom BMF als unzulässig eingestuft!
 
Das Datum der Festschreibung wird ebenfalls in IT-Systemen protokolliert. Unangenehm wird dies, wenn ein Betriebsprüfer wegen einer zu späten Festschreibung die Beweiskraft der Buchhaltung in Frage stellt.
 
 
zuletzt aktualisiert am 25.02.2015
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