Eine strukturierte Personalbedarfsplanung ist die Basis für die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit von Energieversorgungsunternehmen

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Im Zusammenhang mit dem teilweise bereits deutlich spürbaren Fachkräftemangel ist es notwendig, die zukünftigen Personalbedarfe frühzeitig zu erkennen. Dies gilt insbesondere für kommunale Stadtwerke und Energieversorger, deren Geschäftsfelder zunehmend unter Druck geraten und einen strukturellen Wandel vollziehen. Eine mittel- bis langfristige Personalbedarfsplanung ist darum unerlässlich, um den zukünftigen qualitativen und quantitativen Personalbedarf zu ermitteln.

 

Die Ressource Mensch stellt zweifellos einen wesentlichen Aspekt für den Erfolg und die gegenwärtige und zukünftige Wettbewerbsfähigkeit von kommunalen Stadtwerken und Energieversorgern dar. Eine strukturierte und effektive Personalbedarfsplanung gewährleistet die Handlungsfähigkeit durch ausreichende Ausstattung mit Personalressourcen und vermeidet darüber hinaus die Entstehung von Über- und Unterkapazitäten. Durch die Planung des zukünftigen Bedarfs an Personal können ungeplante und teilweise kostenintensive Rekrutierungsmaßnahmen vermieden werden, was in der Folge zu Kosteneinsparungen führt.

 

Die Altersstrukturanalyse gibt einen ersten Überblick

Der erste Schritt einer Personalbedarfsplanung ist die Durchführung einer Altersstrukturanalyse der derzeitigen Belegschaft. Sie gibt eine erste Indikation über den zukünftigen Personalbedarf, der durch das altersbedingte Ausscheiden von Mitarbeitern gegeben ist. Dabei empfehlen wir die Auswertung nach Status-, Berufs- und Qualifikationsstrukturen sowie nach Betriebsbereichen zu differenzieren. Damit können mögliche Maßnahmen in effizienter Weise direkt für einzelne Gruppen oder Bereiche abgeleitet werden. Im nächsten Schritt gilt es, den Planungshorizont für den Untersuchungszeitraum festzulegen. Hierbei wird üblicherweise nach kurzfristiger (bis zu 1 Jahr), mittelfristiger (bis zu 3 Jahre) und langfristiger (über 3 Jahre) Planung differenziert. Unabhängig von der Wahl des Untersuchungszeitraumes wird empfohlen, die Personalbedarfsplanung regelmäßig, d.h. mindestens einmal jährlich zu aktualisieren.

 

Die Personalbedarfsplanung muss sich an der Unternehmensstrategie orientieren

Für das weitere Vorgehen der Personalbedarfsplanung muss die zukünftige Unternehmensstrategie klar definiert bzw. zentrale Fragen geklärt sein. Das umfasst im Wesentlichen eine möglichst konkrete Prognose der zukünftigen Tätigkeitsbereiche inkl. einer Abschätzung der Arbeitsorganisation, der zugehörigen Investitionen und des Einsatzes zukünftiger Technologien (insbesondere im Zusammenhang mit der fortschreitenden Digitalisierung). Darüber hinaus sollten die zugehörigen Arbeitsbereiche und die damit verbundenen Arbeitsinhalte bestimmt werden, die wesentlich für die künftige Entwicklung des Unternehmens sind.

 

Methoden zur Identifizierung des Brutto-Personalbedarfs

Nachdem diese Voraussetzungen erfüllt wurden, empfiehlt es sich, dass die Führungskräfte (z. B. die Bereichsleiter) den Personalbedarf für den Planungszeitraum für die verschiedenen Teilbereiche ermitteln. Dabei eignen sich für kleine und mittlere Unternehmen, im Hinblick auf die angestrebte Minimierung des Planungsaufwandes, insbesondere die Schätzverfahren. Sie stützen sich auf die subjektive Einschätzung der Führungskräfte der jeweiligen Unternehmensbereiche, die überwiegend auf deren Erfahrungswerten basiert. Ein alternatives Verfahren, das zwar objektivierte Ergebnisse liefert, aber eine komplexere Vorgehensweise erfordert, stellt beispielsweise die Personalbedarfsermittlung anhand von Kennzahlen dar. Hierbei ergibt sich der Personalbedarf im Zusammenhang mit einer bestimmten unternehmensspezifischen Größe, die unmittelbar Einfluss auf die benötigten Personalressourcen hat. Eine denkbare Größe aus dem Bereich der Versorgungsnetze wäre beispielsweise die Anzahl an entsprechend qualifizierten Mitarbeitern zu Wartung und Instandhaltung pro Leitungskilometer Stromnetz. Dieses Vorgehen ist für die meisten Unternehmensbereiche möglich. Im Anschluss werden die Ergebnisse der Teilbereiche erneut in einen Gesamtplan zusammengeführt und eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt.

 

Grundsätzlich sollte die Ermittlung des Personalbedarfs externe Einflussfaktoren, wie die gesamtwirtschaftliche Entwicklung, genauso einbeziehen wie interne Einflussfaktoren, z.B. die definierten Unternehmensziele. Nachdem für die einzelnen Teilbereiche der Personalbedarf ermittelt wurde, werden diese Ergebnisse durch die Projektleiter (meist aus dem Personalbereich) zu einem Gesamtplan für das Unternehmen zusammengeführt.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ermittlung des Netto-Personalbedarfs

Im Anschluss an die Ermittlung des Brutto-Personalbedarfs empfiehlt es sich, eine Abgangs-Zugangs-Tabelle für den Prognosezeitraum, in Bezug auf die voraussichtlichen Personalbewegungen im Planungszeitraum, zu erstellen. Je länger diese Statistik geführt wird, desto sicherer werden die Aussagen auch für die Zukunft zutreffen. Dabei sollten auch außerplanmäßige Ereignisse, wie z.B. vermehrter Renteneintritt, für die Entwicklung des Personalbestandes berücksichtigt werden. In der Folge ergibt sich der Netto-Personalbedarf aus dem abgeschätzten zukünftigen Brutto-Personalbedarf abzüglich des gegenwärtigen Personalbestandes und den voraussichtlichen Zugängen zuzüglich der prognostizierten Abgänge.

 

Ableitung eines Maßnahmenkatalogs

Auf Grundlage dieser Ergebnisse kann im Rahmen eines Soll-Ist-Vergleiches abgeleitet werden, wo im Unternehmen zusätzlicher Bedarf bzw. ein Übermaß an entsprechend qualifizierten Arbeitskräften besteht. Dabei empfiehlt es sich nach den verschiedenen Qualifikationsgruppen zu differenzieren, da sie nicht gleichermaßen kritisch für den Unternehmenserfolg sind.

 

Darauf aufbauend gilt es, geeignete Maßnahmen zur Deckung des Personalbedarfs abzuleiten. Diese können sich auf die Rekrutierung neuer Mitarbeiter, den verstärkten internen Know-how-Aufbau bei bestehenden Mitarbeitern, auf mögliche innerbetriebliche Versetzungen, die Beauftragung von externen Experten und die Einführung von geeigneten Nachfolgeregelungen beziehen.

 

Die Personalbedarfsplanung als Teilaspekt eines ganzheitlichen Personalmanagementkonzeptes

Die Personalbedarfsplanung ist jedoch nur ein Baustein eines umfassenden Personalmanagementkonzeptes, dem sich Stadtwerke und kommunale Energieversorger heute und in naher Zukunft stellen müssen. Zu den personalstrategischen Herausforderungen lassen sich davon abgesehen beispielsweise auch eine faire und marktgerechte Vergütung sowie die gestiegene Sensibilisierung der Mitarbeiterschaft in Bezug auf die Themen „Vereinbarkeit von Berufs-, Privat- und Familienleben” und „individuelle berufliche Entwicklung” identifizieren.

 

Stadtwerke und kommunale Energieversorger stehen in den kommenden Jahren vor massiven Herausforderungen im Personalbereich. Diesen ist mit Blick auf die zukünftige, personelle Leistungsfähigkeit mit geeigneten Maßnahmen zu begegnen.

 

  • Sicherstellung von fairen und marktgerechten Vergütungsstrukturen
  • Einführung einer leistungsorientierten Vergütung
  • Einführung eines Entwicklungs- und Karrieremodells
  • Sicherstellung der Beschäftigungsfähigkeit in Bezug auf fachliche Qualifikation sowie physische und psychische Gesundheit aller Mitarbeiter
  • Implementierung von flexiblen Arbeitszeitmodellen
  • Stärkung der Wahrnehmbarkeit als attraktiver Arbeitgeber (Personalmarketing)

 

Rödl & Partner berät Sie gerne zu allen Fragen rund um die strukturierte Personalbedarfsplanung sowie die Erarbeitung eines maßgeschneiderten Personalmanagement- und Personalentwicklungskonzeptes.

 

Kontakt

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Christian Riess

Diplom-Kaufmann

Senior Associate

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Benjamin Zwinscher

Diplom-Betriebswirt (FH)

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