Angaben zu Umfang und Art der abgerechneten Leistungen als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug

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Die Voraussetzungen der Rechnungserstellung sind sehr genau definiert. Eine Abweichung kann dazu führen, dass der Vorsteuerabzug nicht geltend gemacht werden kann. 

​In einem kürzlich veröffentlichten Urteil (Az.: XI R 32/10) hat der BFH erneut betont, dass die Leistungsbeschreibung in einer Rechnung eine wichtige Voraussetzung für den Vorsteuerabzug darstellt. Im Urteilsfall arbeitete der Kläger in einer Bürogemeinschaft mit einer GmbH. Nach mündlicher Vereinbarung mit dieser GmbH ließ der Kläger verschiedene Leistungen von deren Mitarbeitern erledigen (z. B. Schreibarbeiten).

Die Abrechnung der GmbH beinhaltete neben dem Ausweis von Umsatzsteuer die Angaben „Personalgestellung – Schreibarbeiten“ sowie den Hinweis „nach mündlicher Vereinbarung“. Das Finanzamt und das Finanzgericht lehnten dem Kläger den Vorsteuerabzug aus dieser Rechnung ab. Auch der BFH entschied, dass der Kläger die in der Rechnung ausgewiesene Steuer nicht als Vorsteuer abziehen darf, da er keine ordnungsgemäße Rechnung besitzt. Aus der Rechnung wurde lediglich der Zeitraum der Leistungserbringung, nicht jedoch der Umfang der Dienstleistung ersichtlich. Die Angabe „lt. mündlicher Vereinbarung“ stellt keine eindeutige Bezugnahme auf andere Geschäftsunterlagen dar, aus denen der Leistungsumfang zu entnehmen wäre.

Damit der Kläger den Vorsteuerabzug geltend machen kann, muss der Leistungsumfang noch durch nähere Angabe zu den tätigen Personen, Einsatztagen, Anzahl der geleisteten Stunden bzw. Stundensätzen konkretisiert werden (z. B. Sekretärin Frau Müller – Donnerstag, 18. Oktober 2012 – 4,5 h á 70 Euro pro Stunde). Die Detaildaten können auch in einem Abrechnungsbogen erfasst werden, der der Rechnung als Anlage beigefügt wird.

Die Frage, ob die verwendete Leistungsbeschreibung den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung genügt, war schon oft Gegenstand finanzgerichtlicher Verfahren. So genügt die Angabe „Personalkosten“ gerade noch, aber nur wenn auf die zugrundeliegenden Verträge Bezug genommen wird. Die Angaben „Zimmerreinigung“ oder „Unterkunftsreinigung“ sind nur ausreichend, wenn das gereinigte Objekt, der Zeitraum sowie die Anzahl und Art der gereinigten Zimmer angegeben sind.

Nicht ausreichend sind z. B. die Angaben „technische Beratung“, „Betriebskostenumlage“, „Renovierungsarbeiten“, „nach Absprache“ oder „verauslagte Grund-stückskosten“. Die Formulierung einer ordnungsgemäßen Leistungsbeschreibung ist oft schwierig – als Faustregel gilt: Je detaillierter die Angaben, desto besser. Wenn Sie Eingangsrechnungen mit ungenauen Leistungsbeschreibungen erhalten, sollten Sie diese reklamieren. Nur wenn Sie im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung sind, können Sie sich die Vorsteuern aus dieser Rechnung vom Finanzamt auszahlen lassen.

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Julia Bader

Steuerberaterin, Diplom-Finanzwirtin (FH), MBA

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