E-Bilanz: Prozesse optimieren – Betriebsprüfungsrisiken minimieren

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  • Die E-Bilanz führt bei Unternehmen zu technischen und inhaltlichen Herausforderungen; die erforderliche Umstellung eröffnet aber auch die Chance auf eine Effizienzsteigerung im Rechnungswesen und eine Optimierung der betrieblichen Abläufe.
  • Die E-Bilanz-Strategie sollte mit Blick auf künftige Betriebsprüfungen risikoorientiert gewählt werden.
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von Andreas Brunnhübner und Monika Völkel
 
Die E-Bilanz erfordert neue Strukturen. Für das Wirtschaftsjahr 2013 ist nun erstmals eine Bilanz nach amtlich vorgeschriebenem Muster elektronisch beim Finanzamt einzureichen (§ 5 b EStG). Betroffen sind insbesondere bilanzierende Gewerbetreibende als auch selbständig Tätige i. S. d. § 18 EStG, die freiwillig Bücher führen und regelmäßig Abschlüsse erstellen. In der Praxis zeigt sich, dass Unternehmen hierbei vor technischen und inhaltlichen Herausforderungen stehen. Allerdings kann die erforderliche Umstellung auch Chancen auf eine Effizienzsteigerung im Rechnungswesen und eine Optimierung betrieblicher Prozessabläufe bieten.

 

Für die technische Datenübermittlung der E-Bilanz ist ein sogenannter XBRL-Datensatz (eXtensible Business Reporting Language), ein international verbreiteter Standard für den elektronischen Datenaustausch von Unternehmensinformationen, zu verwenden. Bei Erstellung dieses Datensatzes sind die inhaltlichen Anforderungen der sogenannten Taxonomie zu beachten. Die hierdurch von der Finanzverwaltung im Rahmen von Mussfeldern geforderten Mindestangaben und die Gliederungstiefe gehen weit über die bisherigen Regelungen des Handelsrechts hinaus. Dies macht teilweise umfangreiche Veränderungen in der IT-Landschaft (beispielsweise Kontenrahmen) erforderlich. Zudem stehen der Finanzverwaltung im Rahmen von Betriebsprüfungen wesentlich bessere Möglichkeiten zur vernetzten Betrachtung und Untersuchung steuerlicher Daten zur Verfügung.

 

Erste praktische E-Bilanz-Umstellungsprojekte haben gezeigt, dass sich Unternehmen proaktiv mit diesen Risiken auseinandersetzen und eine Strategie entwickeln sollten. Hierbei ist die Frage zu beantworten, ob man sich als Unternehmen den Vorgaben der Finanzverwaltung vollumfänglich unterwirft (Maximalstrategie) oder aber gezielt die vorgesehenen Auffangpositionen nutzt (Minimalstrategie). Der zu erstellende Datensatz enthält für alle Unternehmen unabhängig von Größe und gewählter Strategie immer die gleiche Anzahl an Taxonomiefeldern. Können nicht alle vorgesehenen Pflichtfelder mit Werten befüllt werden, sind diese im Hinblick auf die gebotene Vollständigkeit mit Leerwerten (sogenannte NILWerte) anzureichern. Ein hoher Anteil an Leerwerten kann jedoch wiederum das Risiko für eine Betriebsprüfung verschärfen. Die Zielsetzung der Finanzverwaltung ist klar: Durch das Projekt E-Bilanz sollen treffsicher die wirklich risikoreichen Steuerfälle ermittelt werden. Hierdurch erhofft man sich, zu der größtmöglichen Ausbeute in Form von Steuernachzahlungen zu gelangen. Daher wird die Finanzverwaltung mit Hilfe der übermittelten Datensätze ein Risikomanagementsystem aufbauen, das gezielt durch maschinelle Analysen (z. B. Zeitreihenvergleiche oder Branchenvergleiche) ein Unternehmen einer Risikoklasse zuweist. Sind demnach die eigenen Angaben in der E-Bilanz auffällig, muss davon ausgegangen werden, dass die Betriebsprüfung verstärkt die steuerlichen Verhältnisse kontrollieren wird.

 

All das zeigt, dass Unternehmen nunmehr gut beraten sind, sich mit den Anforderungen der E-Bilanz auseinanderzusetzen. Dies kann eine komplexe, aber durchaus auch lohnende Aufgabe darstellen. Die E-Bilanz sollte nicht nur als weitere notwendige Compliance-Forderung des Gesetzgebers gesehen werden. Vielmehr sollten Sie als Unternehmer die gesetzliche Anforderung nutzen, die bestehenden Steuerprozesse durch ein einheitliches Tax Accounting neu aufzustellen, um damit mehr Effizienz und Transparenz zu erreichen. Durch die erhöhte Transparenz können die für den Steueraufwand maßgeblichen Einflussfaktoren in Ihrem Unternehmen identifiziert und durch eine internationale Steuerstrategie optimiert werden. Gleichzeitig besteht mit der E-Bilanz auch die Möglichkeit eine eigenständige und erfolgreiche Steuerbilanzpolitik einzuführen.​

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