Verwaltungsstrafverfahren des Zolls werden transparenter

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Am 15. Juli 2021 traten die überarbeiteten Bestimmungen des Zolls über die Verfahren zur Behandlung von Verwaltungsstrafverfahren („neue Bestimmungen“) offiziell in Kraft. Im Vergleich zu den bisherigen Bestimmungen weisen die neuen Bestimmungen zwei besonders auffällige Aktualisierungen auf, auf die Unternehmen aufmerksam gemacht werden sollten. Anhand der neuen Bestimmungen sollten Unternehmen ihre Verwaltungsmaßnahmen und Reaktionspläne in der täglichen Zollabwicklung gezielt anpassen.
 
In den neuen Bestimmungen wird klargestellt, dass der Zoll bei der Bearbeitung von Straffällen den Grundsatz der Unparteilichkeit und Offenheit in vollem Umfang befolgen wird, wobei die Kombination aus Strafe und Aufklärung angewandt wird. Die Einzelheiten sind wie folgt:
  • Wer eine geringfügige rechtswidrige Handlung begeht und diese rechtzeitig korrigiert, ohne dass dies schädliche Folgen hat, wird von der Verwaltungsstrafe befreit;
  • Wer zum ersten Mal gegen das Gesetz verstößt, und der Verstoß zu geringfügigen nachteiligen Folgen führt, aber rechtzeitig Korrekturen vornimmt, kann von der Verwaltungsstrafe befreit werden;
  • Wer die Initiative ergreift, um die schädlichen Folgen von Verstößen zu beseitigen oder zu mildern, oder um Verstöße anzuzeigen, die dem Zoll noch nicht bekannt sind, oder wer mit dem Zoll bei der Untersuchung von Verstößen in verdienstvoller Weise zusammenarbeitet, wird mit einer geringeren oder milderen Verwaltungsstrafe belegt;
  • Wer proaktiv mit dem Zoll bei einer Untersuchung zusammenarbeitet, die Schuld zugibt und die Strafe akzeptiert oder eine rechtswidrige Handlung mit geringfügigen nachteiligen Folgen begeht, kann eine mildere Strafe erhalten.
 
Es ist anzumerken, dass bei Verstößen in Unternehmen die spezifischen Sanktionsmaßnahmen des Zolls eng mit der Haltung der Betroffenen und der rechtzeitig eingeleiteten Abhilfe zusammenhängen und der Zoll auf dieser Grundlage über einen gewissen Ermessensspielraum verfügt. Es wird empfohlen, dass Unternehmen die Entwicklung der Folgeverordnungen und der Zollpraxis bei Verwaltungsstrafen weiterhin genau verfolgen. Beispielsweise könnte der Zoll in Zukunft eine Liste der „Straffreiheit für ersten Verstoß“ und Richtwerte für Verwaltungsstrafen einführen, um Unternehmen zu ermutigen, Verstöße zu minimieren und rechtzeitig Korrekturen vorzunehmen, wie es bereits mit den spezifischen Maßnahmen zur Minimierung von Verwaltungsstrafen im Rahmen der „proaktiven Offenlegung“ getan wurde.
 
Dies ist eine bahnbrechende Kombination aus Strafe und Offenheit. In diesem Zusammenhang wird vorgeschlagen, dass Unternehmen zunächst tägliche Managementaufzeichnung über die Zollvorgänge erstellen sollten. Regelmäßige Selbstuntersuchungen und Bewertungen zur Einhaltung der Zollvorschriften werden einerseits dazu beitragen, Unregelmäßigkeiten rechtzeitig zu erkennen und schadhafte Folgen so weit wie möglich zu beseitigen oder abzumildern, so dass die Gefahr von Verwaltungsstrafen minimiert werden kann. Andererseits wird es den Unternehmen erleichtert, die Erfahrungen der Vergangenheit zusammenzufassen und die tägliche Verwaltung der Zollvorgänge kontinuierlich zu verbessern. Gleichzeitig kann eine lückenlose Dokumentation der täglichen Arbeitsprotokolle im Bedarfsfall eine aussagekräftige und nachvollziehbare Untermauerung für die Selbstauskünfte der Unternehmen darstellen.
 
Die neue Bestimmungen verringern die Kosten für die Einhaltung der Zollvorschriften in verschiedener Hinsicht, wie die folgenden Beispiele zeigen:
  • Die neuen Bestimmungen legen eine Frist fest, innerhalb derer der Zoll in der Regel innerhalb von sechs Monaten ab dem Datum der Einreichung des Falls eine Entscheidung über die Verwaltungsstrafe trifft;
  • Unter bestimmten Voraussetzungen ermöglichen die neuen Bestimmungen eine neue Art der Bearbeitung von Verwaltungsstraffällen, bei denen der Sachverhalt eindeutig ist, der Betroffene einen schriftlichen Antrag stellt, die Fehler freiwillig einräumt und die Strafe akzeptiert und andere Beweise vorlegen kann, so dass der Zoll den Fall zügig bearbeiten kann, in dem er das Verfahren der Beweiserhebung, Überprüfung und Genehmigung vereinfacht;
  • Der Betroffene, der hinreichend nachweisen kann, dass kein subjektives Verschulden vorliegt, wird von der Verwaltungsstrafe befreit.
 
Diese Maßnahmen sollen unnötige Zeit- und Kommunikationskosten zwischen dem Zoll und den Unternehmen auf beiden Seiten reduzieren. Gleichzeitig wird auch darauf hingewiesen, dass die neuen Bestimmungen den unabhängigen Nachweis von Unternehmen fördern. Wenn Unternehmen der Beweislast in vollem Umfang nachkommen, kann der Zoll eine Reihe von günstigen Maßnahmen ergreifen, die nicht nur die Bearbeitungszeit des Falles verkürzen, sondern auch die Effizienz verbessern und sogar die Unternehmen von Verwaltungsstrafen befreien.
 
Unter diesem Gesichtspunkt ist die Empfehlung an die Unternehmen, eine vollständige Dokumentation der täglichen Aufzeichnungen der Zollvorgänge zu erstellen, nach wie vor gültig und anwendbar. Insbesondere für den Nachweis des Nichtvorliegens eines subjektiven Verschuldens enthalten die Vorschriften keine eindeutigen Leitlinien. Aus betrieblicher Sicht wird jedoch vorgeschlagen, dass Unternehmen alle Anfragen und Kommunikationsaufzeichnungen im Zusammenhang mit der Zollregelung und den Zollvorgängen aufzeichnen sollten, einschließlich der Ergebnisse von Anfragen auf der Webseite. Ebenso sollten Aufzeichnungen der Zoll-Hotline 12360, von Zollberatungen vor Ort und der Telefonaufzeichnung vorgenommen werden, um so einen gültigen, subjektiven, Nachweis für das Nichtvorliegen eines Verschuldens vorliegen zu haben. Nur durch die lückenlose Nachweiserbringung kann der Antrag des Unternehmens auf Befreiung von der Bearbeitung von Verwaltungsstrafen unterstützt werden und wenn das Unternehmen alles für Einhaltung der Vorschriften getan hat.

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