Neuer föderaler Standard für den Belegdurchlauf FSBU 27/2021

Die Umstellung der russischen Vorschriften zur Rechnungslegung und Erstellung von Abschlüssen hin zu mehr internationaler Orientierung wird weiter fortgesetzt. Nun wurde den russischen Buchhaltern der neue Föderale Rechnungslegungsstandard FSBU 27/2021 „Dokumente und Belegdurchlauf in der Rechnungslegung“ vorgestellt. Dieser FSBU wird bereits ab dem 1. Januar 2022 der Anwendung unterliegen. Eine frühere Anwendung des Standards ist ebenso zulässig. Grundsätzlich werden neue FSBUs auf Grundlage der Prinzipien von IFRS ausgearbeitet. FSBU 27/2021 stellt jedoch eine Ausnahme von dieser Regel dar. Es gibt keinen vergleichbaren Standard in der Struktur der IFRS. Dieser FSBU ergänzt die Anforderungen an Dokumente und Belegdurchlauf in der Rechnungslegung, deren grundsätzliche Bestimmungen bereits im Föderalen Gesetz „Über die handelsrechtliche Rechnungslegung“ enthalten sind. Nachfolgend analysieren wir die wichtigsten Aspekte.

Über die Erstellung von Dokumenten

Ein Ursprungsbeleg (sowie Buchhaltungsregister) muss entweder in Papierform und/oder als elektronisches, mit einer elektronischen Unterschrift unterzeichnetes Dokument erstellt werden. Ein elektronisches Dokument kann als Ursprungsbeleg nur dann akzeptiert werden, wenn es mit einer elektronischen Unterschrift gemäß dem Föderalen Gesetz „Über die elektronische Unterschrift“ unterzeichnet ist.

Eine Datei, die eine gescannte Abbildung des Dokuments enthält, kann nicht als Ursprungsbeleg akzeptiert werden, auch wenn sie graphische Darstellungen von Unterschriften zuständiger Personen und eine graphische Darstellung des Siegels der Organisation enthält.

Nach wie vor bleibt die Anforderung bestehen, Ursprungsbelege auf Russisch zu erstellen, und ein fremdsprachiger Beleg muss zeilenweise ins Russische übersetzt werden. Nun gibt es jedoch eine Ausnahme von dieser Regel, und zwar: es ist zulässig, den Ursprungsbeleg in einer Fremdsprache zu erstellen, sofern die Gesetzgebung der ausländischen Rechtshoheit, unter der die Tätigkeit ausgeübt wird, die Erstellung von Rechnungslegungsdokumenten in der Sprache der jeweiligen Rechtshoheit vorsieht. Dabei muss das entsprechende Buchhaltungsregister zeilenweise ins Russische übersetzt werden.

Grundsätzlich müssen Einträge in Buchhaltungsregistern in Rubel erfolgen, mit Ausnahme von Objekten der Rechnungslegung, deren Wert in Fremdwährung angegeben ist. Dann werden Einträge in Buchhaltungsregistern grundsätzlich gleichzeitig sowohl in Fremdwährung als auch in Rubel vorgenommen.

In der Buchhaltungspraxis kommt nach wie vor auch der Ansatz vor, bei dem eine Geschäftstransaktion in der Rechnungslegung gemäß dem Erstellungsdatum des Ursprungsbelegs oder gemäß dem Datum des Eingangs des Ursprungsbelegs bei der Buchhaltungsabteilung der Organisation ausgewiesen wird. Eine Organisation muss z.B. den Erlös gemäß dem Erhalt der Ware durch den Käufer ausweisen, denn laut den Bedingungen des Vertrags liefert die Organisation die Ware an den Käufer mit eigenen Kräften oder unter Heranziehung einer externen spezialisierten Organisation. Die Organisation weist jedoch den Erlös fehlerhaft gemäß dem Datum der Erstellung des Lieferscheins (universellen Übergabedokuments) aus, wobei sie das Datum der Übergabe an den Käufer nicht berücksichtigt (d.h. vorzeitig). Nun, falls das Datum der Erstellung des Ursprungsbelegs vom Datum des Geschäftsvorfalls, der durch diesen Ursprungsbeleg dokumentiert wird, (in unserem Beispiel ist dies das Datum der Übergabe der Ware an den Käufer) abweicht, ist es notwendig, auch Informationen zum Datum des Geschäftsvorfalls anzugeben.

Im FSBU wurde auch der Grundsatz der Rationalität der Führung der Buchhaltung berücksichtigt und es wurde eine Reihe von praktischen Vereinfachungen bei der Erstellung von Ursprungsbelegen eingeführt:

Außerdem legt der neue FSBU 27/2021 fest, dass das System der Buchhaltungsregister die Rechtskraft der Buchungen sicherstellen, also als Bestätigung von Objekten der Rechnungslegung und geschehenen Geschäftsvorfällen dienen muss.

Der Standard legt auch Anforderungen an die Einbringung von Korrekturen in Ursprungsbelege und Buchhaltungsregister fest. Insbesondere ist die Korrektur eines elektronisch erstellten Ursprungsbelegs durch Erstellung eines neuen (korrigierten) Ursprungsbelegs zulässig. Korrekturen in Dokumenten in Papierform müssen so vorgenommen werden, dass fehlerhafte und korrigierte Angaben klar zu sehen sind.

Über die Haftung

Der Geschäftsführer muss Formblätter für Ursprungsbelege und Formen der Buchhaltungsregister auf Vorschlag der für die Führung der Buchhaltung zuständigen Person bestimmen.

Außerdem muss der Geschäftsführer die Liste der Personen bestimmen, die zur Unterzeichnung von Buchhaltungsdokumenten berechtigt sind. Dabei muss die für die Dokumentierung des Geschäftsvorgangs zuständige Person die rechtzeitige Erstellung der Ursprungsbelege, ihre rechtzeitige Übergabe an die Buchhaltungsabteilung sowie die Zuverlässigkeit dieser Angaben sicherstellen. Der Hauptbuchhalter (bzw. die Person, mit der der Vertrag über die Führung der Buchhaltung abgeschlossen wurde) kann seinerseits schriftlich Mitarbeiter der Organisation über die Anforderungen in Bezug auf das festgelegte Verfahren zur Dokumentierung von Geschäftsvorfällen und Vorlage der für die Führung der Buchhaltung notwendigen Dokumenten (Angaben) bei der Buchhaltungsabteilung informieren. Solche Anforderungen werden für alle Mitarbeiter der Organisation obligatorisch sein. Der Geschäftsführer ist unmittelbar für die Organisation und Sicherstellung eines effektiven Belegdurchlaufs in der Buchhaltung zuständig; es ist ein Irrtum zu glauben, dass dies die Aufgabe der Buchhaltungsabteilung ist.

Die Buchhaltungsabteilung haftet nicht für die Übereinstimmung der durch andere Personen erstellten Ursprungsbelege mit den tatsächlichen Geschäftsvorgängen, die Buchhaltungsabteilung haftet jedoch für den korrekten Ausweis von Objekten der Buchhaltung in den Buchhaltungsregistern.

Falls Meinungsverschiedenheiten zwischen dem Geschäftsführer und der Buchhaltungsabteilung bzgl. der Führung der Buchhaltung entstanden sind, werden die im Ursprungsbeleg enthaltenen Angaben in den Buchhaltungsregistern (nicht) erfasst und das Objekt der Buchhaltung auf schriftlichen Antrag des Leiters der Organisation in der Rechnungslegung (nicht) ausgewiesen, wobei der Leiter alleinig für die im Ergebnis geschaffenen Informationen und die Zuverlässigkeit der Rechnungslegung haftet.

Zu den Pflichten des Leiters der Organisation gehört ebenfalls die Organisation der Aufbewahrung von Buchhaltungsdokumenten.

Über die Aufbewahrung

Für Buchhaltungsdokumente ist grundsätzlich eine Aufbewahrungsdauer von fünf Jahren (nach dem Berichtsjahr) festgelegt. Falls ein Ursprungsbeleg in Papierform erstellt wurde, muss dieser ebenfalls in Papierform aufbewahrt werden. Die Überführung eines solchen Belegs in elektronische Form zur nachfolgenden Aufbewahrung ist nicht zulässig.

Die Organisation legt die Regeln für den Zugang zu den Ursprungsbelegen und Buchhaltungsregistern selbstständig fest. Die Buchhaltungsabteilung muss unbedingt über die Tatsache der Gewährung des Zugangs zu den Dokumenten und Registern informiert werden.

Ein Wirtschaftssubjekt muss Buchhaltungsdokumente sowie die darin enthaltenen Daten aufbewahren und die Datenbanken für die bezeichneten Daten innerhalb der Russischen Föderation einrichten, mit Ausnahme von Fällen, in denen die Gesetzgebung der ausländischen Rechtshoheit, unter der die Tätigkeit ausgeübt wird, die Aufbewahrung von Buchhaltungsdokumenten innerhalb dieser Rechtshoheit verlangt (in diesem Fall muss eine solche Aufbewahrung sichergestellt werden).