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​Getrennte Erfassung von Forschungs- und Entwicklungskosten

Werden die im Einkommensteuergesetz definierten Voraussetzungen erfüllt, können die Forschungs- und Entwicklungsfreibeträge abgesetzt werden. Steuerpflichtige, die Forschungs- und Entwicklungsaufträge ausführen, können einige Auftragskosten als Betriebsausgabe und zusätzlich als Freibetrag abziehen. Zu den Abzugsvoraussetzungen gehört eine transparente Erfassung von Auftragskonten – nach dem Schreiben des Finanzministeriums müssen die Forschungs- und Entwicklungskosten getrennt erfasst werden. Das Oberste Verwaltungsgericht (VerwG) hat in seiner jüngsten Entscheidung zur transparenten getrennten Erfassung Stellung genommen.

Das VerwG hat die Erfassung der beim Auftrag angefallenen betrieblichen Aufwendungen und Lohnkosten auf Unterkonten ohne Heranziehung von Kostenstellen beurteilt. Neben den Kontenausdrucken wurden dem Finanzamt folgende Unterlagen vorgelegt: die Abrechnung, der das Verhältnis zwischen den Arbeitsstunden und den gefahrenen Kilometern bei Dienstreisen zugrunde lag, den Auftragsplan, in dem die Aufgaben der am Auftrag beteiligten Mitarbeiter und die Auftragsstunden definiert wurden, die Lohnkarten der einzelnen Mitarbeiter und deren Fahrtenbücher. Nach Auffassung des Finanzamtes seien die vorgelegten Unterlagen nicht ausreichend und stellen keine transparente Erfassung von Auftragskonten dar. Es wurde insbesondere beanstandet, dass aus den Unterlagen keine Zurechnung der Aufwendungen den Forschungs- und Entwicklungsaufträgen ersichtlich war.

Das VerwG war mit dem Finanzamt einverstanden und hat u.a. bestätigt, dass der vorgelegte Auftragsplan, in dem die Aufgabenbereiche und Arbeitsstunden der am Projekt beteiligten Mitarbeiter enthalten waren,  nicht nachweist, dass die Arbeitnehmer tatsächlich beim Auftrag tätig waren. Auch aus den Lohnkarten sei es nicht ersichtlich, ob die Mitarbeiter am Projekt beteiligt waren bzw. in welchem Umfang und ob die Prämien auch für die Auftragsleistungen gewährt wurden. Aus dem Fahrtenbuch sei es nach Auffassung des VerwG nicht nachvollziehbar, ob die Dienstfahrten mit dem Auftrag zusammenhängen.

Das VerwG hat hierzu allgemein bestätigt, dass die getrennte Erfassung von Forschungs- und Entwicklungskosten bedeutet, dass alle bei der Forschungs- und Entwicklungstätigkeit angefallenen Kosten erfasst werden, wobei aus dem Auftragsbuch ersichtlich werden muss, dass die Forschungs- und Entwicklungskosten beim Forschungsauftrag auch angefallen sind. Es muss sichergestellt werden, dass die Forschungs- und Entwicklungskosten dem Auftrag exakt zugeordnet und mit sonstigen Auftragskosten nicht verwechselt werden.  Die getrennte Erfassung muss es ermöglichen, die Forschungs- und Entwicklungskosten zu definieren. Die  getrennt erfassten Forschungs- und Entwicklungskosten sind des Weiteren durch die Buchhaltungsbelege nachzuweisen.


Frist für die Erstellung des Forschungs- und Entwicklungsplans

Das VerwG hat sich des Weiteren in seiner jüngsten Entscheidung damit befasst, ob für den Abzug der Forschungs- und Entwicklungskosten ein Forschungs- und Entwicklungsplan vorliegen bzw. vor der Aufnahme des Forschungs- und Entwicklungsauftrags erstellt werden muss.

Das VerwG hat betont, dass der Forschungs- und Entwicklungsfreibetrag abgezogen werden kann, wenn mehrere gesetzliche sachliche und formelle Voraussetzungen erfüllt sind – z.B. wenn vor der Aufnahme des Forschungs- und Entwicklungsauftrags ein Forschungs- und Entwicklungsplan erstellt wird. Der Forschungs- und Entwicklungsplan stellt dabei einen allgemeinen, kompletten Plan dar und dient z.B. bei Betriebsprüfungen als Nachweis, dass der Freibetrag abgezogen werden konnte.

Die Erstellung des Forschungs- und Entwicklungsplans vor der Aufnahme des Forschungs- und Entwicklungsauftrags ist nach VerwG nur eine der Voraussetzungen für den Abzug des Freibetrags. Der Plan verhindert einen ordnungswidrigen Abzug des für die Gesellschaft steuerlich interessanten Freibetrags.

Das Forschungs- und Entwicklungsprojekt der betroffenen Gesellschaft wurde jedoch beinahe ein Jahr nach Beginn der Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten erstellt. Das VerwG hat zugelassen, dass ein Schreibfehler vorliegen kann, und hat weitere Umstände überprüft, die das Datum der Erstellung des Projektes bestätigen oder widerlegen. Die Beweismittel wie Protokolle aus Verhandlungen  oder Vernehmung von Zeugen haben bekräftigt, dass das Projekt nachträglich erstellt wurde. Die Tatsache, dass die Forschung vor der Erstellung des Projektes aufgenommen wurde, ergebe sich des Weiteren direkt aus dem Forschungs- und Entwicklungsprojekt – einige Vorbereitungsarbeiten und Proben sind vor der Projekterstellung durchgeführt erfolgt.

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Mgr. Lenka Krupičková

Tax Consultant (Tschechische Rep.), Attorney at Law (Tschechische Rep.)

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