Wissen Sie, wie die Buchhaltungsunterlagen richtig aufzubewahren sind?

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​Einleitend:

Trotz einer stark vorangetriebenen Digitalisierung werden noch viele Papierunterlagen erstellt und aufbewahrt. In unserem Artikel möchten wir die Aufbewahrungspflicht erläutern.
Nach dem Rechnungslegungsgesetz Nr. 563/1991 Gbl. (nachfolgend nur „Rechnungslegungsgesetz” oder „RlG”) sind die Bücher und sonstigen Aufzeichnungen, die Speicheranlagen, Datenträger und Programme vor Beschädigung, Vernichtung, unberechtigter Manipulation, Missbrauch, Verlust oder Diebstahl zu schützen. Durch das Rechnungslegungsgesetz wird die „Aufbewahrungspflicht” geregelt, im Zentralregistergesetz Nr. 499/2004 Gbl. wird der Begriff „Aufbewahrung von Akten” verwendet.
 
Durch §§ 31 und 32 RlG werden die Ablage und Aufbewahrung von Büchern und sonstigen Aufzeich­nungen detailliert geregelt. Werden die Bücher und sonstigen Aufzeichnungen nicht aufbewahrt, wird gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung – gegen die Aussagekraft der Bücher und transparente Bestandsaufnahmen von Vermögensgegenständen und Schulden – verstoßen. Das Rechnungslegungsgesetz regelt des Weiteren die Aufbewahrungsfristen (nach dem Zentralregistergesetz „Fristen für die Aufbewahrung von Akten”) für einzelne Bücher und sonstige Aufzeichnungen, die Verpflichtung zur Aushändigung der Bücher und sonstigen Aufzeichnungen an Rechtsnachfolger sowie die Behandlung der Bücher bei Auflösung der Gesellschaft.
 

Aufbewahrungsfristen für die wichtigsten Bücher   

§§ 31 und 32 RlG:

      • Jahresabschlüsse und Lageberichte sind über zehn Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres aufzubewahren.
      • Buchungsbelege, Bücher, Abschreibungspläne, Bestandsverzeichnisse, Kontenpläne sowie sonstige Aufzeichnungen sind über fünf Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres aufzubewahren.
      • Sonstige relevante Unterlagen (nach § 33 RlG Beweise für die Buchungen) müssen über fünf Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres aufbewahrt werden.
 

§ 35 des Umsatzsteuergesetzes:

  • Rechnungen sind über zehn Jahre nach Ende des Voranmeldungszeitraums aufzubewahren.
 

§ 35a des Sozialversicherungs-Durchführungsgesetzes:

  • Originale der Sozialversicherungsausweise, die im jeweiligen oder unmittelbar folgenden Kalenderjahr erstellt werden, und Originale sonstiger Bescheinigungen sind über drei Jahre nach Ende des entsprechenden Kalenderjahres aufzubewahren.
  • Entgeltsbescheinigungen und Rentenversicherungsnachweise für Rentner müssen über zehn Jahre aufbewahrt werden.
  • Entgeltsbescheinigungen und Rentenversicherungsnachweise sind über 30 Jahre nach Ende des entsprechenden Kalenderjahres aufzubewahren.
 

Anlage 1 des Zentralregistergesetzes:

  • U.a. die Gründungsverträge, Satzungen, Betriebsordnungen, Protokolle der Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen, Protokolle der Haupt- oder Gesellschafterversammlungen, Umwandlungsverträge, Lage- und Prüfungsberichte und Jahresabschlüsse können nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nur nach vorheriger Zustimmung des Staatsarchivs vernichtet werden.  Diese Unterlagen werden mit dem Geschäftszeichen „A“ (vgl. unten) versehen.
 
Die Aufbewahrung einiger Schriftstücke kann durch mehrere gesetzliche Vorschriften geregelt werden. Diese Schriftstücke sind dann über die längste gesetzliche Aufbewahrungsfrist aufzubewahren.
 
Es gelten jedoch auch Ausnahmen. Überschreiten die Gewährleistungsfrist oder die Dauer eines Reklamationsverfahrens die Aufbewahrungsfristen nach tschechischem Rechnungslegungsgesetz, sind die Bücher und sonstigen Aufzeichnungen über die Gewährleistungsfrist oder die Dauer des Reklamationsverfahrens aufzubewahren. Die Aufzeichnungen können in Papierform, elektronischer Form oder Mischform (§ 33 RlG) aufbewahrt werden. Sie werden entweder eigenhändig unterzeich­net oder mit einer elektronischen Signatur versehen. Elektronische Aufzeichnungen oder Aufzeichnungen in der Mischform müssen so erstellt werden, dass die Unversehrtheit des Inhaltes und Lesbarkeit der Belege für natürliche Personen gewährleistet sind. Darüber hinaus ist zu beachten, dass einige Papiere oder Tinten verblassen. In diesen Fällen können die Belege unter gesetzlichen Voraussetzungen (Gewährleistung der Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhaltes, Lesbarkeit etc.) von der Papierform in die elektronische Form überführt werden.
 
Da die Aufbewahrung der Bücher und sonstigen Aufzeichnungen gesetzlich nur allgemein vorgeschrieben ist, sind die Aufbewahrungsgrundsätze bei Bedarf durch eine interne Richtlinie (Aufbewahrungsordnung) zu regeln. Durch die Aufbewahrungsordnung sind die aufzubewahrenden Schriftstücke, deren Kennzeichnung und Vernichtung sowie die Aufbewahrungsfristen zu bestimmen und die beauftragten Personen zu ernennen. Die Aufbewahrungsordnung kann in die Aktenordnung eingegliedert werden, durch die der Umlauf der Schriftstücke – von der Erstellung über die Erledigung, Aufbewahrung und Vernichtung hin – bestimmt wird. Die Aufbewahrungsordnung ist nach gültigen gesetzlichen Vorschriften zu erstellen und sollte für alle Mitarbeiter der Gesellschaft verbindlich sein.
 
Für die Erfassung, Aufbewahrung und Vernichtung der Bücher und sonstigen Aufzeichnungen gilt das o.g. Zentralregistergesetz Nr. 499/2004 Gbl. Durch dieses Gesetz sind die Aufbewahrung, Registrierung, Begriffe und die Vernichtung von Schriftstücken geregelt, wobei hervorgehoben wird, dass der Verfasser der Schriftstücke für ihre ordnungsmäßige Vernichtung verantwortlich ist.
 
Die Aufbewahrung der Schriftstücke kann ausgelagert werden. Die Fachgesellschaften sorgen dafür, dass die Schriftstücke den Aufbewahrungsfristen nach Geschäftszeichen (vgl. unten) richtig zugeordnet, in geeigneten Räumen aufbewahrt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nach Zustimmung des Staatsarchivs zur Vernichtung auch vernichtet werden.
 

Kennzeichnung der Schriftstücke

Für eine übersichtliche Anlage sollten in den Schriftstücken die Aufbewahrungsfrist (Frist, über die die Schriftstücke aufzubewahren sind) und das Geschäftszeichen (Behandlung der Schriftstücke nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist) vermerkt werden.
 
Die Schriftstücke sind zuerst in drei Gruppen einzuteilen und mit dem entsprechenden Geschäftszeichen zu kennzeichnen:
 
  • „A” (Ablage) – Schriftstücke mit einem Dauerwert,
  • „AW” (Auswahl) – Schriftstücke, vor deren Vernichtung beurteilt werden muss, ob sie dauerhaft aufbewahrt werden müssen oder vernichtet werden können („A” oder „V”),
  • „V” (Vernichtung) – Schriftstücke ohne Dauerwert, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
 
Hinter dem entsprechenden Buchstaben sollten die Aufbewahrungsjahre stehen. Beispiele: Kennzeichnung „V5” - Vernichtung nach fünf Jahren, Kennzeichnung „AW5” - Beurteilung, ob das Schriftstück nach fünf Jahren vernichtet oder auf Dauer aufbewahrt wird, Kennzeichnung „A” - dauerhafte Aufbewahrung.
 
Neben diesen Geschäftszeichen empfehlen wir Ihnen, die Schriftstücke mit weiteren unverwechselbaren Zeichen zu versehen - mit dem Namen der aufzubewahrenden Bücher (z.B. „Jahresabschluss” oder „Anlageinventur” unter Angabe des Geschäftsjahres bzw. der fortlaufenden Ablagenummer). Weiterhin ist eine Liste aller aufzubewahrenden Schriftstücke zu erstellen, nach der die Schriftstücke gesucht bzw. vor ihrer Vernichtung auf ihre Vollständigkeit geprüft werden können.
 

Vernichtung der Schriftstücke 

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (nach dem Zentralregistergesetz „Aufbewahrungsfrist für Akten”) können die Schriftstücke vernichtet werden. Da die Anzahl der Akten für die abgelaufenen Geschäftsjahre immer steigt, ist ihre Vernichtung irgendwann unentbehrlich. Als „archivwürdige Schriftstücke”, die an das Staatsarchiv abzuliefern sind, gelten Schriftstücke, die wegen des Entstehungszeitraums, Inhalts, Ursprungs, der äußeren Merkmale und ihres politischen, wirtschaftlichen, rechtlichen, historischen, kulturellen, wissenschaftlichen oder Informationswertes im öffentlichen Interesse auf Dauer aufzubewahren sind. Ob die Schriftstücke einen Dauerwert haben, beurteilt  das Staatsarchiv, das entscheidet, welche Schriftstücke aufzubewahren und welche zu vernichten sind.
 

Zustimmung des Staatsarchivs mit der Aussonderung der Schriftstücke 

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nach RlG bzw. nach anderen Gesetzen können die Schriftstücke mit dem Geschäftszeichen „A” (d.h. insbesondere die in der Anlage 1 des Zentralregistergesetzes angeführten Schriftstücke) ohne Zustimmung und Bestätigung des Staatsarchivs nicht vernichtet werden. Auf der Webseite des Staatsarchives kann der Antrag auf die Aussonderung der Schriftstücke heruntergeladen werden. Die Schriftstücke können erst nach Zustimmung des Staatsarchivs mit deren Aussonderung vernichtet werden. Werden die Schriftstücke ohne Zustimmung des Staatsarchivs vernichtet, können Bußgelder erhoben werden.
 

Fazit

Obwohl die Aufbewahrung nicht gerade beliebt ist, ist sie sehr wichtig. Vertrauliche Angaben über die Gesellschaft, ihre Mitarbeiter oder Geschäftspartner sollten nicht an unbefugte Dritte weitergeleitet werden. Auf die aufbewahrten Schriftstücke sollte bei Bedarf schnell zurückgegriffen werden. Durch die Erstellung einer internen Richtlinie und deren Einhaltung und Überwachung sollte die Aufbewahrungspflicht erleichtert werden.

Kontakt

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Ing. Jiří Holcman

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