Effekte der Digitalisierung auf die Jahres­abschluss­prüfung

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zuletzt aktualisiert am 30. April 2020 | Lesedauer ca. 3 Minuten


Die Digitalisierung überrollt uns unaufhaltbar in mehrfacher Hinsicht. Tradierte Pro­zesse und Geschäftsmodelle stehen aus Wettbewerbssicht oder aufgrund gestiegener Kundenanforderungen unter Druck. Neue Geschäfts­modelle und Marktchancen er­fordern ein komplettes Um­denken, damit nicht das „alte” Geschäftsmodelldenken die Digitalisierungschancen hemmt. Daten sind „der Rohstoff” und datengetriebene Services sind die Geschäftsmodelle des 21. Jahrhunderts.


Unternehmen brauchen in diesen Zeiten einen Jahresabschlussprüfer, der sowohl für sich selbst, als auch für seine Mandanten diese Herausforderungen meistert. Wir verstehen darunter, den Begriff GRC (kurz für: Governance, Risk & Compliance) konsequent in Bezug auf den Wandel hin zur Digitalisierung weiter zu ent­wickeln: Digital GRC!

Konkret heißt das für die Jahres­abschluss­prüfung, Mandanten einen deutlichen Zusatz­nutzen in Bezug auf Steuerung, Risiko und Gesetzeskonformität über die reine Jahresabschlussprüfung hinaus zu liefern.


Was meinen wir?

Mobilität bzw. Ortsungebundenheit der Endgeräte, enormer Grad an Vernetzung, große Mengen an Daten (Big Data), Verarbeitung nahezu in Echtzeit und Sicherheit spielen dort eine wesentliche Rolle. Der digitale Wandel bringt neue Geschäftsmodelle hervor, sodass Geschäfts- und Prozesschancen und aber auch neue -risiken entstehen.

Schon jetzt ist ein beträchtlicher Teil der Prozesse im Unternehmen automatisiert und es entstehen tagtäglich immense Datenmengen – Tendenz klar steigend. Von dieser Entwicklung sind alle Unternehmensgrößen und -bereiche betroffen: der Vertrieb, das Auftragsmanagement, die Produktion/Leistungserbringung und schließ­lich auch das Rechnungswesen. So liegen Buchungsbelege zunehmend digital vor und die Dokumen­tation der Kontrollhandlungen der Mitarbeiter werden nur noch in Datenbanken hinterlegt. Künstliche Intelligenz (KI) im Kontext der Unternehmensführung und Risikoeinschätzungen werden erkennbar genutzt. Die Verän­derungen verlangen angepasste und innovative Prüfungstechniken und eine Umstellung der Prüfung auf digitale Techniken.


Von der traditionellen zur hybriden Prüfung: Gemeinsamer Weg in die Digitalisierung

Der Einsatz digitalisierter Prüfungsinstrumente und -methoden hängt in großen Teilen vom Grad der Digitali­sierung des Mandanten ab. Existieren kaum automatisierte Buchungen und werden bei den Unternehmen v.a. manuelle Prozesse getätigt, muss auch in der Jahresabschlussprüfung auf einfache Hauptbuchanalysen und eine manuelle Prüfung des internen Kontrollsystems (IKS) zurückgegriffen werden. Hat das Unternehmen aber bereits mit der Digitalisierung begonnen, Buchungen automatisiert und das IKS in ERP- oder Workflow-Programmen integriert, sind IKS-Prüfungen mit Datenanalysen sowie risikoorientierte Stichproben möglich, die auf Auffälligkeiten basieren. Das ist heute der Status quo bei vielen Unternehmen. Für eine effiziente Prüfung muss sich der Abschlussprüfer darauf einstellen und vermehrt mit digitalen Prüfungshandlungen und Daten­analysen reagieren. Neben der klassischen Datenanalyse kommt zunehmend Process-Mining zum Einsatz. Dabei besteht die Möglichkeit, die tatsächlichen Prozesse anhand der Beleg-„Daten“-Spuren in den ERP-Systemen automatisiert zu ermitteln und die Ergebnisse für die Prüfung nutzbar zu machen.

Process-Mining unterstützt den Prüfer bei der Aufnahme der Prozesse und liefert wichtige Informationen über Prozessabweichungen. Die wertvollen Informationen über die eigenen Unternehmensprozesse können auch den Unternehmen zur Verfügung gestellt werden. Das ist ein sinnvoller Einstieg in die Prozessoptimierung. Der Einsatz von KI in der Abschlussprüfung steht am Anfang, ermöglicht aber, die Ergebnisse aus den Datenana­lysen und Process-Mining effektiver zu bearbeiten.

Von der hybriden zur digitalisierten Prüfung: Gemeinsames, Digital GRC-getriebenes Ziel

Ist das interne Kontrollsystem vollständig digitalisiert und die Kern- und Unterstützungsprozesse automatisiert, können z.B. externe Belege und Transaktionen digital verknüpft und IKS-Prüfungen mit Digital GRC-Tools wie Process-Mining in Echtzeit durchgeführt werden. Bei der Prüfung verlagert sich die Tätigkeit dann zunehmend von der klassischen Belegprüfung zu einer Systemprüfung bzw. auf die Prüfung der im Rahmen der IKS-Über­wachung auffälligen Sachverhalte. Das Ergebnis der Systemprüfung ist auch für das Unternehmen von deutlichem Nutzen: Die Unternehmenssteuerung ist wirksam! Der Einsatz von KI könnte dabei dazu führen, dass die False Positive reduziert wird – also die fehlerhafte Meldung von nicht korrekten Transaktionen. Eine kontinuierliche und damit weitestgehend automatisierte Überwachung – Stichwort Continuous Auditing – wird dazu beitragen, Jahresabschlüsse zeitnah zu prüfen und Ergebnisse auch kurzfristig veröffentlichen zu können. Zudem wird durch die Automatisierung ein besseres Kontrollniveau erreicht.

Daneben zeigen sich erste produktive Anwendungen auf Basis von Blockchain, einer innovativen Technologie, die Vertragsabschlüsse (Smart Contracts), Leistungserbringung und Abrechnung auf ganz neue Art ermöglicht. Auch diesen Themen muss sich der Abschlussprüfer stellen und im Rahmen der Prüfung beherrschen.

Fazit: Das Audit Tech Universe bei Rödl & Partner

Um die Vorteile der Digitalisierung im Bereich der Prüfung nutzbar zu machen, haben wir eine an unseren Mandanten orientierte Roadmap für die Umsetzung vorgesehen. Das Ergebnis ist unser Audit Tech Universe:
 


Das ermöglicht uns, die Chancen der Digitalisierung zu nutzen und auch künftig effizient zu prüfen. Mit CaseWare kann losgelöst vom jeweiligen Ort zusammen gearbeitet werden; Gate stellt die weltweite Zusammen­­arbeit im Konzernabschluss mit den Abschlussprüfern vor Ort sicher und zeigt unserer Mandanten mit einem Dashboard auch den „Fertigstellungsgrad” der Konzernprüfung. RDoX ermöglicht den schnellen und sicheren Datenaustausch zwischen uns und unseren Mandanten. ProMin und A4A stehen für die Daten- und Prozessanalysen zur Verfügung.

Mit A4A haben wir die Datenanalyse bei der Jahresabschlussprüfung weitgehend automatisiert. Das fängt bei der Datenbeschaffung an und geht bis zu fertigen Analysen für prüferische Fragestellungen. Mit Process-Mining wird die Prozesserhebung und Analyse des IKS unterstützt. Damit das Vorgehen auch im Einklang mit den Prüfungsstandards steht, engagieren wir uns in Deutschland bei der Weiterentwicklung dieser Standards. So wird die Prüfungsmethodik schrittweise umgestellt und kontinuierlich an die sich fort­ent­wickelnde digitale Welt angepasst.

Offenheit gegenüber Transformations- und Innovationsprozessen ist dabei unabdingbar, sowohl auf Unternehmens- als auch auf Prüferseite. Die Einführung angepasster Arbeitsprozesse und der Einsatz neuer Prüfmethoden sind über kurz oder lang nicht mehr wegzudenken. Höhere Sicherheit und Wirtschaftlichkeit sowie eine schnelle Einsicht und ein leichter Überblick über alle Prozessschritte bei der Abschlussprüfung sind der Lohn.

Das Audit Tech Universe birgt enormen Zusatznutzen für unsere Mandanten. Bieten doch z.B. die Tools A4A und ProMin durch ihren daten- und prozessgetriebenen Analyseansatz einen ungeahnten Einblick in die Unternehmensprozesse.

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