Ausfuhrnachweise: Zollrechtliche Belege für eine umsatzsteuerfreie Ausfuhrlieferung

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zuletzt aktualisiert am 15. Januar 2020 | Lesedauer ca. 3 Minuten

       

Bei grenzüberschreitenden Lieferungen gilt in der Umsatzsteuer grundsätzlich das „Bestimmungs­landprinzip”. Das bedeutet, dass die Waren mit den jeweils anwend­baren Steuern des Landes belastet werden sollen, in dem der Endverbrauch statt­findet. Bei Exportlieferungen aus Deutschland heraus wird es dadurch erreicht, dass die Lieferung nach § 4 Nr. 1a UStG – unter bestimmten Voraussetzungen – von der deutschen Umsatzsteuer freigestellt wird.


Um das Privileg der Steuerbefreiung in Anspruch nehmen zu können, muss der Unternehmer jedoch bestimmte Belege vorhalten. Nur wenn sie glaubhaft und eindeutig nachweisen, dass die Ware tatsächlich aus Deutsch­land in ein Drittland ausgeführt wurde, gewährt das Finanzamt die Steuer­befreiung. Kann der Unternehmer keine Belege vorweisen oder bestehen berechtigte Zweifel, kann die Finanzverwaltung die Umsatzsteuer auf die Lieferung des Unternehmers nacherheben. Das kann zu hohen, teilweise existenzbedrohenden Umsatz­steuer­nach­zahlungen führen. Daher sollte bei allen Unternehmen, die Ausfuhr­lieferungen tätigen, ein besonderes Augenmerk auf die ordentliche Führung der Belegnachweise gerichtet werden. Die Ausfuhrbelege müssen sich im Besitz des Unternehmers befinden und im Normalfall mind. zehn Jahre zu Beweiszwecken aufbewahrt werden.

 

Sowohl bei der Beförderung mit dem eigenen LKW als auch bei der Beauftragung eines Transport­dienst­leisters verlangt die Finanzverwaltung als vorrangiges Beweispapier den zollrechtlichen ATLAS-„Ausgangs­vermerk”. Hat der Unternehmer statt des Ausgangsvermerks einen von der Ausfuhrzollstelle erstellten „Alternativ-Ausgangsvermerk”, gilt er als Ausfuhrnachweis. Hierzu müssen auch die mit der Zollverwaltung ausgetauschten EDIFACT-Nachrichten archiviert werden.

 

Das Ausfuhrbegleitdokument (ABD) ist nur in Ausnahmefällen als Ausfuhrnachweis geeignet. Es wird nur dann anerkannt, wenn es glaubhaft von einer ausländischen Grenz­zoll­stelle abgestempelt wurde.

 

Sollte das ATLAS-System in Einzelfällen technische Probleme bereiten und in das Ausfall- und Sicherheits­konzept eingreifen, kann ausnahmsweise auch das Exemplar Nr. 3 der Aus­fuhr­anmeldung als Nachweis der Beendigung des zoll­rechtlichen Ausfuhr­verfahrens verwendet werden. Der Beleg wird jedoch als Nachweis für Umsatzsteuerzwecke nur anerkannt, wenn die Ausfuhrbestätigung durch einen Dienststempelabdruck der Grenzzollstelle mit Datum auf der Rückseite des Exemplars Nr. 3 der Ausfuhr­anmeldung versehen wurde. Außerdem muss der Beleg im Fall des Ausfallkonzepts den Stempelabdruck „ECS/AES Notfallverfahren” tragen.

 

Wird die Ausfuhr nicht im elektronischen Ausfuhrverfahren durchgeführt, weil es sich bspw. um einen Warenwert von unter 1.000 Euro handelt, kann der Ausfuhrnachweis auch mit anderen Papieren geführt werden. Handelsübliche Belege (wie z.B. Frachtbrief, Rechnung, Lieferschein) werden jedoch nur dann als umsatzsteuerlich wirksamer Nachweis anerkannt, wenn das Dokument durch einen Dienststempelabdruck der Grenzzollstelle mit Datum auf der Rückseite versehen ist. Aus dem Beleg müssen sich Name und Anschrift des liefernden Unternehmers, die handelsübliche Bezeichnung und die Menge des ausgeführten Gegenstands, der Ort und der Tag der Ausfuhr sowie die Ausfuhrbestätigung der zuständigen Grenzzollstelle ergeben.

 

Sollte der Nachweis in Beförderungs­fällen auch durch ein von der Grenz­zoll­stelle gestempeltes Dokument nicht möglich oder nicht zumutbar sein, bspw. bei der Ausfuhr von Gegenständen im Reiseverkehr, kann der Unternehmer den Ausfuhrnachweis auch durch andere Belege führen. Als Ersatzbelege können insbesondere Bescheinigungen amtlicher Stellen der Bundesrepublik Deutschland anerkannt werden. Zahlungsnachweise oder Rechnungen genießen in dem Zusammenhang aber keinen Beweischarakter.

 

Wird ein Spediteur mit der Versendung der Waren in das Dritt­lands­gebiet beauftragt, sollte er seinem Auftrag­geber (dem liefernden Unternehmer) eine Ausfuhrbescheinigung nach vorgeschriebenem Muster ausstellen. Die Bescheinigung kann auch auf elektronischem Weg übermittelt werden.

  
 

Praxishinweis

Sie sollten in Ihrem Unternehmen einen klaren Prozess definieren, wer für die Einholung und Archivierung der Belegnachweise zuständig ist. Nur dadurch kann gewährleistet werden, dass im Falle einer Betriebsprüfung die Belege vollständig und zeitnah vorgelegt werden können.

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Julia Bader

Steuerberaterin, Diplom-Finanzwirtin (FH), MBA

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