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Belegnachweise für umsatzsteuerfreie Ausfuhren ins Drittland

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zuletzt aktualisiert am 13. August 2021 | Lesedauer ca. 3 Minuten

       

Bei grenzüberschreitenden Lieferungen gilt in der Umsatzsteuer grundsätzlich das „Bestimmungs­landprinzip”. Das bedeutet, dass die Waren mit den jeweils anwend­baren Steuern des Landes belastet werden sollen, in dem der Endverbrauch statt­findet. Bei Ausfuhrlieferungen (Exporten) aus Deutschland in ein Drittland (Nicht-EU-Land) wird dies dadurch erreicht, dass die Lieferung nach § 4 Nr. 1a UStG – unter bestimmten Voraussetzungen – von der deutschen Umsatzsteuer freigestellt wird.


 

Belegnachweise

Um die Steuerbefreiung in Anspruch nehmen zu können, muss der Lieferant bestimmte Belege vorhalten und dem Finanzamt auf Anfrage vorlegen können. Nur wenn die Dokumente glaubhaft und eindeutig nachweisen, dass die Ware tatsächlich aus Deutschland heraus in ein Drittland ausgeführt wurde, gewährt das Finanzamt die Steuerbefreiung.
 
Kann der Unternehmer keine vollständigen Belege vorweisen oder bestehen berechtigte Zweifel, kann die Finanzverwaltung die Umsatzsteuer auf die Lieferung von dem Unternehmer nacherheben. Das kann zu hohen, teilweise existenzbedrohenden Umsatzsteuernachzahlungen führen. Daher sollte bei allen Unternehmen, die Ausfuhrlieferungen tätigen, ein besonderes Augenmerk auf die ordentliche Führung der Belegnachweise gerichtet werden. Die Ausfuhrbelege müssen sich im Besitz des Unternehmers befinden. Sie müssen im Normalfall mindestens zehn Jahre zu Beweiszwecken aufbewahrt werden.
 

Zollrechtliche Papiere als Nachweis

Sowohl bei Beförderung mit dem eigenen LKW als auch bei Beauftragung eines Transportdienstleisters verlangt die Finanzverwaltung als vorrangiges Beweispapier den zollrechtlichen „ATLAS-Ausgangsvermerk“. Hat der Unternehmer statt des Ausgangsvermerks einen von der Ausfuhrzollstelle erstellten „Alternativ-Ausgangsvermerk“ erhalten, gilt dieser ebenfalls als Ausfuhrnachweis. Hierzu müssen auch die mit der Zollverwaltung ausgetauschten EDIFACT-Nachrichten archiviert werden.
 
Sollte das ATLAS-System in Einzelfällen technische Probleme bereiten und das Ausfall- und Sicher­heits­konzept eingreifen kann ausnahmsweise auch das Exemplar Nr. 3 der Ausfuhranmeldung als Nachweis der Beendigung des zollrechtlichen Ausfuhrverfahrens verwendet werden. Dieser Beleg wird jedoch als Nachweis für Umsatzsteuerzwecke nur anerkannt, wenn die Ausfuhrbestätigung durch einen Dienststempelabdruck der Grenzzollstelle mit Datum auf der Rückseite des Exemplars Nr. 3 der Ausfuhranmeldung versehen wurde. Außerdem muss der Beleg im Fall des Ausfallkonzepts den Stempelabdruck „ECS/AES Notfallverfahren“ tragen.
 
Das Ausfuhrbegleitdokument (ABD) ist nur in ganz seltenen Ausnahmefällen als Ausfuhrnachweis geeignet. Es wird höchstens dann anerkannt, wenn es dem Unternehmer unmöglich war den ATLAS-Ausgangsvermerk (oder ein Alternativdokument) zu erhalten und das ABD glaubhaft von einer ausländischen Grenzzollstelle abgestempelt wurde.
 
 

PRAXISHINWEIS
Sämtliche zollrechtlichen Dokumente, die von Zollstellen abgestempelt wurden, müssen unbedingt im Original aufbewahrt werden, auch wenn Ihr Unternehmen sonst beispielsweise mit belegersetzendem Scannen arbeitet. Das Finanzamt muss im Zweifel die Möglichkeit haben die Echtheit der Stempel zu überprüfen.

 
 

Alternativbelege

Wird die Ausfuhr nicht im elektronischen Ausfuhrverfahren durchgeführt, weil es sich bspw. um einen Waren­wert von unter 1.000 Euro handelt, kann der Ausfuhrnachweis auch mit anderen Papieren geführt werden. Handelsübliche Belege (wie z.B. Frachtbrief, Rechnung, Lieferschein) werden jedoch nur dann als umsatz­steuerlich wirksamer Nachweis anerkannt, wenn das Dokument durch einen Dienststempelabdruck der Grenzzollstelle mit Datum auf der Rückseite versehen ist. Aus dem Beleg müssen sich Name und Anschrift des liefernden Unternehmers, die handelsübliche Bezeichnung und die Menge des ausgeführten Gegenstands, der Ort und der Tag der Ausfuhr sowie die Ausfuhrbestätigung der zuständigen Grenzzollstelle ergeben.
 
Sollte der Nachweis in Beförderungsfällen auch durch ein von der Grenzzollstelle gestempeltes Dokument nicht möglich oder nicht zumutbar sein, bspw. bei der Ausfuhr von Gegenständen im Reiseverkehr, kann der Unternehmer den Ausfuhrnachweis auch durch andere Belege führen. Als Ersatzbelege können insb. Beschei­ni­gungen amtlicher Stellen der Bundesrepublik Deutschland im Ausland (z.B. Botschaften) anerkannt werden. Zahlungsnachweise oder Rechnungen genießen in diesem Zusammenhang aber keinen Beweischarakter.
 
Wird ein Spediteur mit der Versendung der Waren in das Drittlandsgebiet beauftragt, sollte er seinem Auf­trag­geber (dem liefernden Unternehmer) eine Ausfuhrbescheinigung nach vorgeschriebenem Muster ausstellen. Die Bescheinigung kann auch auf elektronischem Weg übermittelt werden. 
          
 

Praxishinweis

Sie sollten in Ihrem Unternehmen einen klaren Prozess mit Vertretungsregelung definieren, wer für die Einholung und Archivierung der Belegnachweise zuständig ist und wie und wo die Nachweise archiviert werden. Nur dadurch kann gewährleistet werden, dass im Falle einer Betriebsprüfung die Belege vollständig und zeitnah vorgelegt werden können.

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Julia Bader

Steuerberaterin, Diplom-Finanzwirtin (FH), MBA

Associate Partner

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