SOLL- oder IST-Prozessaufnahme? Den richtigen Einstieg in die Prozessoptimierung finden.

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 Erst Prozesse dokumentieren, dann auswerten - oder lieber andersherum?

Sie haben die Entscheidung getroffen Prozessmanagement einzuführen, oder befassen sich schon oberflächlich mit dem Thema und möchten den Sprung in die professionelle Prozessoptimierung schaffen?

Sehr gut! Der Beschluss ist ein wichtiger Meilenstein. Denn egal ob SOLL- oder IST-Prozesse, der Aufbau einer Prozessdatenbank und der damit verbundenen Prozessstruktur ist das Fundament Ihrer Optimierungs- und Weiterentwicklungspotentiale.

(Order to Cash (OTC) Prozess -Steckbrief)


Der Beschluss zur Prozessoptimierung ist gefasst- aber wie geht es nun weiter?!

Befasst man sich mit dem IST Zustand und investiert viel Zeit in die Dokumentation der Prozesse wie sie derzeit ablaufen, oder ist es besser sich gleich mit dem Sollzustand zu befassen, wenn man schon bereit ist diese Investition zu tätigen?!

 

Genau diese Frage stellen wir uns in jedem Business Process Management (BPM) -Projekt, das wir begleiten. 

Die Antwort ist simpel: Beides! IST- und SOLL-Prozess. 

Aber nicht doppelt, sondern jeweils mit dem richtigen Fokus! Die Einführung von Prozessmanagement bedeutet alle Unternehmensabläufe prüfend zu betrachten und Optimierungspotentiale aufzudecken. Die genaue Vorgehensweise muss dabei immer individuell auf Ihr Unternehmen angepasst werden. Denn: Bei allem Optimierungspotential darf das Daily Business nicht darunter leiden.


Bei der Diagnose welche Vorgehensweise für Sie als Unternehmen konkret am besten geeignet ist, unterscheidet man in zwei wegweisende Grundvoraussetzungen, welche in der Regel das weitere Verfahren definieren:


A: Sie betreiben schon eine Art der Prozessanalyse durch Processmining oder z.B. Power BI basierende Prozessrepotings. Sie sind also in der Lage den IST-Zustand Ihrer Prozesse valide auszuwerten und können direkt in die Optimierung einsteigen.

(Process Mining Overview, Quelle: Symbioworld)


B: Ihre Prozesse funktionieren prinzipiell, sind aber noch nicht umfassend, oder nur als Grafiken abgebildet worden. Sie verlassen sich weitestgehend auf das Know-how Ihrer Mitarbeiter. Die Bewertung ob oder wie produktiv ein Prozess durchlaufen wird, beruht auf Erfahrungswerten und/oder dem Bauchgefühl.


(Microsoft Power BI- Report, Quelle: Symbioworld)


In 85% der Fälle handelt es sich bei unseren Beratungsprojekten um Szenario B. Häufig verbunden mit der Anforderung, dass man eigentlich gehofft hatte, die Investition Prozessmanagement nicht tätigen zu müssen und der darauffolgenden schmerzlichen Erfahrung, dass Sie in der heutigen sich ständig wandelnden Zeit, nicht darum herum kommen werden.

 

Nachdem bei Szenario B der IST Zustand nicht faktenbasiert ausgewertet werden kann, rückt die HighLevel IST- Aufnahme in eine zentrale Rolle. Die Aufgabe ist es nun, herauszufinden welche Kernprozesse den höchsten Optimierungsbedarf aufweisen und welche unterstützenden Prozesse darauf einzahlen.

Prozesse funktionieren wie ein Uhrwerk. 


Prozessmanagement hat also die herausfordernde Aufgabe, die richtigen Priorisierung vorzugeben und Optimierung einzuleiten, ohne den Arbeitsfluss zu unterbrechen.


Gerade in Unternehmen die historisch gewachsen sind, stellt dies häufig eine nicht zu unterschätzende Herausforderung dar. Die Motivation alles am liebsten auf einmal optimieren zu wollen, ist dabei keine Seltenheit.


Prozessmanagement und Prozessoptimierung bedeutet nicht grundsätzlich alle Ihre Unternehmensabläufe und eingesetzten Systeme auf links zu drehen. Erfolgreiches Prozessmanagement bedeutet, die entscheidenden Stellschrauben im Unternehmen zu kennen und diese zur richtigen Zeit in Bewegung zu setzen.


In der Regel geht es bei Szenario B also nicht um die Frage, ob IST- oder SOLL-Prozess, sondern darum die Prozesse zu optimieren und zu dokumentieren, die Ihnen als Unternehmen den größten Mehrwert bringen. Und das kann der IST und der SOLL Prozess sein!

 

Szenario A ist ebenfalls eine sehr interessante Konstellation. Den tagesaktuellen IST-Zustand der Prozesse zu kennen, ist ein signifikanter Vorteil um die richtigen Prioritäten in der Prozessoptimierung zu setzen. Der Erfolg wird sich aus diesen Daten aber erst dann ableiten, wenn Sie gelernt haben, mit diesem Wissen umzugehen und die richtigen Maßnahmen einleiten. Denn maßgeblich wird immer der angestrebte SOLL- Zustand sein, den Sie beim Übereinanderlegen beider Zustandsvarianten (IST zu SOLL) ins Verhältnis setzen.


Erst Prozesse dokumentieren, dann auswerten- oder lieber andersherum?! 
Eine pauschale Antwort hierfür gibt es nicht. Letztlich ist es das Henne-Ei-Prinzip. 
Entscheidend dabei ist: Es sind die angestrebten SOLL-Prozesse die den Entwicklungskurs Ihres Unternehmens vorgeben und die auf Ihren Erfolg einzahlen.

Mehr zum Thema Business Process Management erfahren Sie hier.

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Sonja Brand

Business Process Managerin

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