Internationale Lohn- und Gehaltsabrechnung

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zuletzt aktualisiert am 18. Oktober 2017

Von allen Prozessen des Rechnungswesens ist keiner so landesspezifisch wie derjenige, der sicherstellen soll, dass die Mitarbeiter – die meist wertvollsten Ressourcen des Unternehmens – das Gehalt rechtzeitig auf dem Konto haben: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung, neudeutsch oft als „Payroll” bezeichnet.
 


Zu beachten sind unzählige lokale steuerliche- und sozialversicherungsrechtliche Regelungen, die in ihrer Komplexität die der Unternehmensbesteuerung des jeweiligen Landes meist um ein Vielfaches übersteigen. Unmöglich für die meisten HR-Manager sich hier in allen Details auszukennen. Hinzu kommt, dass meist nur lokale, wenig globale Softwarelösungen für diese „Brutto/Netto”-Rechnung zur Verfügung stehen.
 
Daher ist die Payroll für die Auslagerung an externe Dienstleister geradezu klassisch geeignet. Hadert man bei der Buchhaltung noch mit der „Make or Buy”-Entscheidung, ist sie bei den Löhnen schnell getroffen.
 
Zu Problemen kommt es dann, wenn für eine globale Perspektive, für ein globales HR-Management, die Personalabteilung in der Muttergesellschaft, Daten und Prozesse homogenisiert werden sollen. Zehn Länder, zehn verschiedene Lohnlisten, Zahlungstermine, unterschiedliche Abgabetermine für Steuern und Sozialbeiträge. All das gilt es unter einen Hut zu bringen.
 
Ein einheitliches globales Payroll-System ist hierbei die eine Lösung ​– für viele mittelständische Unternehmen allerdings unerschwinglich. Eine weitere Lösung ist ein global einheitlicher Anbieter, der mithilfe von 3 Modulen aus vielen unübersichtlichen Payrolls ein übersichtliches Bild erstellt:
  • Globale Datendrehscheibe zum Austausch von Zahlungsdaten, Gehaltslisten für die Buchhaltung, Lohnzettel (Stichwort „Self-Service”) und gescannte, abrechnungsrelevante Daten wie Stundenzettel oder Krankmeldungen
  • Homogenisiertes Reporting in global einheitlichen Formaten zum besseren Vergleich der Kostenkomponenten sowie zur laufenden Kontrolle und Übersicht
  • Workflow-gestützte Abläufe wie z.B. die Freigabe von Payrolls pro Land vor deren Auszahlung durch eine zentrale Personalabteilung
 
Diese 3 Funktionen sind oftmals mehr als für die compliance-konforme monatliche Abwicklung der Payroll notwendig ist. Es schafft aber Überblick und Nachvollziehbarkeit in einem sonst sehr heterogenen Umfeld der jeweils lokalen Lohnsteuer und des Sozialrechts. Die Maßnahmen führen außerdem zu ausreichender Transparenz, Dokumentation und Sicherheit, um nicht zuletzt das Wichtigste in dem ganzen Prozess zu erreichen: pünktlich alle Gehälter auszuzahlen.

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Ulrich Schäfer

Wirtschaftsprüfer, Steuerberater

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