Trade Compliance im Zoll- und Außenhandelsrecht: Notwendige Risikovorsorge durch Geschäftsführer

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veröffentlicht am 22. November 2018

Regelmäßig werden Unternehmen durch Zollprüfungen überrascht und wesentlichen Zollnach­forderungen ausgesetzt. Tatsächlich hat die Zollverwaltung ihre Überwachungsmaßnahmen und ihre Prüfungssystematik aktuell erheblich optimiert und – aus Sicht der Unternehmen – verschärft. Vor dem Hintergrund sind angemessene Trade Compliance-Maßnahmen der Unternehmen erforderlich, um finanzielle wie juristische Belastungen und Nachteile zu vermeiden.

 

 

Neu bei den Überwachungsmaßnahmen sind gezielte Monitoring-Aktivitäten der Zollverwaltung. Ebenfalls haben sich Strategie, Methodik und Durchführung von Zollprüfungen geändert. Standen früher die Ver­fehlungen in der Vergangenheit im Fokus, so geht es heutzutage besonders um eine Risikoprognose für die Zukunft. Sie hat direkten Einfluss auf bestehende oder künftige vereinfachte Zollanmeldeverfahren oder auf Bewilligung von besonderen Zollverfahren. Gleichfalls wirkt sich die  Prognose sowohl auf Zuverlässig­keitseinschätzungen als auch auf die Intensität und die Häufigkeit von anstehenden Zollprüfungen aus. Die Zollprüfer werden sich vermehrt mit den steuerlichen Transfer­preis­dokumentationen, Unternehmensorgani­grammen, Prozess­be­schreibungen und Arbeits- sowie Organisationsanweisungen auseinander setzen. Die Blickrichtung der Prüfer verlagert sich von der operativen Ebene der Sachbearbeiter hin zur Unternehmens­struktur des Wirtschafts­beteiligten und somit auch auf das Unternehmensmanagement. Entscheidend für die zollrechtliche Beurteilung der Zoll-Compliance werden immer auch die zollrelevanten Prozesse sein. Insbesondere durch die Neuregelung der Zollschuldentstehungstatbestände wird die Zollverwaltung bei der Sanktionierung durch Bußgeld- oder Strafverfahren ein besonderes Augenmerk auf das Organisationsver­schulden des Managements haben.
 

Folgende Elemente sollten von der Trade Compliance v.a. erfasst werden:
  • Operative Zollabwicklung Import/Export
  • Besondere Zollverfahren
  • Zollwertermittlung (z.B. Transferpreise, Lizenzgebühren, Beteiligung an Verkaufserlösen, Werkzeugkosten, Beistellungen aller Art oder auch INCOTERMS)
  • Antidumpingregelungen
  • Einreihungen in den Zolltarif Import/Export/Umsatzsteuer
  • Präferenzabwicklung Import/Export (z.B. Gültigkeit von Präferenznachweisen, Abgabe von Ursprungs­erklärungen auf der Rechnung, innereuropäische Lieferantenerklärungen, Nutzung von Cost SHARE CENTERN etc.)
  • Exportkontrolle (Sanktionslisten Prüfungen, Klassifizierung der Produkte in die EU Dual USE-Liste oder US-Liste, Embargoregeln, außenhandelsrechtliche Meldeplichten nach dem Außenwirtschaftsgesetz etc.)
  • Einhaltung der Verbote und Beschränkungen (z.B. grenzüberschreitende Beförderung von Gefahrgütern oder Abfällen)
  • Verbrauchsteuern (z.B. Alkohol, Energie, Strom, Tabak)


Zielsetzung(en) des Compliance Management Systems

Die erste Stufe eines in Bezug darauf risikoorientierten Compliance Management Systems (CMS) erfordert die Formulierung der Zielsetzung(en). Die Definition der Zielsetzung(en) ist eines der Kernelemente des Compliance-Programms und sollte stets vor der Identifizierung der Risiken erfolgen.

Das erste Ziel ist i.d.R. die Verschaffung eines Gesamtüberblicks zu den ausgesetzten Risiken. Die darauf­folgende Zielsetzung ist zumindest die Reduzierung der Anzahl der ermittelten kritischen Risiken, die das Unternehmen in einem erheblichen Maße gefährden. Häufig lassen sich die Zielsetzungen aus historischen Erfahrungen, wie z.B. aus Zollprüfungen,  Außenwirtschaftsprüfungen oder Präferenzprüfungen ableiten.

Klare Absichten sind in dieser initialen Stufe besonders wichtig, damit im Monitoring-Verfahren –letzte Stufe des Compliance-Management-Zyklus – eine Messbarkeit des Erfolgs oder Misserfolgs des Programms möglich ist.


Identifizierung von Risiken

Die zweite Stufe erfordert die Identifikation der potenziellen Risiken, die sich aus dem Zoll- und Außen­wirtschaftsbereich ergeben. Dabei können sowohl unternehmensinterne als auch externe Risiken betra­chtet werden. Beispiele für unternehmensinterne Risiken sind:
  • Anzahl von Mitarbeitern
  • Vertretungsregelungen
  • Kapazitätsauslagen
  • Qualifikationen und Weiterbildung von Mitarbeitern
  • demographische Struktur der Mitarbeiter
  • Verantwortungsbewusstsein von Mitarbeitern
  • organisatorische Strukturen
  • Kommunikations- und Berichtslinien sowie
  • technische Ausstattungen (z.B. EDV-Software für Präferenzkalkulationen oder Sanktionslistenprüfungen)


Grundsätzlich ist es empfehlenswert, die Gefahrenstellen import- und exportseitig zu trennen, um einen besseren Gesamtüberblick zu behalten. Die aufgeführten Risiken für beide Bereiche sind weitergefasst auszulegen.


Auf der Importseite sollten folgende gängige Risiken beachtet werden:

  • Ermittlung von Codenummern,
  • Gültigkeit von Präferenznachweisen,
  • Prüfung von Antidumping- und Ausgleichszöllen,
  • Ermittlung von Zollwerten,
  • Prüfung von Einfuhrgenehmigungen und Überwachungsdokumenten,
  • Erfüllung von Sicherheitsvorschriften,
  • Erfüllung von Etikettierungsvorschriften,
  • Erfüllung von Bewilligungsauflagen sowie
  • Vollständigkeit von Zollanmeldungen/Steuerbescheiden.


Auf der Exportseite sollten folgende gängige Risiken beachtet werden:

  • Ermittlung von Zolltarifnummern,
  • Beachtung von Exportkontrollvorschriften,
  • Beachtung von AWV-Meldungen,
  • Ausstellung von Präferenznachweisen,
  • Vollständigkeit von Zollanmeldungen,
  • Vollständigkeit von nichtpräferenziellen Ursprungsnachweisen,
  • Erfüllung von Bewilligungsauflagen,
  • Erfüllung von Empfangsländervorschriften sowie
  • Prüfung von Exportlizenzen oder Anzeigepflichten


U.a. können Gewichtungen von Ein- und Ausfuhraktivitäten, Liefer- und/oder Bezugsländer, Warengruppen, Warenursprünge, Lieferanten und Empfänger, beteiligte Banken sowie Verwendungszwecke der Güter das jeweilige Risikoniveau stark beeinflussen.

 

Maßnahmen gegen Risiken

Risiken, die in der Vorstufe als inakzeptabel bestimmt wurden, sind entsprechend der Priorisierungsreihenfolge mit Maßnahmen zu versehen. Die Anordnungen können je nach Risikofeld unterschiedlicher Natur sein. Wichtig ist in dem Zusammenhang, dass für die inakzeptablen Risiken systemseitige Lösungen bestimmt werden. Das kann i.d.R. nur über interne Arbeits- und Organisationsanweisungen erfolgen.

 

Überwachen, Überprüfen und Kommunizieren

Die Aktivitäten „überwachen”, „überprüfen” und „kommunizieren” sind wichtige Feedback-Prozeduren eines CMS, um zum einen die Akzeptanz im Unternehmen und zum anderen dessen Erfolg oder Misserfolg zu messen; zugleich ist es die letzte Stufe.


Die Einführung eines Trade CMS im Unternehmen und das Monitoren der Geschäftsprozesse wird künftig auch seitens der Zollverwaltung mehr Aufmerksamkeit gewidmet werden und ihren Niederschlag in etwaigen Buß­geld- oder Strafverfahren finden.

Kontakt

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Ewald Plum

Dipl. Finanzwirt (Zoll), Experte für Zoll-, Verbrauchsteuer- und Außenwirtschaftsrecht

Associate Partner

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