Abrechnung eines EU-Projekts – Worauf ist zu achten?

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Die Erstellung eines Antrags samt Dokumentation und der Erhalt von EU-Fördermitteln für die Durchführung eines Projekts sind nur der halbe Erfolg. Viele Begünstigte bestätigen, dass die ordnungsgemäße Führung und Abrechnung der Unternehmung eine viel größere Rolle spielen. Fehler in diesem Bereich können dazu führen, dass die Fördermittel samt Zinsen zurückgezahlt werden müssen. Was ist zu tun, damit die Durchsetzung des Projekts so unproblematisch wie möglich verläuft und erfolgreich ist?
 
Die Abrechnung von EU-Projekten ist zeitaufwendig und komplex. Sie erfordert von den Begünstigten besondere Aufmerksamkeit und breites Wissen, u.a. bei der ordnungsgemäßen Dokumentation der erfüllten Aufgaben, der getragenen förderfähigen und nicht förderfähigen Kosten sowie der fristgerechten Erstellung und Vorlage der Abrechnungsdokumentation bei der zuständigen Stelle. Zu Beginn der Durchführung eines Projekts, das aus Drittmitteln finanziert wird, ist zu beachten, dass in diesem Bereich viele Vorschriften gelten, u.a. inländische Verordnungen, die oft geändert oder aktualisiert werden. Diese sind auf den Internetseiten der Vermittlungsstellen zugänglich. Zwecks ordnungsgemäßer Durchführung des Projekts müssen diese Vorschriften gewissenhaft beachtet werden, wobei die Richtlinien für jedes Programm unterschiedlich sein können.
 
Die Begünstigten haben v.a. auf die Pflicht zur Durchführung von Angebotsanfragen zu achten – und zwar in Bezug auf Dienstleistungen über 14.000 Euro oder 20.000 Euro (je nach Programm), oder zur Suche nach Dienstleistungen unter diesem Wert auf dem Markt – selbstverständlich sofern das Gesetz über öffentliche Aufträge keine Anwendung findet. Sämtliche Ausgaben sind gemäß dem Antrag auf Unterstützung zu tragen. Auch alle im Antrag auf Unterstützung bestimmten Kennzahlen sind zu beachten – sowohl Produkt- als auch Ergebniskennzahlen. Sämtliche Dokumente, die die ausgeübte Tätigkeit bestätigen, sollten gesammelt werden (z.B. Belege über die Durchführung von Angebotsanfragen, Verträge mit Lieferanten/Auftragnehmern), denn diese werden nach Abschluss des Projekts überprüft.
 
Die Mehrzahl der durch die Begünstigten gesammelten Dokumente bedarf nicht nur gesonderter Buchhaltungsnummern für Projektzwecke, sondern auch spezieller Beschreibungen (z.B. gemäß der Waren-/Dienstleistungsspezifikation, die im Businessplan bestimmt wurden). Dabei ist von Bedeutung, dass Änderungen am Projekt der Zustimmung der Vermittlungsstelle bedürfen (beispielsweise bei Änderungen des Sach- und Finanzplans oder eine Umwandlung der Gesellschaft).
 
Aus diesem Grund sollten sich Unternehmer bereits bei der Beantragung der Unterstützung im Klaren darüber sein, welche Pflichten ihnen während der Durchführung des geförderten Projekts obliegen werden. Dadurch werden Fehler vermieden, die schlimmstenfalls dazu führen können, dass die Unterstützung samt Zinsen zurückgezahlt werden muss.
  
zuletzt aktualisiert am 30.10.2014
 

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