Betriebskosten: Vereinbarung und einfache Abrechnung

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Nebenkosten werden im Gegensatz zu ihrem Namen heute immer bedeutsamer. Aufgrund der allgemeinen Kostensteigerungen, insbesondere bei verbrauchs­abhängigen Betriebskosten und Energiekosten, entwickeln sich die „Nebenkosten“ immer mehr zur „zweiten Miete“. Aus dem Grund gewinnt auch die Behandlung der Nebenkosten im Mietverhältnis immer größere Bedeutung. Für den Vermieter kommt es darauf an, die von ihm verauslagten Nebenkosten möglichst umfassend umzulegen, aber auch durch die richtige Umlageweise möglichst ohne Probleme Abrechnungen zu gestalten. Mieter betrachten die Anzahl und die Höhe der Nebenkosten heutzutage mit größter Skepsis und Ideenreichtum für die Gestaltung von Einwendungen.

 

 
In der mietrechtlichen Beratungspraxis spielen Betriebskosten und deren Umlage deshalb eine zentrale Rolle. Dabei ist bei der Beratung kaum noch zwischen Wohnraummietverträgen und gewerblichen Mietverträgen zu unterscheiden. Es spielt auch kaum eine Rolle, aus welchem Blickwinkel (Vermieter oder Mieter) man die Vertragsgestaltung begleitet.

 

Eine möglichst streitfreie Abrechnung von Betriebskosten kann nur dadurch erreicht werden, dass drei Fragen geklärt sind:

 

a.) Was sind eigentlich Betriebskosten?

b.) Wie kann ich Betriebskosten möglichst fehlerfrei im Mietvertrag vereinbaren?

c.) Wie gestalte ich daraus folgend eine richtige Abrechnung?

 

Was sind Betriebskosten/Nebenkosten?

Der Begriff der „Nebenkosten” ist an sich nicht definiert. Er muss dabei im weitesten Sinne verstanden werden. Gemeint sind alle Zahlungen, die ein Eigentümer für die Immobilie erbringt. Wesentlicher Teil der Nebenkosten sind die „Betriebskosten”. Sie haben eine Definition für den Wohnraumsektor durch den Gesetzgeber erfahren, die sich in § 1 Betriebskostenverordnung (BetrKV) findet.

 

Betriebskosten sind demnach die Kosten, die dem Vermieter durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Die Kosten der Verwaltung des Gebäudes und die Kosten, die zur Erhaltung des bestimmungsgemäßen Gebrauchs aufgewendet werden müssen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten), fallen ausdrücklich nicht darunter. Deshalb sind einmalig anfallende Erschließungskosten zwar „Nebenkosten”, nicht aber „Betriebskosten”.

 

Die BetrKV gibt hierzu 16 Ziffern mit Erläuterung der darunter zu fassenden Kosten vor. Im Wohnraummietrecht sind damit weit mehr als 90% aller möglichen Kosten erfasst. Gibt es weitere anfallende Kosten (z.B. Dachrinnenreinigung, Wartung Feuerlöscher usw.), sind sie im Rahmen „sonstiger Kosten” (Ziffer 17 des § 2 BetrKV) durch konkrete Benennung im Mietvertrag einzeln aufzuführen.        

 

Im Gewerberaummietrecht gilt die BetrKV nicht. Es können bei klarer Vereinbarung im Vertrag nahezu alle Kostenarten umgelegt werden. Es ist also möglich, Verwaltungskosten (höhenmäßig begrenzt) umzulegen; es ist auch möglich, den Mieter über die Betriebskosten an der anteiligen Instandhaltung der Gebäudeinfrastruktur (höhenmäßig begrenzt) zu beteiligen. Oftmals ist der Katalog der unter Ziffer 17 zu subsumierenden Kostenarten mehrere Seiten lang.
 

Mietstrukturen im Mietvertrag …

Das Gesetz geht in § 556 Abs. 1 BGB zunächst überraschenderweise davon aus, dass die Grundform der Miete eine Inklusivmiete ist. Im Gewerbemietverhältnis gelten die Grundsätze auch ohne konkrete gesetzliche Regelung (§ 556 BGB ist im Gewerbemietrecht nicht anwendbar) als allgemeiner Rechtsgrundsatz. Alle Betriebs- oder Nebenkosten sind also von Gesetzes wegen in die Vereinbarung einer „Miete” ohne Abrechnungsmöglichkeit eingeschlossen. Fehler in der Vereinbarung wiegen demnach schwer.      

 

Hiervon dürfen und sollen die Vertragsparteien im Mietvertrag abweichende Vereinbarungen treffen können. Entscheidend für die Umlage von Betriebskosten ist daher die ausreichende Vereinbarung derselben im Mietvertrag. Es werden hierzu im Wesentlichen drei Mietstrukturen unterschieden, nämlich die Inklusivmiete, die Teilinklusiv-/Bruttokaltmiete und die Nettomiete zzgl. Betriebskosten/Heizkosten.

 

Die Inklusivmiete zeichnet sich dadurch aus, dass sowohl in der vertraglich vereinbarten Miete die Heizkosten als auch die Betriebskostenanteile enthalten sind, eine gesonderte Abrechnung findet nicht statt. Diese Form der Miete entbindet die Vertragsparteien davon, jährlich Rechnung zu legen oder sich mit den Kosten des Objektes näher zu beschäftigen. Im Geltungsbereich der Heizkostenverordnung (HeizKV) ist eine Inklusivmiete unzulässig, weil § 2 HeizKV jedwede abweichende Vereinbarung ausschließt.

 

Sind hingegen alle „kalten” Betriebskosten, aber nicht die Heizkosten in der vereinbarten Miete enthalten, spricht man von einer Bruttokaltmiete oder Teilinklusivmiete. Das bedeutet, dass sämtliche Betriebskosten in der Miete enthalten sind, über die Heizkosten jedoch gesondert abgerechnet werden kann. Eine solche Mietstruktur ist üblich, ermöglicht aber nicht die Umlage aller Kostensteigerungen.

 

Die sinnvollste und üblichste Mietstruktur besteht aus Nettokaltmiete zzgl. einer Vorauszahlungs- und Abrechnungsabrede für anfallende Betriebs- und Heizkosten. Das gestattet es dem Vermieter, die durchlaufenden Betriebs- und Heizkosten voll auf den Mieter umzulegen, schafft andererseits aber volle Kostenklarheit beim Mieter.
 

Welche Mietstruktur für das konkrete Mietobjekt sinnvoll ist, ist eine Einzelfallentscheidung und bedarf dabei gesonderter Beratung. Oftmals sind Vermieter – nicht zuletzt aus Gründen der rechtskonformen Übertragung der Betreiber- und Verkehrssicherungspflichten – heute eher dazu bereit, Teil-/Inklusivmieten zu akzeptieren.

        

… und fehlerfreie Einbeziehung der Betriebskosten

Die konkrete, widerspruchsfreie und transparente Vereinbarung von Betriebskosten im Vertrag ist jedoch immer die erste Voraussetzung dafür, dass solche Kosten auch umzulegen sind. Die Grundvereinbarung folgt dabei aus der gewählten Mietstruktur, siehe oben. Welche konkreten Kosten umgelegt werden sollen, ist dann aber individuell im Rahmen der „sonstigen Kosten” festlegbar. 

 

Zunächst ist die ausdrückliche Vereinbarung über bestimmte Betriebskostenpositionen möglich. Wählt man eine solche Vereinbarung, sollten die Betriebskosten alle namentlich benannt werden. Das birgt ein nicht unerhebliches Risiko, denn häufig werden bestimmte Kostenpositionen vergessen oder die genannten Kostenpositionen decken durch eine ungenaue Bezeichnung nicht alle anfallenden Kosten ab.

 

Nach der Rechtsprechung ist es neuerdings ausreichend, eine Bezugnahme auf die BetrKV vorzunehmen. Das gilt auch für Gewerberaummietverträge. Klauseln in Mietverträgen, die den Mieter verpflichten, sämtliche Betriebskosten im Sinne von § 2 BetrKV zu tragen, sind wirksam. Klar folgt hieraus, dass dann mangels Aufzählung keine „sonstigen Kosten” umlagefähig sind.

 

Häufig Streitgegenstand ist die Frage, ob letztlich auch eine schlüssige/konkludente Vereinbarung über die Einbeziehung von Betriebskosten möglich und ausreichend ist. Die Einzelfallkasuistik hierzu ist nahezu unüberschaubar. Der Bundesgerichtshof geht mit der Frage der konkreten Vereinbarung sonstiger Kosten dabei sehr streng um. Rechtsdogmatisch ist das deshalb problematisch, weil Schweigen bzw. die Hinnahme von entsprechenden Leistungen und Gegenleistungen auch über längere Zeiträume keine Willenserklärung darstellt, insbesondere keine Zustimmung zur Vertragsänderung.

 

Ferner individuell festlegbar ist die Art und Weise der Umlage, oft als „Umlageschlüssel” bezeichnet.  Dem Vermieter steht insoweit ein Leistungsbestimmungsrecht im Sinne von § 315 BGB zu. Hier sind die Vertragsparteien also in der Wahl des passenden Umlageschlüssels frei, allerdings sollte die Vereinbarung nachvollziehbar sein. Fehlt eine solche Vereinbarung, hilft das Gesetz: es ist dann zwingend nach Flächenanteilen abzurechnen, § 556a Abs. 1 BGB.
 

Abrechnung folgt mietvertraglicher Vereinbarung

Kombiniert man nun die Vereinbarung zu den einzelnen Kostenarten (Mietstruktur und konkrete Festlegung der Betriebskosten) mit der Vereinbarung zur Kostenumlage, ist das Erstellen einer formal korrekten Abrechnung kinderleicht. Das eine bedingt dabei das andere. Insofern wäre eine ganzheitliche Beratung wünschenswert. Ist die Vereinbarung einmal getroffen, kann eine nachträgliche Anpassung nur unter Zugeständnissen oder meist gar nicht erreicht werden.
 

In Gewerbemietverhältnissen folgt die Verpflichtung des Vermieters, bei Vereinbarung von Vorauszahlungen abzurechnen, direkt aus der Vorauszahlungsabrede im Mietvertrag. Das Gesetz regelt dagegen für Wohnraummietverhältnisse ausdrücklich, wie die Abrechnung vonstatten zu gehen hat, § 556 BGB. Die Rechtsprechung hat hierzu konkretisiert, dass die Abrechnung eine Feststellung des Rechenergebnisses darstellt. Sie ist deshalb nach folgenden Grundsätzen zu gestalten:

 

Es sind folgende Mindestangaben notwendig:

  • Zusammenstellung der Gesamtkosten,
  • Angabe und Erläuterung der zugrunde liegenden Umlageschlüssel,
  • Berechnung des Anteils des Mieters,
  • Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.

 
Unterliegt die Abrechnung hierin einem Fehler, ist sie in aller Regel formell fehlerhaft, woran im Wohnraummietrecht teils strenge Konsequenzen geknüpft sind. Alle anderen möglichen Fehler (in materiell-rechtlichem Sinne wie z.B. Verschreiben, Verrechnen usw.) sind hingegen heilbar. Aber auch hierzu hat sich eine unüberschaubare Einzelfallkasuistik gebildet, deren Wiedergabe den Rahmen hier sprengen würde.

 

Fazit

Die Furcht vor Abrechnungen ist groß, zum Teil auch angeheizt durch die Berichterstattung in den Medien. Immer wieder wird die Feststellung bemüht, dass jede zweite Abrechnung unwirksam sei. Daraus folgt aber unmittelbar, dass jede zweite Abrechnung korrekt ist. Folgt die Abrechnung der Vereinbarung der Kostenarten und dem vereinbarten Umlageschlüssel, ist das Erstellen einer formal korrekten Abrechnung aber ein Leichtes. Beachtet man diese Grundsätze bei der Beratung und mietvertraglichen Vereinbarung, schließt man die meisten Streitpunkte von vornherein aus.

 
zuletzt aktualisiert am 02.11.2016

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Andreas Griebel

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